Análisis y diseño del sistema: planificación del sistema
¿Qué es la determinación de requisitos?
Un requisito es una característica vital de un nuevo sistema que puede incluir el procesamiento o la captura de datos, el control de las actividades comerciales, la producción de información y el apoyo a la gestión.
La determinación de requisitos implica estudiar el sistema existente y recopilar detalles para averiguar cuáles son los requisitos, cómo funciona y dónde se deben realizar las mejoras.
Actividades principales en la determinación de requisitos
Requisitos de anticipación
Predice las características del sistema basándose en experiencias previas que incluyen ciertos problemas o características y requisitos para un nuevo sistema.
Puede conducir al análisis de áreas que de otro modo pasarían desapercibidas para un analista sin experiencia. Pero si se toman atajos y se introduce un sesgo en la realización de la investigación, el requisito de anticipación puede quedar a medias.
Investigación de requisitos
Está estudiando el sistema actual y documentando sus características para un análisis más detallado.
Es en el corazón del análisis del sistema donde el analista documenta y describe las características del sistema utilizando técnicas de búsqueda de hechos, creación de prototipos y herramientas asistidas por computadora.
Especificaciones de requisitos
Incluye el análisis de datos que determinan la especificación de requisitos, la descripción de características para el nuevo sistema y la especificación de los requisitos de información que se proporcionarán.
Incluye análisis de datos fácticos, identificación de requisitos esenciales y selección de estrategias de cumplimiento de requisitos.
Técnicas de recopilación de información
El objetivo principal de las técnicas de búsqueda de hechos es determinar los requisitos de información de una organización que utilizan los analistas para preparar un SRS preciso que comprenda el usuario.
El documento SRS ideal debería:
- Sea completo, inequívoco y sin jerga.
- especificar los requisitos de información operacional, táctica y estratégica.
- resolver posibles disputas entre usuarios y analista.
- utilice ayudas gráficas que simplifiquen la comprensión y el diseño.
Existen varias técnicas de recopilación de información:
Entrevistando
El analista de sistemas recopila información de individuos o grupos mediante entrevistas. El analista puede ser formal, legalista, jugar a la política o ser informal; ya que el éxito de una entrevista depende de la habilidad del analista como entrevistador.
Se puede hacer de dos formas:
Unstructured Interview - El analista de sistemas realiza una sesión de preguntas y respuestas para adquirir información básica del sistema.
Structured Interview - Tiene preguntas estándar que el usuario debe responder en formato cerrado (objetivo) o abierto (descriptivo).
Advantages of Interviewing
Este método suele ser la mejor fuente de recopilación de información cualitativa.
Es útil para aquellos que no se comunican eficazmente por escrito o que pueden no tener tiempo para completar el cuestionario.
La información se puede validar y verificar fácilmente de inmediato.
Puede manejar temas complejos.
Es fácil descubrir el problema clave buscando opiniones.
Cierra las brechas en las áreas de malentendidos y minimiza los problemas futuros.
Cuestionarios
El analista utiliza este método para recopilar información sobre varios problemas del sistema de un gran número de personas.
Hay dos tipos de cuestionarios:
Open-ended Questionnaires- Consiste en preguntas que se pueden interpretar fácil y correctamente. Pueden explorar un problema y conducir a una dirección específica de respuesta.
Closed-ended Questionnaires - Consiste en preguntas que se utilizan cuando el analista de sistemas enumera efectivamente todas las respuestas posibles, que son mutuamente excluyentes.
Advantages of questionnaires
Es muy eficaz en la encuesta de intereses, actitudes, sentimientos y creencias de los usuarios que no están coubicados.
Es útil en una situación saber qué proporción de un grupo dado aprueba o desaprueba una característica particular del sistema propuesto.
Es útil determinar la opinión general antes de dar una dirección específica al proyecto del sistema.
Es más confiable y proporciona una alta confidencialidad de las respuestas honestas.
Es apropiado para elegir información fáctica y para la recopilación de datos estadísticos que pueden enviarse por correo electrónico y por correo.
Revisión de registros, procedimientos y formularios
La revisión de los registros, procedimientos y formularios existentes ayuda a buscar información sobre un sistema que describe las capacidades del sistema actual, sus operaciones o actividades.
Advantages
Ayuda al usuario a adquirir algunos conocimientos sobre la organización o las operaciones por sí mismos antes de que se impongan a otros.
Ayuda a documentar las operaciones actuales en un corto período de tiempo, ya que los manuales de procedimiento y los formularios describen el formato y las funciones del sistema actual.
Puede proporcionar una comprensión clara sobre las transacciones que se manejan en la organización, identificando la entrada para su procesamiento y evaluando el desempeño.
Puede ayudar a un analista a comprender el sistema en términos de las operaciones que deben respaldarse.
Describe el problema, sus partes afectadas y la solución propuesta.
Observación
Este es un método de recopilación de información al darse cuenta y observar a las personas, los eventos y los objetos. El analista visita la organización para observar el funcionamiento del sistema actual y comprende los requisitos del sistema.
Advantages
Es un método directo para recopilar información.
