Macros de Excel - Guía rápida

Una macro de Excel es una acción o un conjunto de acciones que puedes registrar, poner un nombre, guardar y ejecutar tantas veces como quieras y cuando quieras. Cuando crea una macro, está grabando los clics del mouse y las pulsaciones de teclas. Cuando ejecuta una macro guardada, los clics del mouse y las pulsaciones de teclas registrados se ejecutarán en la misma secuencia en que se registraron.

Las macros le ayudan a ahorrar tiempo en tareas repetitivas relacionadas con la manipulación de datos y los informes de datos que deben realizarse con frecuencia.

Macro y VBA

Puede grabar y ejecutar macros con comandos de Excel o desde Excel VBA.

VBA significa Visual Basic para Aplicaciones y es un lenguaje de programación simple que está disponible a través de Excel Visual Basic Editor (VBE), que está disponible en la pestaña DESARROLLADOR en la cinta. Cuando graba una macro, Excel genera código VBA. Si solo desea grabar una macro y ejecutarla, no es necesario que aprenda Excel VBA. Sin embargo, si desea modificar una macro, solo puede hacerlo modificando el código VBA en el editor de Excel VBA.

Aprenderá a grabar una macro simple y ejecutarla con comandos de Excel en el capítulo Creación de una macro simple. Aprenderá más sobre macros y sobre cómo crear y / o modificar macros desde el editor de Excel VBA en los capítulos posteriores.

Libro de macros personal

Una macro se puede guardar en el mismo libro de trabajo desde donde la grabó. En ese caso, puede ejecutar la macro solo desde ese libro de trabajo y, por lo tanto, debe mantenerla abierta. Excel le ofrece una forma alternativa de almacenar todas sus macros. Es el libro de trabajo de macros personal, donde puede guardar sus macros, lo que le permite ejecutar esas macros desde cualquier libro de trabajo.

Aprenderá sobre el Libro de trabajo de macros personal en el capítulo: Guardar todas sus macros en un solo libro de trabajo.

Seguridad macro

Las macros se almacenarán como código VBA en Excel. Como ocurre con cualquier otro código, el código de macro también es susceptible a código malicioso que puede ejecutarse al abrir un libro. Esta es una amenaza para su computadora. Microsoft proporcionó la función de seguridad de macros que le ayuda a proteger su computadora de dichos virus de macro.

Aprenderá más sobre esto en el capítulo Seguridad de macros.

Referencias absolutas y referencias relativas

Mientras graba una macro, puede utilizar referencias absolutas o relativas para las celdas en las que está haciendo clic. Las referencias absolutas hacen que su macro se ejecute en las mismas celdas donde grabó la macro. Por otro lado, las referencias relativas hacen que su macro se ejecute en la celda activa.

Los aprenderá en los capítulos: Uso de referencias absolutas para una macro y Uso de referencias relativas para una macro.

Código macro en VBA

Puede grabar y ejecutar macros desde Excel incluso si no conoce Excel VBA. Sin embargo, si tiene que modificar una macro grabada o crear una macro escribiendo código VBA, debe aprender Excel VBA. Puede consultar el tutorial de Excel VBA en esta biblioteca de tutoriales para este

Sin embargo, debe saber cómo ver el código de la macro. Puede aprender cómo acceder al editor de VBA en Excel y sobre las diferentes partes del editor de VBA en el capítulo - Excel VBA.

Puede aprender a ver el código de macro en el editor de Excel VBA y puede comprender el código de macro en el capítulo Comprender el código de macro.

Asignar macros a objetos

Puede asignar una macro a un objeto, como una forma, un gráfico o un control. Luego, puede ejecutar la macro haciendo clic en ese objeto. Aprenderá sobre esto en el capítulo Asignación de macros a objetos.

Ejecutando macros

Excel proporciona varias formas de ejecutar una macro. Puede elegir la forma en que desea ejecutar una macro. Aprenderá acerca de estas diferentes formas posibles de ejecutar una macro en el capítulo: Ejecución de una macro.

