Microsoft Flow - Guía rápida

El mundo de hoy está lleno de colaboración. La mayoría de las veces, las personas se encuentran trabajando juntas junto con ciertas políticas o procesos. ¡Un trabajo de calidad necesita un buen agarre de la mano y traspasos! Es por eso que muchas organizaciones y gobiernos tienen diferentes pasos para lograr una operación o actividad en particular.

Antecedentes de los flujos de trabajo

Si miramos la definición de flujo de trabajo de Wikipedia:

UN workflow consiste en un patrón de actividad orquestado y repetible, habilitado por la organización sistemática de recursos en procesos que transforman materiales, brindan servicios o procesan información.

En pocas palabras, los flujos de trabajo son la forma en que las personas realizan el trabajo, y consisten en pasos que requieren completarse de manera secuencial. Con la excepción del primer paso, cada paso del flujo de trabajo tiene un paso específico antes y después.

A veces es mejor mirar un ejemplo que sumergirse en conceptos. Para encontrar este artículo, debe haber realizado algunos pasos

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Esta es la forma en que ha creado (a sabiendas o sin saberlo) un flujo de trabajo para llegar al artículo. Tomemos otro ejemplo de cómo solicitar una licencia en su organización.

• El empleado envía una solicitud de licencia.
• El gerente del empleado aprueba la solicitud de licencia y actualiza el departamento de recursos humanos.
• El departamento de recursos humanos actualiza los datos de licencia e informa al departamento de finanzas.
• Después de instrucciones escritas del departamento de recursos humanos, el departamento de finanzas deduce el saldo de la licencia y el pago del cheque de pago (si corresponde).

De esta manera, los flujos de trabajo están a nuestro alrededor. Los rápidos avances en tecnología han hecho que sea inmensamente importante definir y seguir ciertos flujos de trabajo para una operación eficiente de la función o departamento respectivo.

Si bien se puede argumentar que los flujos de trabajo existieron desde la antigüedad, el alcance de este tutorial es amplio en el sentido de los diferentes flujos de trabajo que usamos para realizar nuestras actividades diarias utilizando software. Muchas veces se encontrará haciendo malabarismos entre diferentes software para realizar una tarea simple de pagar las facturas y mantener una hoja de gastos para ello.

Necesidad de automatizar los flujos de trabajo

Según una investigación, los flujos de trabajo ineficientes pueden costar hasta el 30% de los ingresos de su empresa.

Tiene sentido automatizar algunos de los procesos.

La programación de un proceso para que se ejecute por sí solo elimina la necesidad de un operador humano, lo que ahorra tiempo, dinero y frustración a la empresa.

Consideremos un ejemplo de solicitud de permiso de la sección anterior. Dijimos que el empleado solicitará una licencia al gerente. Él / ella usará el software de correo electrónico en su computadora. El gerente, una vez aprobado, enviará la actualización de la licencia al departamento de recursos humanos. Habrá un software de gestión de recursos humanos (HRMS) para actualizar los datos de licencia sobre la marcha.

El departamento de finanzas, una vez que reciba actualizaciones del departamento de recursos humanos, actualizará su software de contabilidad para que los datos consolidados se envíen al software bancario si hay deducciones en el cheque de pago mensual.

Con un flujo de trabajo simple como Solicitud de permiso, podemos ver al menos 3 software en la imagen. Imagine un número de empleados del tipo 1000. ¿Qué tan engorroso será administrar este flujo de trabajo en el día a día? En tales casos, ¡tiene sentido automatizar ciertos flujos de trabajo que serán de naturaleza muy repetitiva!

En una organización, casi todos los departamentos pueden beneficiarse de la automatización del flujo de trabajo. Consideremos un par de ejemplos.

Márketing

Ciertas tareas repetitivas, como enviar correos electrónicos, publicar mensajes en las redes sociales, pueden automatizarse con la automatización del flujo de trabajo. Todo su calendario de redes sociales puede programarse utilizando algún software de automatización.

Recursos humanos

Además del ejemplo discutido anteriormente, en lugar de tener que ingresar la información de la nueva contratación manualmente, las direcciones, los detalles fiscales del empleado se pueden enviar automáticamente a las entradas respectivas mediante el uso de flujos de trabajo de automatización de recursos humanos.

Considere si está trabajando hasta tarde desde su casa debido a una reunión y sabe que de antemano utilizando su calendario de Microsoft Outlook, qué tan eficiente será, si sus colegas se enterarán por correo electrónico de que se irá temprano para cuidar de eso? ¡Y esto también, sin que usted realice ninguna actividad manual de envío de correo electrónico!

