Project System es uno de los módulos clave de SAP para realizar la gestión de proyectos y carteras y le ayuda a gestionar el ciclo de vida del proyecto desde la estructura, la planificación, la ejecución y hasta la finalización del proyecto.

El sistema de proyectos está estrechamente integrado con otros módulos de SAP como logística, gestión de materiales, ventas y distribución, mantenimiento de planta y módulo de planificación de producción.

External Financed Projects -

Esto incluye los proyectos que son patrocinados por los clientes y se ejecutan para cumplir con los requisitos del cliente. Estos proyectos se denominan proyectos de clientes y el objetivo del proyecto está alineado para satisfacer la demanda del cliente.

Internal Financed Projects -

Esto incluye proyectos relacionados con inversiones de capital o proyectos de costos generales.

Puede categorizar proyectos de acuerdo con la lista de actividades y la estructura del proyecto o sobre la base de actividades individuales:

• Uso de la estructura de desglose del trabajo PEP
• Usar actividades individuales según los paquetes de trabajo

En el sistema de proyectos, la estructura de desglose del trabajo WBS y el diagrama de red se pueden utilizar para estructurar el proyecto en orden jerárquico o utilizando técnicas de red. Puede definir hitos clave y documentos que le permitan monitorear el progreso del proyecto y lo ayuden a definir los intereses clave de las personas.

A continuación se muestran los pasos clave involucrados en el flujo del proceso del proyecto:

• Crear plantillas / WBS
• Crear proyecto
• Planificación de proyectos
• Presupuesto y lanzamiento
• Implementacion de proyecto
• Terminación del proyecto

Planificar los costos e ingresos en el sistema de proyectos según los requisitos de planificación financiera.

Gestionar las funciones de aprovisionamiento e inventario que ocurren en el ciclo de vida del proyecto.

Para gestionar el proceso de ventas en el ciclo de vida del proyecto, incluye cotizaciones para proyectos de clientes. Esto incluye facturación, venta y envío de bienes y servicios necesarios en el ciclo de vida del proyecto.

Para realizar actividades como planificación de necesidades de material MRP, listas de materiales de lista de materiales, solicitud de materiales según MRP, planificación de capacidad y otras tareas de planificación de producción en el ciclo de vida del proyecto.

Cuando se inicia un proyecto, comienza con la definición y clasificación de la estructura del proyecto que se requiere para alinearlo con la estructura empresarial existente en una organización.

Project System no tiene estructuras organizativas propias y tenemos que incorporar la estructura a la estructura empresarial asignando elementos organizativos en diferentes módulos ERP R / 3. Estos elementos de organización permiten que el sistema del proyecto mantenga y obtenga los datos correctamente.

Una estructura de organización consta de varios elementos que deben crearse como parte de la estructuración del proyecto. Los siguientes son los elementos de la organización:

• Codigo de compañia
• Área de negocios
• Área de control
• Plant

El código de empresa es la unidad más pequeña de una organización para la que se pueden generar estados financieros (estado de pérdidas y ganancias, etc.).

Las arears comerciales se utilizan para diferenciar transacciones que provienen de diferentes líneas de negocios en una empresa.

Example -

Hay una gran empresa XYZ, que gestiona múltiples negocios. Digamos que tiene 3 dominios diferentes como fabricación, marketing y ventas.

Ahora tienes 2 opciones:

• Primero es crear diferentes sociedades
• Y otra mejor opción es convertir cada una de estas líneas de negocio en áreas de negocio.

Puede utilizar estas áreas comerciales si otras sociedades requieren las mismas áreas.

Es fácil de configurar si usa el área comercial, ya que solo necesita adjuntar el código de la compañía y los otros detalles en el área comercial se adjuntarán.

Al utilizar áreas de negocio en el control, puede crear un estado de pérdidas y ganancias, un balance general, etc. para las áreas de negocio, por lo que se utiliza para la contabilidad de gestión en pocas empresas.

Note - Las áreas comerciales se utilizan más en Controlling que en Contabilidad financiera.

El área de control en una organización se define como una estructura organizativa y es la contabilidad de costos. Los centros de costo y los centros de beneficio se utilizan para definir el área de control.

La planta es una unidad organizativa dentro de una empresa donde se desarrollan las actividades. Una planta producirá bienes y los pondrá a disposición de la empresa.