Es útil en situaciones en las que se cuestiona la autenticidad de los datos recopilados o cuando la complejidad de ciertos aspectos del sistema impide una explicación clara por parte de los usuarios finales.
Produce datos más precisos y fiables.
Produce todos los aspectos de la documentación que están incompletos y desactualizados.
Desarrollo de aplicaciones conjuntas (JAD)
Es una nueva técnica desarrollada por IBM que lleva a propietarios, usuarios, analistas, diseñadores y constructores a definir y diseñar el sistema mediante talleres organizados e intensivos. El analista capacitado de JAD actúa como facilitador del taller que tiene algunas habilidades especializadas.
Advantages of JAD
Ahorra tiempo y costos al reemplazar meses de entrevistas tradicionales y reuniones de seguimiento.
Es útil en la cultura organizacional que apoya la resolución conjunta de problemas.
Fomenta las relaciones formales entre varios niveles de empleados.
Puede conducir al desarrollo del diseño de forma creativa.
Permite un desarrollo rápido y mejora la propiedad del sistema de información.
Investigación secundaria o lectura de antecedentes
Este método se usa ampliamente para recopilar información al acceder a la información recopilada. Incluye cualquier información recopilada previamente utilizada por el comercializador de cualquier fuente interna o externa.
Advantages
Se accede de forma más abierta con la disponibilidad de Internet.
Proporciona información valiosa con bajo costo y tiempo.
Actúa como precursor de la investigación primaria y alinea el enfoque de la investigación primaria.
El investigador lo utiliza para concluir si la investigación vale la pena, ya que está disponible con los procedimientos utilizados y los problemas para recopilarlos.
Estudio de factibilidad
El estudio de viabilidad puede considerarse como una investigación preliminar que ayuda a la administración a tomar una decisión sobre si el estudio del sistema debería ser factible para el desarrollo o no.
Identifica la posibilidad de mejorar un sistema existente, desarrollar un nuevo sistema y producir estimaciones refinadas para un mayor desarrollo del sistema.
Se utiliza para obtener el esquema del problema y decidir si existe o no una solución viable o adecuada.
El principal objetivo de un estudio de viabilidad es adquirir el alcance del problema en lugar de resolverlo.
El resultado de un estudio de viabilidad es una propuesta de sistema formal que actúa como documento de decisión que incluye la naturaleza completa y el alcance del sistema propuesto.
Pasos involucrados en el análisis de viabilidad
Se deben seguir los siguientes pasos al realizar el análisis de viabilidad:
Forme un equipo de proyecto y nombre a un líder del proyecto.
Desarrollar diagramas de flujo del sistema.
Identificar las deficiencias del sistema actual y establecer metas.
Enumere la solución alternativa o el sistema candidato potencial para cumplir los objetivos.
Determinar la viabilidad de cada alternativa como viabilidad técnica, viabilidad operativa, etc.
Evalúe el rendimiento y la rentabilidad de cada sistema candidato.
Clasifique las otras alternativas y seleccione el mejor sistema candidato.
Preparar una propuesta de sistema de la directiva del proyecto final para la aprobación de la gerencia.
Tipos de factibilidad
Viabilidad económica
Está evaluando la efectividad del sistema candidato utilizando el método de análisis de costo / beneficio.
Demuestra el beneficio neto del sistema candidato en términos de beneficios y costos para la organización.
El objetivo principal del Análisis de viabilidad económica (EFS) es estimar los requisitos económicos del sistema candidato antes de que los fondos de inversión se comprometan con la propuesta.
Prefiere la alternativa que maximizará el valor neto de la organización mediante el retorno de fondos más temprano y más alto junto con el nivel más bajo de riesgo involucrado en el desarrollo del sistema candidato.
Viabilidad técnica
Investiga la viabilidad técnica de cada alternativa de implementación.
Analiza y determina si la solución puede ser compatible con la tecnología existente o no.
El analista determina si los recursos técnicos actuales se actualizarán o agregarán para cumplir con los nuevos requisitos.
Garantiza que el sistema candidato proporcione respuestas adecuadas en la medida en que puede respaldar la mejora técnica.
Viabilidad operativa
Determina si el sistema está funcionando de manera eficaz una vez que se desarrolla e implementa.
Asegura que la gerencia debe apoyar el sistema propuesto y su funcionamiento viable en el entorno organizacional actual.
Analiza si los usuarios se verán afectados y aceptan los métodos de negocio nuevos o modificados que afectan los posibles beneficios del sistema.
También asegura que los recursos informáticos y la arquitectura de red del sistema candidato sean funcionales.
Viabilidad del comportamiento
Evalúa y estima la actitud o comportamiento del usuario hacia el desarrollo de un nuevo sistema.
Ayuda a determinar si el sistema requiere un esfuerzo especial para educar, volver a capacitar, transferir y cambiar el estado laboral de los empleados sobre nuevas formas de realizar negocios.
Viabilidad del horario
Garantiza que el proyecto se complete dentro de un plazo o un calendario determinados.
También verifica y valida si los plazos del proyecto son razonables o no.