Crear una macro con el editor de VBA

Si decide escribir el código de la macro, puede aprenderlo en el capítulo Creación de una macro con el editor de VBA. Sin embargo, el requisito previo es que debe tener conocimientos de Excel VBA.

Editar una macro

Puede modificar el código de macro en el editor de Excel VBA. Si desea realizar cambios importantes, debe tener conocimientos de Excel VBA. Pero, si solo desea realizar cambios menores en el código o si desea copiar el código VBA de una macro grabada a otra macro, puede consultar el capítulo: Edición de una macro.

Puede cambiar el nombre de una macro e incluso eliminarla. También aprenderá sobre esto en el mismo capítulo.

Formularios de usuario

Normalmente, se utiliza un formulario para recopilar la información requerida. Se explicará por sí mismo y simplificará la tarea. Los formularios de usuario de Excel creados a partir del editor de Excel VBA tienen el mismo propósito, proporcionando opciones familiares como cuadros de texto, casillas de verificación, botones de radio, cuadros de lista, cuadros combinados, barras de desplazamiento, etc. como controles.

Aprenderá cómo crear un formulario de usuario y cómo utilizar los diferentes controles en el capítulo - Formularios de usuario.

Código de macro de depuración

A veces, es posible que una macro no se ejecute como se esperaba. Es posible que haya creado la macro o puede que esté utilizando una macro que le proporcionó alguien. Puede depurar el código de la macro del mismo modo que depura cualquier otro código para descubrir los defectos y corregirlos. Aprenderá sobre esto en el capítulo - Depurar código de macro.

Configuración de una macro para que se ejecute al abrir un libro de trabajo

Puede hacer que su macro se ejecute automáticamente cuando abre un libro de trabajo. Puede hacer esto creando una macro Auto_Run o escribiendo código VBA para el evento de apertura del libro de trabajo. Aprenderá esto en el capítulo: Configuración de una macro para que se ejecute al abrir un libro.

Puede crear una macro con comandos de Excel registrando las pulsaciones de las teclas y los clics del mouse, dando un nombre a la macro y especificando cómo almacenar la macro. Una macro así grabada se puede ejecutar con un comando de Excel.

Suponga que tiene que recopilar ciertos resultados repetidamente en el siguiente formato:

En lugar de crear la tabla cada vez, puede tener una macro para que lo haga por usted.

Grabar una macro

Para grabar una macro, haga lo siguiente:

• Haga clic en la pestaña VER en la cinta.
• Haga clic en Macros en el grupo Macros.
• Seleccione Grabar macro en la lista desplegable.

los Record Macro aparece el cuadro de diálogo.

• Tipo MyFirstMacro en el cuadro Nombre de macro.

• Tipo A Simple Macro en el cuadro Descripción y haga clic en Aceptar.

Recuerde que las pulsaciones de teclas y los clics del mouse que haga se registrarán ahora.

• Haga clic en la celda B2.

• Crea la tabla.

• Haga clic en una celda diferente de la hoja de trabajo.

• Haga clic en la pestaña VER en la cinta.

• Haga clic en Macros.

• Seleccione Stop Recording de la lista desplegable.

Su grabación macro está completa.

El primer paso para hacer clic en una celda en particular es importante, ya que indica dónde exactamente la macro debe comenzar a colocar los pasos registrados. Una vez que haya terminado con la grabación, debe hacer clic en Detener grabación para evitar la grabación de pasos innecesarios.

Ejecutando una macro

Puede ejecutar la macro que haya grabado las veces que desee. Para ejecutar la macro, haga lo siguiente:

• Haga clic en una nueva hoja de trabajo.

Tenga en cuenta la celda activa. En nuestro caso, es A1.

• Haga clic en el VIEW pestaña de la cinta.

• Hacer clic Macros.

• Seleccione View Macros de la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Macro.

Solo la macro que grabó aparece en la lista Macros.

