Excel Power Pivot: carga de datos

En este capítulo, aprenderemos a cargar datos en Power Pivot.

Puede cargar datos en Power Pivot de dos formas:

  • Cargar datos en Excel y agregarlos al modelo de datos

  • Cargue datos en PowerPivot directamente, rellenando el modelo de datos, que es la base de datos de PowerPivot.

Si desea los datos para Power Pivot, hágalo de la segunda manera, sin que Excel ni siquiera lo sepa. Esto se debe a que cargará los datos solo una vez, en formato altamente comprimido. Para comprender la magnitud de la diferencia, suponga que carga datos en Excel agregándolos primero al modelo de datos, el tamaño del archivo es digamos 10 MB.

Si carga datos en PowerPivot y, por lo tanto, en el modelo de datos omitiendo el paso adicional de Excel, el tamaño de su archivo podría ser tan solo de 1 MB.

Fuentes de datos compatibles con Power Pivot

Puede importar datos al modelo de datos de Power Pivot desde varias fuentes de datos o establecer conexiones y / o utilizar las conexiones existentes. Power Pivot admite las siguientes fuentes de datos:

  • Base de datos relacional de SQL Server

  • Base de datos de Microsoft Access

  • Servicios de análisis de SQL Server

  • Servicios de informes de SQL Server (SQL 2008 R2)

  • Feeds de datos ATOM

  • Archivos de texto

  • Microsoft SQL Azure

  • Oracle

  • Teradata

  • Sybase

  • Informix

  • IBM DB2

  • Vinculación de objetos e incrustación de bases de datos / Conectividad de bases de datos abiertas

  • (OLEDB / ODBC) fuentes

  • Archivo de Microsoft Excel

  • Archivo de texto

Carga de datos directamente en PowerPivot

Para cargar datos directamente en Power Pivot, realice lo siguiente:

  • Abra un nuevo libro de trabajo.

  • Haga clic en la pestaña POWERPIVOT en la cinta.

  • Haga clic en Administrar en el grupo Modelo de datos.

Se abre la ventana de PowerPivot. Ahora tiene dos ventanas: la ventana del libro de Excel y la ventana de PowerPivot para Excel que está conectada a su libro de trabajo.

  • Haga clic en el Home pestaña en la ventana de PowerPivot.

  • Hacer clic From Database en el grupo Obtener datos externos.

  • Seleccione From Access.

Aparece el Asistente de importación de tablas.

  • Busque el archivo de la base de datos de Access.

  • Proporcione un nombre de conexión amigable.

  • Si la base de datos está protegida con contraseña, complete esos detalles también.

Haga clic en el Next→ botón. El Asistente de importación de tablas muestra las opciones para elegir cómo importar datos.

Haga clic en Seleccionar de una lista de tablas y vistas para elegir los datos que desee importar.

Haga clic en el Next→ botón. El Asistente para importación de tablas muestra las tablas y vistas en la base de datos de Access que ha seleccionado.

Marque la casilla Medallas.

Como puede observar, puede seleccionar las tablas marcando las casillas, obtener una vista previa y filtrar las tablas antes de agregarlas a la tabla dinámica y / o seleccionar las tablas relacionadas.

Haga clic en el Preview & Filter botón.

Como puede ver, puede seleccionar columnas específicas marcando las casillas en las etiquetas de las columnas, filtrar las columnas haciendo clic en la flecha desplegable en la etiqueta de la columna para seleccionar los valores que se incluirán.

  • Haga clic en Aceptar.

  • Haga clic en el Select Related Tables botón.

  • Power Pivot comprueba qué otras tablas están relacionadas con la tabla de Medallas seleccionada, si existe una relación.

Puede ver que Power Pivot encontró que las disciplinas de la mesa están relacionadas con las medallas de la mesa y la seleccionó. Haga clic en Finalizar.

Aparece el asistente de importación de tablas: Importingy muestra el estado de la importación. Esto llevará unos minutos y puede detener la importación haciendo clic en elStop Import botón.

Una vez que se importan los datos, el Asistente de importación de tablas muestra: Successy muestra los resultados de la importación como se muestra en la captura de pantalla a continuación. Haga clic en Cerrar.

Power Pivot muestra las dos tablas importadas en dos pestañas.

Puede desplazarse por los registros (filas de la tabla) utilizando el Record flechas debajo de las pestañas.

Asistente de importación de tablas

En la sección anterior, aprendió cómo importar datos desde Access a través del Asistente de importación de tablas.

Tenga en cuenta que las opciones del Asistente para importación de tablas cambian según la fuente de datos seleccionada para conectarse. Es posible que desee saber de qué fuentes de datos puede elegir.

Hacer clic From Other Sources en la ventana de Power Pivot.

El asistente de importación de tablas - Connect to a Data Sourceaparece. Puede crear una conexión a una fuente de datos o puede utilizar una que ya exista.