Posibilidades con Microsoft Flow

Una de las ediciones más recientes de Microsoft Business Suite, Microsoft Flow es una herramienta versátil que se puede utilizar para integrar varias aplicaciones y servicios basados ​​en la nube. Dígale adiós a esas tareas comerciales repetitivas y que requieren mucho tiempo, ¡sin el requisito de ser técnico o desarrollador!

Con Microsoft Flow, se pueden tomar los procesos que utilizan una o varias aplicaciones y crear flujos de trabajo automatizados. Es un servicio en línea que le permite conectar varias aplicaciones y servicios. Existen algunas aplicaciones y servicios de Microsoft, así como algunos servicios que no son de Microsoft.

Si tiene datos que se comparten entre aplicaciones, en lugar de ingresarlos dos veces, puede automatizarlos con Microsoft Flow.

Considere un escenario muy real en el que sea una marca / celebridad en Facebook o Twitter. Imagina que hay una publicación negativa que se está volviendo viral. Puede responder muy fácilmente a estas publicaciones negativas y administrar la percepción en las redes sociales utilizando un flujo de plantilla.

Si es usuario de dos servicios diferentes, como el Calendario de Outlook y el Calendario de Gmail, puede usar Microsoft Flow para agregar eventos de su calendario de Outlook a su calendario de Gmail.

De esta forma, Microsoft Flow mejora al máximo la eficiencia y la productividad.

Este capítulo lo ayudará a comenzar con Microsoft Flow al ilustrar los pasos básicos necesarios para iniciar sesión en Microsoft Flow y luego proporcionará un recorrido en la interfaz. La parte final proporcionará una idea de los tipos de flujos.

Iniciar sesión en Microsoft Flow

Tanto si es usuario de Microsoft Business Suite (Office 365, etc.) como si no, Microsoft Flow estará disponible para usted una vez que tenga una cuenta de Microsoft. Por lo tanto, antes de sumergirse en los siguientes pasos, asegúrese de tener una cuenta de Microsoft válida.

Para empezar enter http://flow.microsoft.comen la barra de direcciones de su navegador. Podrás ver la siguiente pantalla.

Como se resalta en el rectángulo verde en la imagen de arriba, haga clic en Iniciar sesión para continuar. Aparecerá la siguiente pantalla.

En el área de texto, ingrese su dirección de correo electrónico y contraseña de Microsoft para iniciar sesión en Microsoft Flow.

Aparecerá la siguiente pantalla dándole la bienvenida a Microsoft Flow. Seleccione su país / región y haga clic en Comenzar .

Después de unos segundos, la interfaz de Microsoft Flow se mostrará a continuación.

Veamos la interfaz de Microsoft Flow.

Tutorial en la interfaz

Cuando inicia sesión en Microsoft Flow, la interfaz se divide en tres secciones:

• Panel superior
• Cuerpo de la página
• Panel de navegación

Consulte la captura de pantalla a continuación para ver el diseño específico.

Panel superior

El panel superior consta de controles para proporcionar notificaciones relacionadas con cualquier flujo, modificar la configuración relacionada con los flujos o conexiones que ha creado, un formulario para enviar sus comentarios a Microsoft Flow y finalmente un acceso directo a las otras aplicaciones de Microsoft.

Cuerpo de la página

Según la opción que haya seleccionado en el panel de navegación de la izquierda, el cuerpo de la página mostrará características / contenido relevantes.

Por ejemplo, ahora que ha iniciado sesión y está viendo la página de inicio, el área del cuerpo de la página mostrará ideas para crear su propio flujo, flujos de plantilla disponibles y enlaces a las aplicaciones móviles Flow en las tiendas de aplicaciones de Android, iOS y Microsoft.

Panel de navegación

Si bien profundizaremos en ellos por separado, el panel de navegación está presente en el lado izquierdo de la pantalla para permitir cambiar de una pantalla en particular a otra. Por ejemplo, si desea revisar los flujos disponibles antes de crear los suyos propios, puede cambiar de Mis flujos a Plantillas.

En el panel de navegación, podrá ver las siguientes opciones:

• Home
• Approvals*
• Mis flujos
• Templates
• Connectors
• Data
• Entities*
• Connections
• Conectores personalizados *
• Gateways*
• Learn

*(available only for Microsoft work or school accounts)

What is the difference between Microsoft work (or school) accounts and Personal accounts?

Cuando se trata de organizaciones empresariales, tiene sentido suscribirse a un conjunto de servicios que crear cuentas individuales.

