Diseño de entradas / salidas y formularios
Diseño de entrada
En un sistema de información, la entrada son los datos sin procesar que se procesan para producir una salida. Durante el diseño de entrada, los desarrolladores deben considerar los dispositivos de entrada como PC, MICR, OMR, etc.
Por lo tanto, la calidad de la entrada del sistema determina la calidad de la salida del sistema. Los formularios y pantallas de entrada bien diseñados tienen las siguientes propiedades:
Debe tener un propósito específico de manera efectiva, como almacenar, registrar y recuperar la información.
Asegura una finalización adecuada con precisión.
Debe ser fácil de llenar y sencillo.
Debe centrarse en la atención, la coherencia y la simplicidad del usuario.
Todos estos objetivos se obtienen utilizando el conocimiento de los principios básicos de diseño relacionados con:
¿Cuáles son las entradas necesarias para el sistema?
Cómo responden los usuarios finales a diferentes elementos de formularios y pantallas.
Objetivos para el diseño de entradas
Los objetivos del diseño de insumos son:
Diseñar procedimientos de ingreso y entrada de datos.
Para reducir el volumen de entrada
Diseñar documentos fuente para la captura de datos o idear otros métodos de captura de datos.
Para diseñar registros de datos de entrada, pantallas de entrada de datos, pantallas de interfaz de usuario, etc.
Utilizar verificaciones de validación y desarrollar controles de entrada efectivos.
Métodos de entrada de datos
Es importante diseñar métodos de entrada de datos adecuados para evitar errores al introducir datos. Estos métodos dependen de si los datos los ingresan los clientes en formularios manualmente y luego los operadores de ingreso de datos, o si los datos los ingresan directamente los usuarios en las PC.
Un sistema debe evitar que el usuario cometa errores al:
- Diseño de formas claras dejando suficiente espacio para escribir de forma legible.
- Instrucciones claras para completar el formulario.
- Diseño de forma clara.
- Reducción de pulsaciones de teclas.
- Retroalimentación inmediata de errores.
Algunos de los métodos de entrada de datos más populares son:
- Método de entrada por lotes (método de entrada de datos sin conexión)
- Método de entrada de datos en línea
- Formularios legibles por computadora
- Entrada de datos interactiva
Controles de integridad de entrada
Los controles de integridad de entrada incluyen varios métodos para eliminar errores de entrada comunes por parte de los usuarios finales. También incluyen verificaciones sobre el valor de los campos individuales; tanto por el formato como por la integridad de todas las entradas.
Los registros de auditoría para la entrada de datos y otras operaciones del sistema se crean utilizando registros de transacciones que brindan un registro de todos los cambios introducidos en la base de datos para brindar seguridad y medios de recuperación en caso de cualquier falla.
Diseño de salida
El diseño de la salida es la tarea más importante de cualquier sistema. Durante el diseño de salida, los desarrolladores identifican el tipo de salidas necesarias y consideran los controles de salida necesarios y los diseños de informes prototipo.
Objetivos del diseño de salida
Los objetivos del diseño de insumos son:
Desarrollar un diseño de salida que sirva al propósito previsto y elimine la producción de resultados no deseados.
Desarrollar el diseño de salida que cumpla con los requisitos de los usuarios finales.
Para entregar la cantidad adecuada de producción.
Para formar la salida en el formato apropiado y dirigirla a la persona adecuada.
Hacer que la salida esté disponible a tiempo para tomar buenas decisiones.
Veamos ahora varios tipos de resultados:
Salidas externas
Los fabricantes crean y diseñan salidas externas para impresoras. Las salidas externas permiten al sistema dejar las acciones desencadenantes por parte de sus destinatarios o confirmar acciones a sus destinatarios.
Algunas de las salidas externas están diseñadas como salidas de respuesta, que se implementan como un formulario y vuelven a ingresar al sistema como una entrada.
Salidas internas
Las salidas internas están presentes dentro del sistema y son utilizadas por usuarios finales y administradores. Apoyan a la gerencia en la toma de decisiones y la presentación de informes.
Hay tres tipos de informes producidos por información de gestión:
Detailed Reports - Contienen información actual que casi no tiene filtrado o restricción generada para ayudar en la planificación y el control de la gestión.
Summary Reports - Contienen tendencias y problemas potenciales los cuales son categorizados y resumidos que se generan para los gerentes que no quieren detalles.
Exception Reports - Contienen excepciones, datos filtrados a alguna condición o estándar antes de presentarlos al gerente, como información.
Controles de integridad de salida
Los controles de integridad de salida incluyen códigos de enrutamiento para identificar el sistema receptor y mensajes de verificación para confirmar la recepción exitosa de mensajes que son manejados por el protocolo de red.
Los informes impresos o en formato de pantalla deben incluir una fecha / hora para la impresión del informe y los datos. Los informes de varias páginas contienen el título o la descripción del informe y la paginación. Los formularios preimpresos generalmente incluyen un número de versión y una fecha de vigencia.
Diseño de formularios
Tanto los formularios como los informes son producto del diseño de entrada y salida y son documentos comerciales que constan de datos específicos. La principal diferencia es que los formularios proporcionan campos para la entrada de datos, pero los informes se utilizan exclusivamente para leer. Por ejemplo, formularios de pedido, solicitud de empleo y crédito, etc.
Durante el diseño del formulario, los diseñadores deben saber:
quien los usará
donde serían entregados
el propósito del formulario o informe
Durante el diseño de formularios, las herramientas de diseño automatizadas mejoran la capacidad del desarrollador para crear prototipos de formularios e informes y presentarlos a los usuarios finales para su evaluación.
Objetivos de un buen diseño de formularios
Es necesario un buen diseño de formulario para garantizar lo siguiente:
Para mantener la pantalla simple al proporcionar la secuencia adecuada, la información y los subtítulos claros.
Para cumplir con el propósito previsto mediante el uso de formularios apropiados.
Asegurar la cumplimentación del formulario con precisión.
Para mantener atractivos los formularios mediante el uso de iconos, vídeo inverso o cursores parpadeantes, etc.
Para facilitar la navegación.
Tipos de formularios
Flat Forms
Es un formulario de copia única preparado manualmente o por máquina e impreso en papel. Para copias adicionales del original, se insertan papeles carbón entre copias.
Es una forma más simple y económica de diseñar, imprimir y reproducir, que usa menos volumen.
Unit Set/Snap out Forms
Estos son papeles con carbonos de una sola vez intercalados en conjuntos de unidades para uso escrito a mano o en máquina.
Los carbones pueden ser azules o negros, grado estándar de intensidad media. Generalmente, los carbones azules son los mejores para las formas manuscritas, mientras que los carbones negros son los mejores para el uso de máquinas.
Continuous strip/Fanfold Forms
Se trata de formas unitarias múltiples unidas en una tira continua con perforaciones entre cada par de formas.
Es un método menos costoso para un uso de gran volumen.
No Carbon Required (NCR) Paper
Utilizan papeles autocopiativos que tienen dos recubrimientos químicos (cápsulas), uno en el anverso y otro en el reverso de una hoja de papel.
Cuando se aplica presión, las dos cápsulas interactúan y crean una imagen.