Puede desplazarse por la lista de conexiones en el Asistente de importación de tablas para conocer las conexiones de datos compatibles con Power Pivot.

  • Desplácese hacia abajo hasta los archivos de texto.

  • Seleccione Excel File.

  • Haga clic en el Next→ botón. Aparece el Asistente para importación de tablas: Conectarse a un archivo de Microsoft Excel.

  • Busque el archivo de Excel en el cuadro Ruta del archivo de Excel.

  • Revisa la caja - Use first row as column headers.

  • Haga clic en el Next→ botón. Aparece el Asistente de importación de tablas:Select Tables and Views.

  • Revisa la caja Product Catalog$. Haga clic en elFinish botón.

Verás lo siguiente Successmensaje. Haga clic en Cerrar.

Ha importado una tabla y también ha creado una conexión al archivo de Excel que contiene varias otras tablas.

Abrir conexiones existentes

Una vez que haya establecido una conexión a una fuente de datos, puede abrirla más tarde.

Haga clic en Conexiones existentes en la ventana de PowerPivot.

Aparece el cuadro de diálogo Conexiones existentes. Seleccione Datos de ventas de Excel de la lista.

Haga clic en el botón Abrir. Aparece el Asistente de importación de tablas mostrando las tablas y vistas.

Seleccione las tablas que desea importar y haga clic en Finish.

Se importarán las cinco tablas seleccionadas. Hacer clicClose.

Puede ver que las cinco tablas se agregan a Power Pivot, cada una en una nueva pestaña.

Crear tablas vinculadas

Las tablas vinculadas son un vínculo activo entre la tabla en Excel y la tabla en el modelo de datos. Las actualizaciones de la tabla en Excel actualizan automáticamente los datos de la tabla de datos en el modelo.

Puede vincular la tabla de Excel a Power Pivot en unos pocos pasos de la siguiente manera:

  • Crea una tabla de Excel con los datos.

  • Haga clic en la pestaña POWERPIVOT en la cinta.

  • Hacer clic Add to Data Model en el grupo Tablas.

La tabla de Excel está vinculada a la tabla de datos correspondiente en PowerPivot.

Puede ver que las Herramientas de tabla con la pestaña - Tabla vinculada se agregan a la ventana de Power Pivot. Si hace clic enGo to Excel Table, cambiará a la hoja de cálculo de Excel. Si hace clic enManage, volverá a la tabla vinculada en la ventana de Power Pivot.

Puede actualizar la tabla vinculada de forma automática o manual.

Tenga en cuenta que puede vincular una tabla de Excel solo si está presente en el libro de trabajo con Power Pivot. Si tiene tablas de Excel en un libro de trabajo separado, debe cargarlas como se explica en la siguiente sección.

Carga desde archivos de Excel

Si desea cargar los datos de los libros de Excel, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Power Pivot considera el otro libro de Excel como una base de datos y solo se importan hojas de trabajo.

  • Power Pivot carga cada hoja de trabajo como una tabla.

  • Power Pivot no puede reconocer tablas individuales. Por lo tanto, Power Pivot no puede reconocer si hay varias tablas en una hoja de trabajo.

  • Power Pivot no puede reconocer ninguna información adicional que no sea la tabla en una hoja de trabajo.

Por lo tanto, mantenga cada tabla en una hoja de trabajo separada.

Una vez que sus datos en el libro de trabajo estén listos, puede importar los datos de la siguiente manera:

  • Hacer clic From Other Sources en el grupo Obtener datos externos en la ventana de Power Pivot.

  • Proceda como se indica en la sección - Asistente de importación de tablas.

Las siguientes son las diferencias entre las tablas de Excel vinculadas y las tablas de Excel importadas:

  • Las tablas vinculadas deben estar en el mismo libro de Excel en el que se almacena la base de datos de Power Pivot. Si los datos ya existen en otros libros de Excel, no tiene sentido utilizar esta función.

  • La función de importación de Excel le permite cargar datos de diferentes libros de Excel.

  • La carga de datos desde un libro de Excel no crea un vínculo entre los dos archivos. Power Pivot crea solo una copia de los datos durante la importación.

  • Cuando se actualiza el archivo de Excel original, los datos en Power Pivot no se actualizarán. Debe configurar el modo de actualización en automático o actualizar los datos manualmente, en la pestaña Tabla vinculada de la ventana de Power Pivot.

Carga desde archivos de texto

Uno de los estilos de representación de datos más populares es el formato conocido como valores separados por comas (csv). Cada fila / registro de datos está representado por una línea de texto, donde las columnas / campos están separados por comas. Muchas bases de datos ofrecen la opción de guardar en un archivo de formato csv.

Si desea cargar un archivo csv en Power Pivot, debe usar la opción Archivo de texto. Suponga que tiene el siguiente archivo de texto con formato csv:

  • Haga clic en la pestaña PowerPivot.