En Microsoft, hay dos tipos de cuentas:

• Personal: que podría haber creado para poder comenzar con Microsoft Flow
• Trabajo o escuela: proporcionado a las organizaciones o escuelas con 20 o más personas. Estas cuentas vienen con una gran cantidad de otros servicios intensivos en datos como Microsoft PowerApps, PowerBI, etc.

Casa

En la siguiente sección, analizaremos las características del menú Inicio.

Barra de búsqueda

En la sección Inicio, encontrará las funciones listas para comenzar con Microsoft Flow. Por ejemplo, hay una sección de búsqueda donde puede encontrar la plantilla o el conector necesarios para iniciar su flujo.

Intente escribir el siguiente texto en la barra de búsqueda y haga clic en el botón de lupa en azul.

Una nota

Esto se mostrará debajo del resultado de la búsqueda:

Como es evidente, el resultado de la búsqueda le presentó todos los flujos de "plantilla" disponibles para su uso.

Regrese a la sección Inicio, usando el panel de navegación a la izquierda.

A medida que se desplaza hacia abajo, encontrará servicios populares que puede utilizar en sus flujos.

Mis Flujos

Esta sección está disponible para realizar un seguimiento de todos sus flujos creados, completados y borradores. Suponga que comienza a trabajar en un flujo en particular y desea completarlo en una etapa posterior, puede usar esta sección.

Además, si desea ver ejemplos de los flujos que creó anteriormente, esta sección le resultará muy útil.

La sección Mis flujos se subdivide en tres pantallas.

• Mis Flujos
• Flujos de equipo *
• Flujos de procesos comerciales *

* (disponible solo para cuentas profesionales o educativas de Microsoft)

Como se resalta, puede navegar a través de todas las pestañas y llegar al flujo deseado / requerido para revisión o reutilización.

La pantalla que se muestra arriba menciona que no tiene ningún flujo. Esto se debe a que no se ha creado ningún flujo con nuestra cuenta.

A medida que avanzamos y creamos flujos durante este tutorial, esta sección será nuestra sección más visitada.

Plantillas

La sección de plantillas es el único lugar para todo tipo de flujo. Si está buscando una inspiración o un flujo listo para usar, puede comenzar con la sección Plantillas.

La pantalla de arriba da un vistazo a la sección Plantilla. También pudimos ver algunas plantillas disponibles en la pantalla de inicio, si desea descubrir más, puede venir a la sección Plantillas y comenzar.

Como se resalta, la pantalla tiene dos controles:

• Función de plantillas de búsqueda
• Plantillas organizadas en una estructura con pestañas

Función de plantillas de búsqueda

La función de búsqueda funciona como cualquier otra función de búsqueda, además, puede ordenar los resultados de búsqueda por

• Popularity
• Name
• Hora publicada

Plantillas en estructura de pestañas

Las pestañas están organizadas según la aplicación de flujo. Los flujos están disponibles para configurar el recordatorio u obtener una notificación en su escritorio cada vez que recibe un correo electrónico. Si desea realizar los flujos relacionados con los correos electrónicos, puede ir directamente a la pestaña Correo electrónico y consultar los flujos disponibles.

Por ejemplo, si selecciona Móvil, verá los resultados a continuación.

Conectores

Los conectores no son más que servicios que puede utilizar con Microsoft Flow. Hay alrededor de 220 servicios (y contando), que se pueden ver en esta sección.

Los conectores forman el núcleo de Microsoft Flow.

Como se muestra arriba, algunos conectores populares incluyen:

• SharePoint
• Oficina 365
• Outlook.com
• Twitter

Si te desplazas hacia abajo podrás ver todos los conectores con Microsoft Flow. Principalmente, existen los siguientes tipos de conectores en Microsoft Flow, como se muestra a continuación:

• Conectores estándar
• Conectores premium
• Conectores personalizados

Conectores estándar

Puede ver los conectores estándar como servicios que están disponibles para usar de inmediato. La lista incluirá servicios desde Microsoft Excel (un software de hoja de cálculo) hasta Todoist (una aplicación de administración de tareas).

En resumen, los conectores estándar vienen con sus capacidades predefinidas para extraer datos de los servicios respectivos.

Conectores premium

Los conectores premium suelen ser las herramientas de pago / comerciales, que pueden o no ser suficientes para uso personal. Estos conectores requieren una cuenta profesional o educativa. Un ejemplo podría ser Eventbrite, donde puedes publicar eventos en tu área e invitar a personas.

Si desea extraer datos del evento de Eventbrite, entonces necesita una conexión con una cuenta de nivel de organización.