• Haga clic en el nombre de la macro: MyFirstMacro en el cuadro de diálogo Macro. Se mostrará la descripción que escribió mientras grababa la macro. La descripción de la macro le permite identificar con qué propósito ha grabado la macro.

• Haga clic en el botón Ejecutar. La misma tabla que ha creado mientras grababa la macro aparecerá en solo una fracción de segundo.

Has descubierto la varita mágica que Excel te proporciona para ahorrar tiempo en tareas mundanas. Observará lo siguiente:

• Aunque la celda activa antes de ejecutar la macro era A1, la tabla se coloca en la celda B2 como ha registrado.

• Además, la celda activa se convirtió en E2, ya que hizo clic en esa celda antes de dejar de grabar.

Puede ejecutar la macro en varias hojas de trabajo con diferentes celdas activas antes de ejecutar la macro y observar las mismas condiciones que se indican anteriormente. Solo tome nota de esto y comprenderá más adelante en este tutorial por qué ha ocurrido así.

También puede tener una grabación macro que coloque sus pasos grabados en la celda activa. Aprenderá a hacer esto a medida que avance en el tutorial.

Almacenamiento de una macro

Quizás se pregunte cómo guardar las macros que se crean. En este contexto, necesita saber:

• Almacenar una macro
• Guardar un archivo habilitado para macros

A medida que crea una macro, puede elegir dónde almacenar esa macro en particular. Puedes hacer esto en elRecord Macro caja de diálogo.

Haga clic en la casilla - Store macro in. Están disponibles las siguientes tres opciones:

• Este libro de trabajo.
• Nuevo libro de trabajo.
• Libro de macros personal

Este libro de trabajo

Esta es la opción por defecto. La macro se almacenará en su libro de trabajo actual desde donde creó la macro.

Nuevo libro de trabajo

Esta opción, aunque está disponible, no se recomienda. Le pedirá a Excel que almacene la macro en un nuevo libro de trabajo diferente y, en general, no es necesario.

Libro de macros personal

Si crea varias macros que usa en sus libros de trabajo, el Libro de macros personal le brinda la posibilidad de almacenar todas las macros en un solo lugar. Aprenderá más sobre esta opción en el próximo capítulo.

Guardar un archivo habilitado para macros

Si hubieras elegido This Workbook como opción para almacenar la macro, deberá guardar su libro de trabajo junto con la macro.

Intente guardar el libro de trabajo. De forma predeterminada, le estaría pidiendo a Excel que guarde el libro como un archivo .xls. Excel muestra un mensaje que dice que un proyecto VB de características de Excel no se puede guardar en un libro de trabajo libre de macros, como se muestra a continuación.

Note- Si hace clic en Sí, Excel guardará su libro de trabajo como un archivo .xls sin macros y su macro que almacenó con la opción Este libro de trabajo no se guardará. Para evitar esto, Excel le brinda una opción para guardar su libro de trabajo como un libro de trabajo habilitado para macros que tendrá la extensión .xlsm.

• Haga clic en No en el cuadro de mensaje de advertencia.
• Seleccione Libro de Excel habilitado para macros (* .xlsm) en Guardar como tipo.
• Clic en Guardar.

Aprenderá más sobre estos en capítulos posteriores de este tutorial.

Excel le brinda la posibilidad de almacenar todas sus macros en un solo libro de trabajo. El libro de trabajo se llama Libro de macros personal - Personal.xlsb. Es un libro de trabajo oculto almacenado en su computadora, que se abre cada vez que abre Excel. Esto le permite ejecutar sus macros desde cualquier libro de trabajo. Habrá un único Libro de macros personal por computadora y no podrá compartirlo entre computadoras. Puede ver y ejecutar las macros en su Libro de macros personal desde cualquier libro de su computadora.

Guardar macros en el libro de macros personal

Puede guardar macros en su Libro de macros personal seleccionándolo como la opción de almacenamiento mientras graba las macros.