En el sistema SAP PS, puede gestionar todos los datos dependientes de la moneda en el Sistema de proyectos utilizando las siguientes monedas.

Controlling area currency -

En este tipo de moneda, se define la estructura de desglose del trabajo PEP, redes, actividades y órdenes en una sociedad CO.

Dado que se utiliza la misma sociedad CO, la moneda en un sistema de proyectos también es uniforme.

Object Currency -

En el sistema de proyectos, también es posible asignar cualquier moneda de objeto a diferentes objetos en el sistema.

• Elemento PEP
• Definición del proyecto
• Encabezado de red
• Actividad de la red

Tenga en cuenta que cuando se asigna una sociedad a una sociedad CO y la sociedad contiene varias monedas, en este caso no puede asignar la moneda del objeto en PS, ya que en este caso el sistema toma automáticamente la moneda local de la sociedad.

Transaction Currency -

En este caso, utiliza los costos e ingresos de diferentes transacciones comerciales que se registran según la moneda de la transacción comercial.

Un proyecto se define como un esfuerzo temporal para crear un producto o proporcionar un servicio.

• Los proyectos tienen un objetivo definido que se acuerda entre la empresa y el cliente y se define en la Carta del proyecto.

• Un Proyecto es complejo, único y de alcance definitivo e implica un alto riesgo de ejecución y finalización a tiempo.

• El proyecto tiene requisitos de calidad definidos.

• El proyecto tiene costo, duración y recursos definitivos para trabajar en el proyecto.

Un tipo de proyecto se utiliza para agrupar o clasificar los proyectos según sea necesario. Ejemplo: proyectos bancarios Proyectos de capital o proyectos de desarrollo de TI.

Un tipo de proyecto también se utiliza para informes, autorización de construcción y para crear jerarquías y redes en la planificación de proyectos. También se puede utilizar para desarrollar los requisitos del cliente, por ejemplo, el uso de BADI para la determinación de reglas de liquidación PEP como parámetro según el tipo de proyecto.

Un perfil de estado contiene los estados de usuario individuales y las reglas de transacciones comerciales definidas para esos estados. Puede definir varios límites de perfiles de estado de usuario que se pueden mantener en el sistema SAP.

Un perfil de selección en el sistema de proyectos SAP se utiliza cuando tiene un gran número de objetos de selección repetidamente con la misma condición de selección. Las condiciones de selección se utilizan utilizando un enfoque de arriba hacia abajo.

Hay varios parámetros para definir aquí a nivel de estructuras. Primero está la Definición del Proyecto (Perfil del Proyecto), luego tenemos el Nivel WBS y luego, si se usa, el Nivel de Red / Actividad / Subactividad. Puede incluir componentes y servicios. La configuración pasa a Proj. Definición, PEP y perfiles de actividad.

WBS y Networks son dos estructuras que se diferencian en la forma en que permiten estructurar proyectos y en las funciones que se les proporcionan en el sistema SAP. Por ejemplo, si necesita una función de gestión presupuestaria jerárquica para un proyecto, querrá utilizar una estructura PEP. Si, además, también desea realizar la planificación de la capacidad, también deberá utilizar una o varias redes. Dependiendo de los requisitos específicos, es posible que pueda mapear un proyecto solo a través de una estructura WBS, o usando solo una o varias redes, o una combinación de ambas.

Un perfil de proyecto se define para mantener valores predeterminados y controlar parámetros como métodos de planificación de costos. La información ingresada en el perfil del proyecto se copia al proyecto en la definición del proyecto o también en los elementos del proyecto. Esta información se puede cambiar en una etapa posterior.

Debe mantener la siguiente información en la sección de perfil del proyecto:

• Datos básicos
• Programación de tiempo
• Costs/revenues/finances
• Datos organizacionales

En un proyecto, se recaudan los costos y los ingresos de forma temporal y deben liquidarse como parte del procesamiento de fin de período. Necesita un perfil de liquidación almacenado en el perfil de proyecto o tipo de red que determina si la liquidación es necesaria, permitida o bloqueada.

Utilice el perfil de liquidación para definir lo siguiente para los costes reales:

• Liquidación total
• Puede ser resuelto
• No ser resuelto

Puede crear un perfil de red en SAP PS para mantener la estructura de red y WBS y definir reglas para vincular redes.