Conectores personalizados

Existen conectores personalizados para proporcionar la mayor flexibilidad y potencia al usuario de Microsoft Flow. Tenga en cuenta que hay interfaces de programación de aplicaciones (API) disponibles desde un servicio o aplicación en particular, que le gustaría utilizar. Los conectores personalizados proporcionarán una conexión a estas API de Microsoft Flow.

Para el alcance de este tutorial, solo veremos los conectores estándar.

Conexiones de datos

Si está creando conectores que implican la obtención / actualización de registros de una aplicación / servicios de uso intensivo de datos, las conexiones realizadas a estas aplicaciones / servicios se mostrarán en esta sección.

Las conexiones se utilizarán si utiliza Powerapps.com principalmente en sus aplicaciones. Un buen ejemplo será la actualización de la tabla SQL desde la aplicación. En tal escenario, la conexión se actualizará / mostrará en la sección.

Aprender

Cuando haga clic en Aprender, será redirigido a la documentación oficial de Microsoft Flow de Microsoft.

Tipos de flujos

Existen diferentes tipos de caudal, pueden ser manuales o automáticos -

• Automated
• Instant
• Scheduled

Flujo automatizado

Este flujo depende de alguna manera de otro disparador o acción. Entonces, cuando ocurre ese evento en particular, comienza este flujo. Podría ser un cambio de fecha o recibir un correo electrónico.

Flujo instantáneo

Microsoft Flow proporciona un botón o entrada de Microsoft PowerApps para activar un flujo específico. Estos se clasifican como flujos instantáneos.

Flujo programado

Según la fecha y hora que haya establecido, este flujo se activa. Este también puede ser un flujo recurrente.

Este capítulo lo llevará a través de los elementos básicos de un flujo y, por lo tanto, lo hará sentir cómodo con la creación de un flujo.

Antes de comenzar con los elementos de Flow, asegúrese de haber iniciado sesión y mirar la sección My Flows.

Haga clic en el botón Nuevo en la parte superior, se le presentarán las siguientes opciones.

Haga clic en Instant - desde el espacio en blanco, a continuación se mostrará la pantalla / asistente donde podrá ver diferentes activadores.

Desencadenar

En Microsoft Flow, un Trigger actúa como punto de partida para que se genere el flujo. Este es el paso en el que especifica la acción que iniciará el flujo. Podría ser seleccionar un archivo de una lista de SharePoint o tan simple como hacer clic en un botón en la Web y el móvil.

Para el propósito de este tutorial, vamos a nombrar nuestro flujo como Mi primer flujo . Seleccione Activar manualmente un flujo entre las opciones de activación de este flujo.

Haga clic en Crear para pasar al siguiente paso. Podrás ver la siguiente pantalla.

Como se destacó anteriormente, ahora agregaremos un paso. Este paso será la acción como resultado del disparador que creamos anteriormente. Cuando haga clic en el botón Nuevo paso, podrá ver la siguiente sección.

Uno puede seleccionar fácilmente una acción de la lista anterior. En los capítulos siguientes, entraremos en los detalles reales de una acción.

Como puede ver, hay varias categorías de acciones:

• Built-in
• Standard
• Premium
• Custom

Según sea necesario, puede seleccionar una de las acciones anteriores. Puede tomarse un tiempo para comprender cada pestaña y sus respectivas opciones.

Pasos

Una colección de acciones crea los Pasos.

Por ejemplo, cuando se selecciona Enviar correo electrónico en Gmail desde Acciones, se puede ver la acción de Gmail como se muestra a continuación.

Si continúa agregando múltiples acciones bajo esta acción en particular, habrá creado Pasos para su flujo.

Agreguemos nuestra dirección de Gmail y establezcamos la conexión. Una vez que se haya registrado con su cuenta de Gmail y haya proporcionado los permisos necesarios, debería ver la siguiente pantalla.

En la sección resaltada arriba, agregaremos algunos detalles. Voy a enviarme un correo electrónico con el asunto y el cuerpo del correo electrónico a continuación.

Subject − Email de prueba

Body − Este correo electrónico utiliza Microsoft Flow.

Ignoremos la parte del apego por ahora.

Haga clic en el botón Guardar para capturar su progreso hasta ahora.

Prueba de un flujo

Si observa la interfaz después de haber agregado el activador (y no ha iniciado sesión en Gmail), podrá ver tres botones en la sección superior derecha de la pantalla.