Seleccione Libro de macros personal de la lista desplegable debajo de la categoría Store macro in.

• Grabe su segunda macro.
• Proporcione detalles de macro en el cuadro de diálogo Grabar macro como se muestra a continuación.
• Haga clic en Aceptar.

Comienza tu grabación. Cree una tabla como se muestra a continuación.

• Para de grabar.

• Haga clic en la pestaña VER en la cinta.

• Haga clic en Macros.

• Seleccione View Macrosde la lista desplegable. Aparece el cuadro de diálogo Macro.

El nombre de la macro aparece con un prefijo PERSONAL.XLSB! lo que indica que la macro está en el libro de macros personal.

Guarde su libro de trabajo. Se guardará como un archivo .xls ya que la macro no está en su libro de trabajo y cerrará Excel.

Recibirá el siguiente mensaje sobre cómo guardar los cambios en el Libro de macros personal:

Haga clic en el botón Guardar. Su macro se guarda en elPersonal.xlsb archivo en su computadora.

Ocultar / mostrar el libro de macro personal

El libro de macros personal estará oculto de forma predeterminada. Cuando inicia Excel, el libro de macros personal se carga pero no puede verlo porque está oculto. Puede mostrarlo de la siguiente manera:

• Haga clic en el VIEW pestaña de la cinta.

• Haga clic en Mostrar en el grupo Ventana.

Aparece el cuadro de diálogo Mostrar.

PERSONAL.XLSB aparece en el cuadro Mostrar libro de trabajo y haga clic en Aceptar.

Ahora puede ver las macros guardadas en el libro de macros personal.

Para ocultar el libro de trabajo de macros personal, haga lo siguiente:

• Haga clic en el libro de trabajo de macros personal.
• Haga clic en la pestaña VER en la cinta.
• Haga clic en Ocultar en la cinta.

Ejecución de macros guardadas en el libro de macros personal

Puede ejecutar las macros guardadas en el libro de macros personal desde cualquier libro. Para ejecutar las macros, no importa si el libro de trabajo de macros personal está oculto o no.

• Haga clic en Ver macros.
• Seleccione el nombre de la macro de la lista de macros.
• Haga clic en el botón Ejecutar. La macro se ejecutará.

Agregar / eliminar macros en el libro de macros personal

Puede agregar más macros en el libro de trabajo de macros personal seleccionándolo para la opción Almacenar macro en mientras graba las macros, como había visto anteriormente.

Puede eliminar una macro en el libro de trabajo de macros personal de la siguiente manera:

• Asegúrese de que el libro de trabajo de macros personal no esté oculto.
• Haga clic en el nombre de la macro en el cuadro de diálogo Ver macros.
• Haga clic en el botón Eliminar.

Si el libro de trabajo de macros personal está oculto, recibirá un mensaje que dice "No se puede editar una macro en un libro de trabajo oculto".

Mostrar el libro de trabajo de macros personal y eliminar la macro seleccionada.

La macro no aparecerá en la lista de macros. Sin embargo, cuando crea una nueva macro y la guarda en su libro de trabajo personal o elimina las macros que contiene, se le pedirá que guarde el libro de trabajo personal como en el caso de que lo guardó por primera vez.

Las macros que cree en Excel se escribirían en el lenguaje de programación VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Aprenderá sobre el código de macro de Excel en capítulos posteriores. Como sabe, cuando hay un código ejecutable, existe la amenaza de virus. Las macros también son susceptibles a los virus.

¿Qué son los macrovirus?

Excel VBA en el que se escriben las macros tiene acceso a la mayoría de las llamadas al sistema de Windows y se ejecuta automáticamente cuando se abren los libros de trabajo. Por lo tanto, existe una amenaza potencial de la existencia de un virus escrito como una macro y está oculto dentro de Excel que se ejecuta al abrir un libro. Por lo tanto, las macros de Excel pueden ser muy peligrosas para su computadora de muchas maneras. Sin embargo, Microsoft ha tomado las medidas adecuadas para proteger los libros de los virus de macro.

