Implementación y mantenimiento del sistema

La implementación es un proceso para asegurar que el sistema de información esté operativo. Implica -

• Construyendo un nuevo sistema desde cero
• Construyendo un nuevo sistema a partir del existente.

La implementación permite a los usuarios hacerse cargo de su funcionamiento para su uso y evaluación. Implica capacitar a los usuarios para manejar el sistema y planificar una conversión sin problemas.

Formación

El personal del sistema debe conocer en detalle cuáles serán sus funciones, cómo pueden usar el sistema y qué hará o no hará el sistema. El éxito o el fracaso de sistemas bien diseñados y técnicamente elegantes puede depender de la forma en que se operan y utilizan.

Operadores de sistemas de formación

Los operadores de sistemas deben estar debidamente capacitados para que puedan manejar todas las operaciones posibles, tanto rutinarias como extraordinarias. Los operadores deben estar capacitados sobre qué fallas comunes pueden ocurrir, cómo reconocerlas y qué pasos tomar cuando ocurran.

La capacitación implica la creación de listas de resolución de problemas para identificar posibles problemas y soluciones para ellos, así como los nombres y números de teléfono de las personas a las que contactar cuando surgen problemas inesperados o inusuales.

La capacitación también implica familiarizarse con los procedimientos de ejecución, lo que implica trabajar en la secuencia de actividades necesarias para utilizar un nuevo sistema.

Entrenamiento de usuario

• La formación del usuario final es una parte importante del desarrollo del sistema de información basado en computadora, que debe proporcionarse a los empleados para que puedan resolver sus propios problemas.

• La capacitación del usuario implica cómo operar el equipo, solucionar el problema del sistema y determinar si un problema que surgió es causado por el equipo o el software.

• La mayor parte de la formación de usuarios se ocupa del funcionamiento del sistema en sí. Los cursos de formación deben estar diseñados para ayudar al usuario con una rápida movilización para la organización.

Pautas de formación

• Establecer objetivos medibles
• Usar métodos de entrenamiento apropiados
• Seleccionar lugares de entrenamiento adecuados
• Emplear materiales de formación comprensibles

Métodos de entrenamiento

Instructor condujo el entrenamiento

Involucra tanto a los formadores como a los alumnos, que deben reunirse al mismo tiempo, pero no necesariamente en el mismo lugar. La sesión de capacitación puede ser individual o colaborativa. Es de dos tipos:

Virtual Classroom

En esta capacitación, los capacitadores deben reunirse con los alumnos al mismo tiempo, pero no es necesario que estén en el mismo lugar. Las herramientas principales que se utilizan aquí son: videoconferencia, herramientas de chat de retransmisión de Internet basadas en texto o paquetes de realidad virtual, etc.

Normal Classroom

Los formadores deben encontrarse con los alumnos a la misma hora y en el mismo lugar. Las herramientas principales que se utilizan aquí son la pizarra, los retroproyectores, el proyector LCD, etc.

Entrenamiento a su propio ritmo

Involucra tanto a los formadores como a los alumnos, que no necesitan reunirse en el mismo lugar ni a la misma hora. Los alumnos aprenden las habilidades ellos mismos accediendo a los cursos a su conveniencia. Es de dos tipos:

Multimedia Training

En esta formación, los cursos se presentan en formato multimedia y se almacenan en CD-ROM. Minimiza el costo de desarrollar un curso de capacitación interno sin la ayuda de programadores externos.

Web-based Training

En esta capacitación, los cursos a menudo se presentan en formato de hipermedios y se desarrollan para respaldar Internet e intranet. Proporciona formación justo a tiempo para los usuarios finales y permite a la organización adaptar los requisitos de formación.

Conversión

Es un proceso de migración del sistema antiguo al nuevo. Proporciona un enfoque comprensible y estructurado para mejorar la comunicación entre la dirección y el equipo del proyecto.

Plan de conversión

Contiene una descripción de todas las actividades que deben ocurrir durante la implementación del nuevo sistema y ponerlo en funcionamiento. Anticipa posibles problemas y soluciones para afrontarlos.

Incluye las siguientes actividades:

• Nombre todos los archivos para conversiones.
• Identificar los requisitos de datos para desarrollar nuevos archivos durante la conversión.
• Listado de todos los nuevos documentos y procedimientos que se requieren.
• Identificar los controles a utilizar en cada actividad.
• Identificar la responsabilidad de la persona para cada actividad.
• Verificación de programas de conversión.