El Comprobador de flujo se activará en los momentos adecuados. Esto es útil para verificar si su flujo es preciso o no. Si hace clic en el Comprobador de flujo en el estado anterior, podrá ver la siguiente pantalla:

• Si observa la instrucción indicada por el punto 1, dice "Tiene una definición vacía para la acción del flujo de trabajo".
• Si bien estas declaraciones las comprende mejor un usuario avanzado de Microsoft Flow, algunos de los mensajes también pueden ser entendidos por un usuario normal o principiante.
• Necesariamente, Flow Checker comunica lo que falta en su flujo creado.
• En nuestro caso, no iniciamos sesión en la cuenta de Gmail, por lo que se trata de un error.
• En el lado derecho de la pantalla, puede ver el error Send_email en la sección Errores.
• De esta manera, podemos verificar los errores en nuestro flujo y, por lo tanto, probar nuestro flujo incluso antes de ejecutarlo.

Botón de prueba

• Haga clic en el botón de prueba para ver cómo se ejecuta el flujo.
• Al hacer clic en el botón Probar, aparecerá un cursor en el lado derecho de la pantalla.

Esto le proporcionará dos opciones para realizar una acción de activación.

• Seleccione el botón "Realizaré la acción del disparador" y haga clic en Probar.
• Se le presentará la pantalla anterior hablando sobre el estado de las aplicaciones en uso. Actualmente estamos usando Gmail, por lo que muestra su estado de inicio de sesión como una marca de verificación verde.
• Haga clic en Continuar .
• En la siguiente pantalla, haga clic en Ejecutar flujo . La pantalla de éxito se mostrará a continuación.
• Así es como se puede crear un flujo simple desde cero. En el capítulo 6, veremos en detalle la página de ejecuciones de flujo.

En este capítulo, veremos algunos de los flujos de plantillas fáciles de usar. Los flujos de plantilla eliminan la molestia de introducir una lógica compleja y venir con una lógica de flujo por sí misma.

Cree una página de OneNote para un evento futuro.

Desde la pantalla de inicio de Flow, ubique la barra de búsqueda y escriba OneNote, haga clic en Buscar.

En el resultado de la búsqueda que se muestra, seleccione Crear página de OneNote para el próximo evento .

La siguiente pantalla mostrará las aplicaciones o servicios que utilizará este flujo de plantilla:

Si se desplaza un poco hacia abajo, verá los permisos requeridos por cada una de las aplicaciones / servicios.

Continúe proporcionando las credenciales requeridas y haga clic en Continuar. Si tiene cuentas y credenciales válidas, el cuadro resaltado (en verde) de arriba se convertirá en el cuadro de abajo.

Por lo tanto, de acuerdo con la pantalla anterior, cuando tenga cualquier evento nuevo en el ID de calendario "Calendario", se accederá al cuaderno de OneNote mencionado en la captura de pantalla anterior. La sección Notas diarias del cuaderno se creará con una nueva nota para guardar las notas de ese evento.

Al hacer clic en Crear flujo, se mostrará el siguiente resumen.

Además, aquí hay una muestra de la nueva página de OneNote (en blanco) creada por este flujo.

• Guardar archivo adjunto de correo electrónico en OneDrive
• Vaya a la pantalla de inicio nuevamente para usar la barra de búsqueda.
• En la barra de búsqueda, escriba "OneDrive".

Aparecerán los siguientes resultados:

• Como se resalta, seleccione la plantilla: guarde los archivos adjuntos de correo electrónico de Outlook.com en su sección OneDrive .
• La siguiente pantalla mostrará las aplicaciones o servicios en uso y los permisos correspondientes requeridos por ellos.

La siguiente pantalla muestra los detalles de la cuenta para cada una de las aplicaciones / servicios anteriores.

• Asegúrese de ingresar sus credenciales y para ambas, se muestra una marca de verificación verde como se resalta arriba.
• Haga clic en Crear flujo

Se mostrará un resumen de flujo como se muestra a continuación:

Como se resaltó arriba, haga clic en el botón Actualizar en la sección Ejecuciones. Si tiene algún archivo adjunto enviado a su dirección de correo electrónico de outlook.com, se enviará directamente a OneDrive.

Envié un correo electrónico a mi cuenta de Outlook.com con un archivo adjunto y se mostró en mi cuenta de OneDrive como se muestra a continuación.

• Importa tweets con Microsoft Flow.
• Cuando se trata de usar Twitter, a veces tiene sentido guardar todos los tweets en un archivo local para hacer análisis de opiniones, etc.
• Ahora, para este ejemplo, vamos a guardar tweets en una hoja de Google.
• Por lo tanto, necesitará una cuenta en Twitter y en Google.
• En la barra de búsqueda de la pantalla de inicio, ingrese Twitter. Desplácese hacia abajo para seleccionar la plantilla como se resalta a continuación.