Microsoft ha introducido la seguridad de macros para que pueda identificar en qué macros puede confiar y en cuáles no.

Libros de Excel habilitados para macros

La característica de seguridad de macros de Excel más importante son las extensiones de archivo.

Los libros de Excel se guardarán con la extensión de archivo .xlsx de forma predeterminada. Siempre puede confiar en los libros de trabajo con la extensión de archivo .xlsx, ya que no pueden almacenar una macro y no conllevan ninguna amenaza.

Los libros de Excel con macros se guardan con la extensión de archivo .xlsm. Se denominan libros de Excel habilitados para macros. Antes de abrir esos libros de trabajo, debe asegurarse de que las macros que contienen no sean maliciosas. Para ello, debes asegurarte de que puedes confiar en el origen de este tipo de libros.

Formas de confiar en el libro de trabajo habilitado para macros

Excel proporciona tres formas de confiar en un libro habilitado para macros.

• Colocar los libros de trabajo habilitados para macros en una carpeta de confianza

• Comprobación de si una macro está firmada digitalmente

• Habilitación de mensajes de alerta de seguridad antes de abrir libros habilitados para macros

Colocar los libros de trabajo habilitados para macros en una carpeta de confianza

Esta es la mejor y más fácil forma de administrar la seguridad de las macros. Excel le permite designar una carpeta como ubicación de confianza. Coloque todos sus libros de trabajo habilitados para macros en esa carpeta de confianza. Puede abrir libros de trabajo habilitados para macros que se guardan en esta ubicación sin advertencias ni restricciones.

Comprobación de si una macro está firmada digitalmente

Las firmas digitales confirman la identidad del autor. Puede configurar Excel para ejecutar macros firmadas digitalmente de personas de confianza sin advertencias ni restricciones. Excel también advertirá al destinatario si se ha modificado desde que el autor lo firmó.

Habilitación de mensajes de alerta de seguridad antes de abrir libros habilitados para macros

Cuando abre un libro de trabajo, Excel le advierte que el libro de trabajo contiene macros y le pregunta si desea habilitarlas. Puede hacer clic en elEnable Content botón si la fuente del libro de trabajo es confiable.

Puede configurar cualquiera de estas tres opciones en el Centro de confianza en las Opciones de Excel.

Si trabaja en una organización, es posible que el administrador del sistema haya cambiado la configuración predeterminada para evitar que alguien cambie la configuración. Microsoft advierte que no cambie la configuración de seguridad en el Centro de confianza, ya que las consecuencias pueden ser la pérdida de datos, el robo de datos o comprometer la seguridad en su computadora o red.

Sin embargo, puede aprender la configuración de seguridad de macros en las siguientes secciones y verificar si se deben cambiar. Debe usar su propio instinto para decidir sobre cualquiera de estas opciones según el contexto y su conocimiento del origen del archivo.

Configuración de seguridad de macros en el Centro de confianza

La configuración de la macro se encuentra en el Centro de confianza en las Opciones de Excel. Para acceder al Centro de confianza, haga lo siguiente:

• Haga clic en la pestaña ARCHIVO en la cinta.

• Haga clic en Opciones. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Excel.

• Hacer clic Trust Center en el panel izquierdo.

• Haga clic en el Trust Center Settings en Microsoft Excel Trust Center.

los Trust Center aparece el cuadro de diálogo.

Verá varias opciones disponibles en el Centro de confianza de Excel en el panel izquierdo. Aprenderá sobre las opciones relacionadas con las macros de Excel en las siguientes secciones.

Configuración de macros

La configuración de macros se encuentra en el Centro de confianza.

En Configuración de macros, hay cuatro opciones disponibles.

• Disable all macros without notification - Si se elige esta opción, se desactivan las macros y las alertas de seguridad sobre macros.

• Disable all macros with notification- Las macros están deshabilitadas, pero aparecen alertas de seguridad si hay macros presentes. Puede habilitar macros caso por caso.