En el sistema SAP PS, se utiliza un tipo de red para contener la información para controlar y gestionar redes. La red se define como una orden de trabajo que tiene una estructura en común con las órdenes de producción, mantenimiento e inspección.

Este perfil forma parte del "Perfil de la Junta de Planificación" y determina el inicio y el final de los períodos de evaluación y planificación. Esto significa que los períodos de evaluación previa y posterior se definen automáticamente. Así es como se muestra gráficamente el tablero de planificación.

En SAP Project System, puede definir la persona responsable del Centro de trabajo. Para definir una persona responsable, debe ingresar la identificación de la persona responsable y el nombre descriptivo de la persona responsable de administrar el centro de trabajo.

Para especificar una persona responsable del centro de trabajo, navegue a la ruta siguiente en SAP Easy Access.

SPRO → IMG → Sistema de proyectos → Estructuras → Estructura operativa → Red → Centro de trabajo → Especifique la persona responsable del centro de trabajo.

El período de evaluación es el período en el que desea controlar su proyecto y se mostrará en su tablero de planificación.

Las transacciones son OPTY

En el sistema de proyectos SAP, utiliza la lista de control de acceso para asignar autorizaciones para objetos específicos del sistema de proyectos. La función de lista de control de acceso debe estar activada en el perfil del proyecto o en el perfil de red.

Se puede asignar autorización para los siguientes objetos PS:

• Project
• Estructura de desglose del trabajo
• Network
• Activity
• Elemento de actividad

El usuario obtiene la autorización de cambio en este escenario.

Para crear una lista de control de acceso, navegue hasta el objeto PS para el que desea asignar autorizaciones.

• Vaya a la página de la pestaña ACL.
• Seleccione el botón Insertar línea para ingresar los nuevos datos.
• Haga clic en el botón Guardar para guardar la entrada.

En SAP PS, utiliza el componente Costo para planificar, monitorear y controlar el costo del proyecto para proyectos. Este componente está integrado con diferentes componentes en el sistema SAP ERP -

• Contabilidad y control financiero
• Planeación de producción
• Gestión de materiales

Una variante de costeo contiene los siguientes componentes:

Costing type -

El tipo de costeo se utiliza para definir el objeto, como una red o un proyecto para el que tiene que crear el costeo.

Valuation variant -

En el sistema SAP, utiliza la variante de valoración para actualizar las bases de valoración de los materiales y las clases de actividad gestionadas en el cálculo del coste.

SAP PS: Budget Management for Projects

El presupuesto se define como el costo aprobado para un proyecto y es diferente del plan de costos. El presupuesto es el costo aprobado por la administración para el desarrollo esperado del costo del pedido para un período de tiempo determinado.

En el sistema de proyectos SAP, puede utilizar los siguientes métodos de planificación:

Manual Revenue Planning -

Puede realizar una planificación de ingresos manual basada en la estructura de desglose del trabajo o por elemento de ingresos.

Automatic update Revenue plan -

Puede realizar una actualización automática de la planificación de ingresos basada en la estructura de desglose del trabajo o en el pedido de cliente.

Utilice el control de disponibilidad definiendo límites de tolerancia, que le permitirán definir cuánto puede gastar en exceso.

Este componente en el sistema del proyecto se utiliza para planificar y verificar las fechas en el proyecto. El uso de la programación de fechas es para determinar las fases de un proyecto y la duración de las fases, las rutas críticas y los eventos en la programación del proyecto.

En Estructuras de desglose del trabajo WBS y Red, ingresa las fechas y estas fechas se pueden cambiar durante el ciclo de vida completo del proyecto.

En el sistema de proyectos de SAP, puede programar un proyecto o parte del proyecto con todas las actividades asignadas al proyecto. Utilice las fechas básicas del elemento PEP como fechas básicas para programar las actividades.

Cuando una red contiene pocas actividades que no están asignadas a la misma WBS, se tratan como redes externas en el sistema en la programación del proyecto.

Para definir parámetros para la programación PEP, puede usar el código T: OPTQ o puede navegar a SPRO → IMG → Sistema de proyectos → Fechas → Planificación de datos en PEP → Definir parámetro para programación PEP

• Backward
• Hacia atrás en el tiempo
• Fecha actual
• Fecha de reenvío, etc.