Como siempre, la siguiente pantalla mostrará las aplicaciones o servicios requeridos por este flujo y los permisos correspondientes.

Cuando se trata de permisos, asegúrese de agregar ambas cuentas y ver la marca de verificación verde como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

• Haga clic en Continuar.
• Ahora viene la parte de la filtración. Si desea que se copie una etiqueta hash en particular, especifíquela en esta pantalla.
• Además, se le pedirá que especifique un archivo y una hoja de trabajo para guardar sus tweets.

Para el propósito de este ejemplo, estoy ingresando #microsoftflow como el texto de búsqueda.

Ya he creado una hoja con mi cuenta de Google Sheets, que tiene una hoja de trabajo predeterminada, que especificaré en las secciones proporcionadas anteriormente.

Important to Note −Cuando proporcione el archivo y el nombre de la hoja de trabajo, aparecerá la ventana emergente a continuación. Preste mucha atención a las instrucciones. Necesita agregar columnas.

Siga los pasos y haga clic en el botón Guardar. El siguiente paso será proporcionar las filas en Google Sheet.

• Clic en Guardar.
• Haga clic en el botón Atrás para volver a la pantalla de resumen de este flujo.

Siempre que se publique un nuevo tweet con los criterios anteriores, los tweets se transferirán a la hoja de Google que haya especificado.

Este capítulo lo guiará a través de la aplicación móvil de Microsoft Flow. Si bien hay muchas formas en las que se puede crear un flujo desde una aplicación móvil, tomaremos un ejemplo de cómo recibir una notificación push cuando se recibe un correo electrónico.

Obtenga la aplicación móvil Microsoft Flow

Para el propósito de este tutorial, usaremos la aplicación Microsoft Flow iOS. Descarga la aplicación Microsoft Flow de la App Store. La aplicación también está disponible para Android, puede encontrarla en Google Play Store.

Con la aplicación móvil, todo el poder de Microsoft Flow está disponible al alcance de su mano. Si desea actualizar una hoja de Excel con solo tocar un botón, puede hacerlo usando esta aplicación.

Una vez descargado, inicie la aplicación. Después de la pantalla de inicio como se muestra a continuación, deberá configurar los permisos de la aplicación.

Para nuestro tutorial, tenemos el permiso de notificación como el más importante. Toca permitir.

Como se muestra a continuación, Microsoft Flow se iniciará con esta pantalla de inicio. Puede deslizar hacia la derecha para saber más sobre la aplicación móvil.

En la siguiente pantalla, podrá ver las cuentas actualmente en su teléfono. Puede continuar e iniciar sesión con una cuenta diferente o usar la existente.

Como confirmación, se le pedirá una contraseña antes de iniciar sesión. Una vez que haya proporcionado su contraseña, la siguiente pantalla le permitirá comenzar con Microsoft Flow. Grifocontinue.

Aparecerá un indicador de carga como se muestra a continuación:

Luego, podrá ver los flujos que creamos anteriormente.

Ahora echemos un vistazo a la interfaz muy rápido.

Pantalla de actividad

Esto muestra la actividad reciente de usted, es posible que haya creado / modificado algún flujo. También mostrará la descripción de cuántas veces se ejecutó el flujo y le dará la oportunidad de editarlo.

Pantalla de exploración

Esta pantalla tendrá todos los flujos que pueda crear. Esto será similar a la pantalla de inicio en el diseño web, pero junto con eso, también tendrá la opción de crear flujos móviles.

Los flujos móviles se ejecutarán dentro de su dispositivo móvil. Además, si está utilizando botones en sus flujos en la web, también tendrá la oportunidad de activarlos desde el móvil.

Pantalla de botones

Debajo de los botones, se mostrarán los flujos con el botón como acción de disparo. Ya puede ver "Mi primer flujo" como se creó en el capítulo anterior.

Flujos

Esta sección es similar a Mis flujos en diseño web. Esta es la ubicación única para todos sus flujos creados hasta la fecha. Puede ver todos los flujos que creamos a partir de los capítulos anteriores que aparecen aquí.

Cuenta

Esta pantalla se utiliza para fines de gestión de cuentas. Puede cerrar la sesión de la cuenta actual o elegir revisar la política de privacidad desde esta pantalla.

Crea un flujo desde el móvil

Para ver un ejemplo en acción, creemos un flujo que active un recordatorio cada 10 minutos. Para ver un ejemplo en acción, creemos un flujo que active un recordatorio cada 10 minutos. Vamos a utilizar la plantilla existente para crear este flujo.