• Disable all macros except digitally signed macros- Las macros están deshabilitadas pero aparecen alertas de seguridad si hay macros presentes. Sin embargo, si la macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, la macro se ejecuta si confía en el editor. Si no confía en el editor, se le notificará para habilitar la macro firmada y confiar en el editor.

• Enable all macros (not recommended, susceptible to macro viruses)- Si se elige esta opción, se ejecutarán todas las macros. Esta configuración hace que su computadora sea vulnerable a códigos potencialmente maliciosos.

Tiene una opción de seguridad adicional en Configuración de macro de desarrollador con una casilla de verificación.

• Trust access to the VBA project object model.

  • Esta opción permite el acceso mediante programación al modelo de objetos de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) desde un cliente de automatización.

  • Esta opción de seguridad es para el código escrito para automatizar un programa de Office y manipular el entorno de VBA y el modelo de objetos.

  • Es una configuración por usuario y por aplicación, y deniega el acceso de forma predeterminada, lo que impide que los programas no autorizados creen código dañino que se autorreplica.

  • Para que los clientes de automatización accedan al modelo de objetos de VBA, el usuario que ejecuta el código debe otorgar acceso. Para activar el acceso, seleccione la casilla de verificación.

Definición de una ubicación de confianza

Si cree que un libro habilitado para macros proviene de una fuente confiable, es mejor mover el archivo a la ubicación de confianza identificada por Excel, en lugar de cambiar la configuración predeterminada del Centro de confianza a una configuración de seguridad de macros menos segura.

Puede encontrar la configuración de la carpeta de confianza en el Centro de confianza.

Haga clic en Ubicaciones de confianza en el cuadro de diálogo Centro de confianza. Las ubicaciones de confianza establecidas por Microsoft Office aparecen en el lado derecho.

Puede agregar nuevas ubicaciones, eliminar las ubicaciones existentes y modificar las ubicaciones existentes. La oficina de Microsoft tratará las ubicaciones de confianza identificadas como fiables para abrir archivos. Sin embargo, si agrega o modifica una ubicación, asegúrese de que sea segura.

También puede encontrar las opciones que Office no recomienda, como ubicaciones en Internet.

Macros firmadas digitalmente de fuentes confiables

Microsoft ofrece una opción para admitir macros firmadas digitalmente. Sin embargo, incluso si una macro está firmada digitalmente, debe asegurarse de que sea de un editor de confianza.

Encontrará los editores de confianza en el Centro de confianza.

• Hacer clic Trusted Publishersen el cuadro de diálogo Centro de confianza. Aparecerá una lista de certificados en el lado derecho con los detalles: Emitido hasta, Emitido por y Fecha de vencimiento.

• Seleccione un certificado y haga clic en Ver.

Se muestra la información del certificado.

Como aprendió anteriormente en este capítulo, puede configurar una opción para ejecutar una macro que esté firmada digitalmente solo si confía en el editor. Si no confía en el editor, se le notificará para habilitar la macro firmada y confiar en el editor.

Uso de mensajes de advertencia

La barra de mensajes muestra una alerta de seguridad cuando hay macros en el archivo que está abriendo. La barra de mensajes amarilla con un icono de escudo le advierte que las macros están desactivadas.

Si sabe que la macro o macros provienen de una fuente confiable, puede hacer clic en el botón Habilitar contenido en la barra de mensajes para habilitar las macros.

Puede desactivar la opción Barra de mensajes si no desea alertas de seguridad. Por otro lado, puede habilitar la opción Barra de mensajes para aumentar la seguridad.

Habilitar / deshabilitar las alertas de seguridad en la barra de mensajes

Puede habilitar / deshabilitar las alertas de seguridad con barras de mensajes de la siguiente manera:

• Haga clic en la pestaña ARCHIVO en la cinta.
• Haga clic en Opciones. Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
• Haga clic en Centro de confianza.
• Haga clic en el botón Configuración del Centro de confianza.
• Haz clic en la barra de mensajes.

