Microsoft Flow - Introducción
El mundo de hoy está lleno de colaboración. La mayoría de las veces, las personas se encuentran trabajando juntas junto con ciertas políticas o procesos. ¡Un trabajo de calidad necesita un buen agarre de la mano y traspasos! Es por eso que muchas organizaciones y gobiernos tienen diferentes pasos para lograr una operación o actividad en particular.
Antecedentes de los flujos de trabajo
Si miramos la definición de flujo de trabajo de Wikipedia:
UN workflow consiste en un patrón de actividad orquestado y repetible, habilitado por la organización sistemática de recursos en procesos que transforman materiales, brindan servicios o procesan información.
En pocas palabras, los flujos de trabajo son la forma en que las personas realizan el trabajo, y consisten en pasos que requieren completarse de manera secuencial. Con la excepción del primer paso, cada paso del flujo de trabajo tiene un paso específico antes y después.
A veces es mejor mirar un ejemplo que sumergirse en conceptos. Para encontrar este artículo, debe haber realizado algunos pasos
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Esta es la forma en que ha creado (a sabiendas o sin saberlo) un flujo de trabajo para llegar al artículo. Tomemos otro ejemplo de cómo solicitar una licencia en su organización.
- El empleado envía una solicitud de licencia.
- El gerente del empleado aprueba la solicitud de licencia y actualiza el departamento de recursos humanos.
- El departamento de recursos humanos actualiza los datos de licencia e informa al departamento de finanzas.
- Después de instrucciones escritas del departamento de recursos humanos, el departamento de finanzas deduce el saldo de la licencia y el pago del cheque de pago (si corresponde).
De esta manera, los flujos de trabajo están a nuestro alrededor. Los rápidos avances en tecnología han hecho que sea inmensamente importante definir y seguir ciertos flujos de trabajo para una operación eficiente de la función o departamento respectivo.
Si bien se puede argumentar que los flujos de trabajo existieron desde la antigüedad, el alcance de este tutorial es amplio en el sentido de los diferentes flujos de trabajo que usamos para realizar nuestras actividades diarias utilizando software. Muchas veces se encontrará haciendo malabarismos entre diferentes software para realizar una tarea simple de pagar las facturas y mantener una hoja de gastos para ello.
Necesidad de automatizar los flujos de trabajo
Según una investigación, los flujos de trabajo ineficientes pueden costar hasta el 30% de los ingresos de su empresa.
Tiene sentido automatizar algunos de los procesos.
La programación de un proceso para que se ejecute por sí solo elimina la necesidad de un operador humano, lo que ahorra tiempo, dinero y frustración a la empresa.
Consideremos un ejemplo de solicitud de permiso de la sección anterior. Dijimos que el empleado solicitará una licencia al gerente. Él / ella usará el software de correo electrónico en su computadora. El gerente, una vez aprobado, enviará la actualización de la licencia al departamento de recursos humanos. Habrá un software de gestión de recursos humanos (HRMS) para actualizar los datos de licencia sobre la marcha.
El departamento de finanzas, una vez que reciba actualizaciones del departamento de recursos humanos, actualizará su software de contabilidad para que los datos consolidados se envíen al software bancario si hay deducciones en el cheque de pago mensual.
Con un flujo de trabajo simple como Solicitud de permiso, podemos ver al menos 3 software en la imagen. Imagine un número de empleados del tipo 1000. ¿Qué tan engorroso será administrar este flujo de trabajo en el día a día? En tales casos, ¡tiene sentido automatizar ciertos flujos de trabajo que serán de naturaleza muy repetitiva!
En una organización, casi todos los departamentos pueden beneficiarse de la automatización del flujo de trabajo. Consideremos un par de ejemplos.
Márketing
Ciertas tareas repetitivas, como enviar correos electrónicos, publicar mensajes en las redes sociales, pueden automatizarse con la automatización del flujo de trabajo. Todo su calendario de redes sociales puede programarse utilizando algún software de automatización.
Recursos humanos
Además del ejemplo discutido anteriormente, en lugar de tener que ingresar la información de la nueva contratación manualmente, las direcciones, los detalles fiscales del empleado se pueden enviar automáticamente a las entradas respectivas mediante el uso de flujos de trabajo de automatización de recursos humanos.
Considere si está trabajando hasta tarde desde su casa debido a una reunión y sabe que de antemano utilizando su calendario de Microsoft Outlook, qué tan eficiente será, si sus colegas se enterarán por correo electrónico de que se irá temprano para cuidar de eso? ¡Y esto también, sin que usted realice ninguna actividad manual de envío de correo electrónico!
Posibilidades con Microsoft Flow
Una de las ediciones más recientes de Microsoft Business Suite, Microsoft Flow es una herramienta versátil que se puede utilizar para integrar varias aplicaciones y servicios basados en la nube. Dígale adiós a esas tareas comerciales repetitivas y que requieren mucho tiempo, ¡sin el requisito de ser técnico o desarrollador!
Con Microsoft Flow, se pueden tomar los procesos que utilizan una o varias aplicaciones y crear flujos de trabajo automatizados. Es un servicio en línea que le permite conectar varias aplicaciones y servicios. Existen algunas aplicaciones y servicios de Microsoft, así como algunos servicios que no son de Microsoft.
Si tiene datos que se comparten entre aplicaciones, en lugar de ingresarlos dos veces, puede automatizarlos con Microsoft Flow.
Considere un escenario muy real en el que sea una marca / celebridad en Facebook o Twitter. Imagina que hay una publicación negativa que se está volviendo viral. Puede responder muy fácilmente a estas publicaciones negativas y administrar la percepción en las redes sociales utilizando un flujo de plantilla.
Si es usuario de dos servicios diferentes, como el Calendario de Outlook y el Calendario de Gmail, puede usar Microsoft Flow para agregar eventos de su calendario de Outlook a su calendario de Gmail.
De esta forma, Microsoft Flow mejora al máximo la eficiencia y la productividad.