Desplácese hacia abajo desde la pantalla Examinar para ver los flujos móviles. De los flujos móviles, elija el primero con Enviarme un recordatorio cada 10 minutos.

La siguiente descripción aparecerá en la pantalla:

Toca Usar esta plantilla. La aplicación tardará un tiempo en mostrar la siguiente pantalla:

Como puede ver, hay tres componentes de este flujo de la siguiente manera:

• Activar manualmente un flujo
• Delay
• Enviar una notificación push

Puede tocar en cada uno de los pasos para conocer / configurar el flujo que le gustaría.

Haga clic en Crear en la parte superior derecha de la pantalla.

Esto tomará unos segundos y se mostrará debajo del mensaje de éxito.

Vaya a la sección Flujos para ver este flujo recién creado.

Regrese a la pantalla de Botones, verá un nuevo botón creado por este flujo.

Toca el nuevo Enviarme un recordatorio en un flujo de 10 minutos. El flujo comenzará y podrá ver el progreso en la sección Flujos en Historial de ejecución de este flujo.

Una vez que se ejecuta el flujo, podremos ver la notificación como se muestra a continuación:

Reciba notificaciones automáticas cuando reciba un correo electrónico.

Para recibir una notificación de inserción, usaremos una plantilla existente, que usa su cuenta de Gmail. El flujo funciona de tal manera que, cuando reciba un correo electrónico, recibirá una notificación de inserción de Microsoft Flow.

Vaya a la pantalla de exploración.

En Plantillas de búsqueda, escriba Gmail. SeleccioneGet push notifications for new messages sent to my Gmail.

La descripción de este flujo se mostrará como se muestra a continuación:

Grifo Use this templatebotón. Verá los pasos de nivel superior en el flujo.

Toque el botón Crear en la esquina superior derecha de la pantalla. Verá la pantalla de carga como se muestra a continuación:

Se mostrará un mensaje de éxito como se muestra a continuación.

Toque el botón Listo en la esquina superior derecha de la pantalla. Navegue a la sección Flujos desde la barra de acceso directo inferior y confirme la presencia del nuevo flujo.

Quizás se pregunte por qué Flow no le ha pedido ningún tipo de credencial. Ésta es la belleza de tener todas las cuentas en un solo lugar.

En los capítulos anteriores, usamos la cuenta de Gmail para configurar en un flujo dado. Esa misma cuenta también se está utilizando para este flujo. Además, su aplicación móvil toma las configuraciones de la cuenta de la configuración móvil. Por lo tanto, se omite este paso adicional.

Si no tiene la cuenta configurada, se mostrará el mensaje correspondiente.

Ahora, cree un correo electrónico de prueba ficticio y vea la notificación que se muestra a continuación.

Cuando ha creado un flujo en particular y si desea modificar sus opciones, Microsoft Flow ofrece ciertas flexibilidades. Este capítulo lo llevará a través de algunas de estas opciones. Junto con eso, veremos los mecanismos para ver el historial de flujo y los análisis correspondientes.

Opciones de flujo

Suponga que ha creado un flujo, como se mencionó en capítulos anteriores, el flujo estará disponible en Mis flujos en la interfaz web. Puede acceder a las opciones de Flujo correspondientes a cada flujo que haya creado.

Desplácese sobre cualquiera de los flujos y haga clic en los tres puntos que aparecen. Por ejemplo, cuando se señala en el flujo de recordatorio, puedo ver tres puntos como se muestra a continuación.

Haga clic en los tres puntos y podrá ver las opciones a continuación.

Revisaremos cada uno de ellos uno por uno.

correr

• Si el flujo no se está ejecutando actualmente, se ejecutará con esta opción.
• Un acceso directo a esta opción está disponible en forma de botón Reproducir cuando se desplaza sobre cualquier flujo.

Editar

• Al hacer clic en Editar, el flujo correspondiente está disponible para que lo configure.
• Esto muestra los pasos que se encuentran actualmente en el flujo y una opción para Agregar / Eliminar / Editar cualquier paso.

Compartir

• Esta opción requiere que tenga una cuenta de trabajo / escuela.
• Con esta opción, debería poder compartir el flujo que ha creado en toda la organización.

Guardar como

• Esto funciona como cualquier otra funcionalidad Guardar como, que crea una réplica del flujo que ha resaltado.

Enviar una copia

• Esta opción requiere que tenga una cuenta de trabajo / escuela.
• Con esta opción, debería poder enviar la copia del flujo a cualquier otra persona de su organización.