Aparece la configuración de la barra de mensajes para todas las aplicaciones de Office.

Hay dos opciones en: Showing the Message Bar.

Option 1 - Mostrar la barra de mensajes en todas las aplicaciones cuando el contenido activo, como macros, está bloqueado.

• Esta es la opción por defecto. La barra de mensajes aparece cuando se ha desactivado contenido potencialmente inseguro.

• Si hubiera seleccionado - Disable all macros without notification in the Macro Settings of the Trust Center, esta opción no está seleccionada y la barra de mensajes no aparece.

Option 2 - Nunca muestre información sobre contenido bloqueado.

Si se selecciona esta opción, desactiva la barra de mensajes y no aparecen alertas sobre problemas de seguridad, independientemente de la configuración de seguridad en el Centro de confianza.

Las macros de Excel se pueden registrar con referencias absolutas o relativas. Una macro grabada con referencias absolutas coloca los pasos registrados exactamente en las celdas donde se registró, independientemente de la celda activa. Por otro lado, una macro registrada con referencias relativas puede realizar las tareas registradas en diferentes partes de la hoja de trabajo.

Aprenderá acerca de las referencias absolutas para macro en este capítulo. Aprenderá sobre referencias relativas en el próximo capítulo.

Suponga que tiene que enviar un informe sobre el trabajo de su equipo al final de cada día en el siguiente formato:

Ahora, el informe debe colocarse en la celda B2 y debe tener el formato indicado.

Un ejemplo de informe completo será como se muestra a continuación:

A excepción de los datos de las siguientes celdas, la información es constante para cada informe que genere para el proyecto.

• C3 - Informe por fecha.
• C13: número de tareas completadas hoy.
• C14 - Número total de tareas completadas.
• C15 -% de trabajo completado.

De estos también, en C3 (Informe de fecha) puede colocar la función de Excel = TODAY ()que coloca la fecha de su informe sin su intervención. Además, en la celda C15, puede tener la fórmula C14 / C12 y formatear la celda C15 como porcentaje para que Excel le calcule el% de trabajo completado.

Esto lo deja con solo dos celdas: C13 y C14, que debe completar todos los días. Por tanto, lo ideal sería tener información para el resto de celdas, cada vez que tenga que crear el informe. Esto le ahorra tiempo y puede realizar la actividad mundana de informar en solo unos minutos.

Ahora, suponga que tiene que enviar dichos informes para tres proyectos. Puede imaginar el tiempo que puede ahorrar y asumir un trabajo más desafiante durante el día y, por supuesto, obtener los elogios de su administración.

Puede lograrlo grabando una macro por proyecto y ejecutándola día a día para generar los informes necesarios en tan solo unos minutos. Sin embargo, cada vez que ejecute la macro, el informe debería aparecer en la hoja de trabajo como se indica arriba, independientemente de la celda activa. Para ello, debes utilizar referencias absolutas.

Asegurar referencias absolutas

Para grabar una macro con referencias absolutas, debe asegurarse de que la macro se esté grabando a partir de la celda donde deben comenzar los pasos. Esto significa que, en el caso del ejemplo dado en la sección anterior, debe hacer lo siguiente:

• Empiece a grabar la macro.
• Crea una nueva hoja de trabajo.
• Haga clic en cualquier celda que no sea B2 en la nueva hoja de trabajo.
• Haga clic en la celda B2.
• Continúe grabando la macro.

Esto creará una nueva hoja de trabajo para cada nuevo informe y colocará el formato del informe en la celda B2 cada vez que ejecute la macro.

Note - Los primeros tres pasos dados anteriormente son esenciales.

• Si no crea una nueva hoja de trabajo, cuando ejecuta la macro, coloca todo lo que registró en la misma hoja de trabajo en el mismo lugar. Esto no es lo que quieres. Debe tener cada informe en una hoja de trabajo diferente.