Este componente se utiliza para planificar y gestionar los requisitos de material en el proyecto y para gestionar el flujo de materiales en el proyecto. La planificación de requisitos de material en el proyecto proviene de la gestión de materiales y la planificación y control de la producción.

La ejecución de MRP o la ejecución de planificación es un motor que se utiliza para cubrir la brecha de oferta y demanda. Las emisiones y los recibos se denominan elementos MRP. Los problemas incluyen PIR, requisitos dependientes, reservas de pedidos, órdenes de venta, emisión de órdenes de transferencia de stock, etc. y los recibos incluyen órdenes de producción, solicitudes de compra, órdenes de compra, órdenes de producción abiertas, recepción de órdenes de transferencia de stock, líneas de programación, etc.

Los parámetros MRP son necesarios para ejecutar la planificación de requisitos de material para cumplir con el PIR de requisitos independientes planificados y para utilizar la información de enrutamiento. Se pueden utilizar diferentes parámetros de MRP:

Processing Key -

NetChange -

En este sistema de ejecución, considere el material que ha sufrido algunos cambios con respecto a la ejecución de MRP anterior.

NetChange in planning horizon -

Esta ejecución considera el requisito en el horizonte de planificación predefinido y no como el cambio neto que verifica los requisitos futuros.

En esta ejecución, el sistema considera solo el material que ha sufrido algunos cambios desde su última ejecución de MRP.

Regenerative Planning -

En esta ejecución, el sistema considera todo el material independientemente de los cambios y consume mucho tiempo y no es común en la planificación de la producción.

Basic Scheduling -

Solo calcula fechas básicas para pedidos en ejecución MRP y tiempo de producción interna para el maestro de materiales en uso.

Lead time Scheduling -

En este MRP, las fechas de producción se definen mediante la programación del tiempo de entrega para pedidos planificados.

En el sistema SAP, la versión se define como el estado de un proyecto en un momento determinado. Las versiones del proyecto se utilizan en el análisis del valor ganado y para la evaluación del proyecto.

Functions -

Una versión del proyecto se puede utilizar para el siguiente propósito:

• Para realizar la evaluación estadística

• Para documentar el estado del proyecto

• Realizar comparaciones y análisis del progreso del proyecto.

• Realizar análisis de tendencias de hitos para analizar las fechas en un proyecto y compararlas con los datos planificados en el proyecto.

Hay diferentes tipos de versiones de proyectos disponibles en Project System:

Project Versions -

Para comparar el estado del proyecto en un período de tiempo específico.

Plan Versions -

Esto se demanda para almacenar diferentes planes de costos para un proyecto.

Selection Versions -

Se utiliza para realizar el procesamiento en segundo plano y para guardar los datos del proyecto que coinciden con ciertos criterios de selección.

Simulation Versions -

En la siguiente tabla, puede ver las diferentes características de un proyecto que las versiones anteriores son compatibles con el sistema SAP.

Technical Reports -

El Sistema de Información de Proyectos en SAP PS permite gestionar y controlar técnicamente su proyecto.

Esto le permite seleccionar todos los objetos u objetos particulares en el sistema: WBS, redes, textos PS y material, etc. para verificar su estado actual y su uso en la jerarquía de la red del proyecto. Esto le permite ver el estado del proyecto en función de diferentes objetos.

Con el sistema de información del proyecto, puede monitorear los datos relacionados con el proyecto actual, así como los datos en el archivo para ver los datos históricos y las lecciones aprendidas.

Puede ingresar los valores en los filtros para crear una lista de estructura que se puede usar para ver gráficos o mover datos a diferentes herramientas de administración de proyectos.

Commercial Reports -

Puede ver varios informes comerciales relacionados con el progreso del proyecto en el sistema SAP PS:

Informe de elementos de costo para ver costos e ingresos para resumir los artículos de línea.

Para supervisar el flujo de valor total en el proyecto, puede utilizar los informes de jerarquía de costos / ingresos y pagos. Los informes de jerarquía de pagos contienen datos relacionados con el desglose.

Para mostrar los valores reales, del plan, del compromiso y del presupuesto, puede utilizar Informes de artículos de línea.