Métodos de conversión

Los cuatro métodos de conversión son:

• Conversión paralela
• Conversión de corte directo
• Enfoque piloto
• Método de introducción progresiva

Método	Descripción	Ventajas	Desventajas
Conversión paralela	Los sistemas antiguos y nuevos se utilizan simultáneamente.	Proporciona respaldo cuando falla el nuevo sistema. Ofrece la mayor seguridad y, en última instancia, prueba del nuevo sistema.	Provoca sobrecostos. Es posible que el nuevo sistema no tenga un rastro justo.
Conversión de corte directo	Se implementa un nuevo sistema y el antiguo se reemplaza por completo.	Obliga a los usuarios a hacer que el nuevo sistema funcione Beneficio inmediato de nuevos métodos y control.	No retrocede si surgen problemas con el nuevo sistema Requiere una planificación más cuidadosa
Enfoque piloto	Admite un enfoque por fases que implementa gradualmente el sistema en todos los usuarios	Permite entrenamiento e instalación sin uso innecesario de recursos. Evite grandes contingencias de la gestión de riesgos.	Un Phasein a largo plazo causa el problema de si la conversión va bien o no.
Método de introducción progresiva	Versión funcional del sistema implementada en una parte de la organización basada en la retroalimentación, se instala en toda la organización solo o etapa por etapa.	Proporciona experiencia y prueba de línea antes de la implementación. Cuando se prefiere, un nuevo sistema implica nueva tecnología o cambios drásticos en el rendimiento.	Da la impresión de que el sistema antiguo es erróneo y no es fiable.

Conversión de archivos

Es un proceso de conversión de un formato de archivo a otro. Por ejemplo, un archivo en formato WordPerfect se puede convertir a Microsoft Word.

Para una conversión exitosa, se requiere un plan de conversión, que incluye:

• Conocimiento del sistema de destino y comprensión del sistema actual.
• Teamwork
• Métodos automatizados, pruebas y operaciones paralelas
• Soporte continuo para corregir problemas
• Actualización de sistemas / documentación de usuario, etc.

Muchas aplicaciones populares permiten abrir y guardar en otros formatos de archivo del mismo tipo. Por ejemplo, Microsoft Word puede abrir y guardar archivos en muchos otros formatos de procesamiento de texto.

Revisión de la evaluación posterior a la implementación (PIER)

PIER es una herramienta o enfoque estándar para evaluar el resultado del proyecto y determinar si el proyecto está produciendo los beneficios esperados para los procesos, productos o servicios. Permite al usuario verificar que el proyecto o sistema haya logrado el resultado deseado dentro del período de tiempo especificado y el costo planificado.

PIER asegura que el proyecto ha cumplido sus metas mediante la evaluación de los procesos de desarrollo y gestión del proyecto.

Objetivos de PIER

Los objetivos de tener un PIER son los siguientes:

• Determinar el éxito de un proyecto frente a los costos, beneficios y plazos previstos.

• Identificar las oportunidades para agregar valor adicional al proyecto.

• Determinar las fortalezas y debilidades del proyecto para referencia futura y acción apropiada.

• Hacer recomendaciones sobre el futuro del proyecto refinando las técnicas de estimación de costos.

Los siguientes miembros del personal deben estar incluidos en el proceso de revisión:

• Equipo de proyecto y dirección
• Personal de usuarios
• Personal de Gestión Estratégica
• Usuarios externos

Mantenimiento / mejora del sistema

Mantenimiento significa restaurar algo a sus condiciones originales. Mejora significa agregar, modificar el código para admitir los cambios en la especificación del usuario. El mantenimiento del sistema lo ajusta a sus requisitos originales y las mejoras aumentan la capacidad del sistema al incorporar nuevos requisitos.

Por lo tanto, el mantenimiento cambia el sistema existente, la mejora agrega características al sistema existente y el desarrollo reemplaza el sistema existente. Es una parte importante del desarrollo del sistema que incluye las actividades que corrigen los errores en el diseño y la implementación del sistema, actualiza los documentos y prueba los datos.

Tipos de mantenimiento

El mantenimiento del sistema se puede clasificar en tres tipos:

• Corrective Maintenance - Permite al usuario realizar la reparación y corrección de problemas sobrantes.

• Adaptive Maintenance - Permite al usuario reemplazar las funciones de los programas.

• Perfective Maintenance - Permite al usuario modificar o mejorar los programas de acuerdo con los requisitos de los usuarios y las necesidades cambiantes.