  • Haga clic en la pestaña Inicio en la ventana de PowerPivot.

  • Hacer clic From Other Sourcesen el grupo Obtener datos externos. Aparece el Asistente de importación de tablas.

  • Desplácese hacia abajo hasta Archivos de texto.

  • Haga clic en Archivo de texto.

  • Haga clic en el Next→ botón. Aparece el Asistente de importación de tablas con la pantalla Conectar a archivo plano.

  • Busque el archivo de texto en el cuadro Ruta del archivo. Los archivos csv suelen tener la primera línea que representa los encabezados de columna.

  • Marque la casilla Usar la primera fila como encabezados de columna, si la primera línea tiene encabezados.

  • En el cuadro Separador de columnas, el valor predeterminado es Coma (,), pero en caso de que su archivo de texto tenga cualquier otro operador como Tab, Punto y coma, Espacio, Dos puntos o Barra vertical, elija ese operador.

Como puede observar, hay una vista previa de su tabla de datos. Haga clic en Finalizar.

Power Pivot crea la tabla de datos en el modelo de datos.

Cargando desde el portapapeles

Suponga que tiene datos en una aplicación que Power Pivot no reconoce como fuente de datos. Para cargar estos datos en Power Pivot, tiene dos opciones:

  • Copie los datos en un archivo de Excel y use el archivo de Excel como fuente de datos para Power Pivot.

  • Copie los datos para que estén en el portapapeles y péguelos en Power Pivot.

Ya ha aprendido la primera opción en una sección anterior. Y esta es preferible a la segunda opción, como encontrará al final de esta sección. Sin embargo, debe saber cómo copiar datos del portapapeles a Power Pivot.

Suponga que tiene datos en un documento de Word de la siguiente manera:

Word no es una fuente de datos para Power Pivot. Por lo tanto, realice lo siguiente:

  • Seleccione la tabla en el documento de Word.

  • Cópielo y péguelo en la ventana de PowerPivot.

los Paste Preview aparece el cuadro de diálogo.

  • Dar el nombre como Word-Employee table.

  • Revisa la caja Use first row as column headers y haga clic en Aceptar.

Los datos copiados en el portapapeles se pegarán en una nueva tabla de datos en Power Pivot, con la pestaña - Tabla Word-Empleado.

Suponga que desea reemplazar esta tabla con contenido nuevo.

  • Copie la tabla de Word.

  • Haga clic en Pegar Reemplazar.

Aparece el cuadro de diálogo Pegar vista previa. Verifique el contenido que está usando para reemplazar.

Haga clic en Aceptar.

Como puede observar, el contenido de la tabla de datos en Power Pivot se reemplaza por el contenido del portapapeles.

Suponga que desea agregar dos nuevas filas de datos a una tabla de datos. En la tabla del documento de Word, tiene las dos filas de noticias.

  • Seleccione las dos filas nuevas.

  • Haga clic en Copiar.

  • Hacer clic Paste Appenden la ventana de Power Pivot. Aparece el cuadro de diálogo Pegar vista previa.

  • Verifique el contenido que está usando para agregar.

Haga clic en Aceptar para continuar.

Como puede observar, el contenido de la tabla de datos en Power Pivot se adjunta con el contenido en el portapapeles.

Al comienzo de esta sección, dijimos que copiar datos a un archivo de Excel y usar una tabla vinculada es mejor que copiar desde el portapapeles.

Esto se debe a las siguientes razones:

  • Si usa una tabla vinculada, conoce la fuente de los datos. Por otro lado, no sabrá la fuente de los datos más adelante o si es utilizada por otra persona.

  • Tiene información de seguimiento en el archivo de Word, como cuándo se reemplazan los datos y cuándo se agregan los datos. Sin embargo, no hay forma de copiar esa información en Power Pivot. Si copia los datos primero en un archivo de Excel, puede conservar esa información para su uso posterior.

  • Mientras copia desde el portapapeles, si desea agregar algunos comentarios, no puede hacerlo. Si copia primero a un archivo de Excel, puede insertar comentarios en su tabla de Excel que estarán vinculados a Power Pivot.

  • No hay forma de actualizar los datos copiados del portapapeles. Si los datos son de una tabla vinculada, siempre puede asegurarse de que los datos estén actualizados.

Actualizar datos en Power Pivot

Puede actualizar los datos importados de las fuentes de datos externas en cualquier momento.

Si desea actualizar solo una tabla de datos en Power Pivot, haga lo siguiente:

  • Haga clic en la pestaña de la tabla de datos.

  • Haga clic en Actualizar.

  • Seleccione Actualizar en la lista desplegable.

Si desea actualizar todas las tablas de datos en Power Pivot, haga lo siguiente:

  • Haga clic en el botón Actualizar.

  • Seleccione Actualizar todo en la lista desplegable.