Exportar

• Con esta opción, puede exportar su flujo en cualquiera de los siguientes formatos
• Paquete (.zip)
• Plantilla de aplicaciones lógicas (.json)

Historial de ejecución

• Puede consultar el historial de todas las ejecuciones asociadas con este flujo.
• Esto le dará una vista categorizada de todas las ejecuciones hasta el momento.

Analítica

• Esta opción requiere que tenga una cuenta de trabajo / escuela.
• Puede conectar su flujo a otras herramientas como Microsoft PowerBI para obtener mejores análisis relacionados con el flujo seleccionado.

Apagar

• Esta opción apaga el flujo (si se está ejecutando).

Consejos de reparación desactivados

• De vez en cuando, Microsoft Flow envía de forma proactiva los consejos relacionados con la mejora de Flow.
• Puede desactivar esos consejos haciendo clic en esta opción.

Eliminar

• Esto eliminará el flujo de la sección Mis flujos, no podrá recuperar los flujos eliminados.

Detalles

• Al hacer clic en esta opción, se muestran todos los detalles relevantes sobre este flujo.
• Muestra los detalles de la siguiente manera:
• Status
• Historial de ejecución
• Conexiones en uso
• Owners
• Fecha de creación y modificación

Eso es todo de la sección Opciones de flujo, veremos el Historial de flujo en la siguiente sección.

Historial de flujo

Cuando ha creado un flujo en particular, tiene sentido conocer el uso del flujo y los detalles relacionados con su última ejecución. Estos detalles son particularmente útiles si el flujo está programado o automatizado .

Para acceder al historial de flujo, haga clic en Opciones de flujo y seleccione Historial de ejecución.

Por ejemplo, creamos un flujo en la sección anterior, que se llamó Mi primer flujo. Veamos su historial de ejecución.

Como se muestra arriba, los detalles como la hora de inicio, la duración y el estado se muestran en el historial de ejecución.

Análisis de flujo

Esta función está disponible solo para cuentas profesionales o educativas.

Con esta opción, puede saber cuántas veces se ejecutó su flujo durante el transcurso del último mes. También habla de cuántas veces se logró el flujo y cuántas veces falló. Finalmente, traza un gráfico de tendencia para el curso de la duración pasada.

Si bien intentamos ingresar a varias áreas diferentes de Microsoft Flow y también consideramos la aplicación móvil, ¡esto es solo el comienzo!

Los siguientes pasos incluyen: flujo de botones y flujos programados.

Con Microsoft Flow, muchos de los usuarios avanzados han comenzado a automatizar su trabajo. Esto puede incluir activar un correo electrónico / contenido en particular desde el flujo de botones configurado en la aplicación móvil o incluso programar un flujo para enviar un correo electrónico periódico con datos actualizados.

También puede probar estos flujos configurando el disparador de acuerdo con un programa, como hemos visto en el Capítulo 3.

Por ejemplo, enviemos un correo electrónico de Hello World todos los lunes. Para hacerlo, haga clic en Crear en el panel de la izquierda y seleccione Flujo programado.

Como se muestra a continuación, configure el flujo programado como se muestra a continuación.

En la fecha de inicio, puede configurar la fecha como desee. Hacer clicCreate una vez que haya configurado el flujo.

Como resultado, se creará un flujo con Recurrencia como primer paso.

Haga clic en Nuevo paso e ingrese a Gmail debajo de la barra de búsqueda de conectores y activadores. Se verá de la siguiente manera:

Seleccione Enviar correo electrónico como acción. Como resultado, se mostrará la siguiente pantalla. Ingrese sus datos respectivos para recibir un correo electrónico con el asunto Hello World y el contenido del cuerpo como se muestra a continuación.

Haga clic en Guardar para completar su flujo programado.

Como resultado, todos los lunes, recibirá un correo electrónico a la dirección de correo electrónico especificada en consecuencia.

Resumen

Con tecnologías avanzadas que se apoderan de nuestro día a día, es más que útil tener sus tareas repetitivas automatizadas. Especialmente con herramientas como Microsoft Flow, obtienes la flexibilidad de conectar múltiples aplicaciones para completar una tarea determinada con o sin tu atención.

Este tutorial brindó un vistazo de las posibilidades con Microsoft Flow, siempre que se use de manera planificada, Microsoft Flow reducirá el tiempo a la mitad para algunas tareas periódicas. Si tiene una tarea en toda la organización, que implica aprobaciones de diferentes miembros del equipo, la cuenta Premium de Microsoft Flow puede ser de gran utilidad.

Happy Automating!