• Si no hace clic en una celda diferente al comienzo de la grabación, incluso si la celda activa es B2, Excel coloca los pasos registrados en la celda activa. Cuando ejecute la macro, colocará el formato de informe grabado en cualquier parte de la hoja de trabajo según la celda activa. Al hacer clic explícitamente en una celda que no sea B2 y luego en la celda B2, le está diciendo a la grabadora que siempre coloque sus pasos macro en la celda B2.

Grabar una macro

Puede comenzar a grabar la macro con el Record Macrocomando en la cinta en la pestaña VER → Macros. También puede hacer clic en elStart Recording Macro presente en el lado izquierdo de la barra de tareas de Excel.

• Empiece a grabar la macro. losRecord Macro aparece el cuadro de diálogo.

• Dé un nombre significativo para identificar la macro como un informe de un proyecto en particular.

• Seleccione este libro en Store macro in, ya que solo generará informes a partir de este libro de trabajo específico.

• Dé una descripción a su macro y haga clic en Aceptar.

Tu macro comienza a grabar.

• Crea una nueva hoja de trabajo. Esto asegura que su nuevo informe estará en una nueva hoja de trabajo.

• Haga clic en cualquier celda que no sea B2 en la nueva hoja de trabajo.

• Haga clic en la celda B2. Esto asegura que la macro coloque sus pasos grabados en B2 siempre.

• Cree el formato para el informe.

• Complete la información estática para el informe del proyecto.

• Coloque = HOY () en C3 y = C14 / C12 en la celda C15.

• Formatea las celdas con fechas.

Deja de grabar la macro.

Puede detener la grabación de la macro con el Stop Recording en la cinta de opciones en la pestaña VER → Macros o haciendo clic en el botón Detener grabación de macro presente en el lado izquierdo de la barra de tareas de Excel.

Su macro Informe de proyecto está lista. Guarde el libro de trabajo como un libro de trabajo habilitado para macros (con la extensión .xlsm).

Ejecutando una macro

Puede generar cualquier número de informes en unos segundos con solo ejecutar la macro.

• Haga clic en el botón VER en la cinta.
• Haga clic en Macros.
• Seleccione Ver macros en la lista desplegable. Aparece el cuadro de diálogo Macro.
• Haga clic en la macro Report_ProjectXYZ.
• Haga clic en el botón Ejecutar.

Se creará una nueva hoja de trabajo en su libro de trabajo, con la plantilla del informe creada en la celda B2.

Las macros de referencia relativa registran un desplazamiento desde la celda activa. Tales macros serán útiles si tiene que repetir los pasos en varios lugares de la hoja de trabajo.

Suponga que debe analizar los datos de votantes recopilados de 280 distritos electorales. Para cada circunscripción, se recopilan los siguientes detalles:

• Nombre de la circunscripción.
• Población total en la circunscripción.
• Número de votantes en la circunscripción.
• Número de votantes masculinos y
• Número de votantes mujeres.

Los datos se le proporcionan en una hoja de trabajo como se indica a continuación.

No es posible analizar los datos en el formato anterior. Por lo tanto, organice los datos en una tabla como se muestra a continuación.

Si intenta organizar los datos proporcionados en el formato anterior:

• Se necesita una cantidad considerable de tiempo para organizar los datos de las 280 circunscripciones

• Puede ser propenso a errores

• Se convierte en una tarea mundana que no te permite concentrarte en cosas técnicas.

La solución es grabar una macro para que pueda completar la tarea en no más de unos segundos. La macro necesita usar referencias relativas, ya que se moverá hacia abajo en las filas mientras organiza los datos.

Usar referencias relativas

Para que la grabadora de macros sepa que tiene que usar referencias relativas, haga lo siguiente:

• Haga clic en el VIEW pestaña de la cinta.

• Hacer clic Macros.

• Hacer clic Use Relative References.

Preparación del formato de datos

El primer paso para organizar los datos dados anteriormente es definir el formato de datos en una tabla con encabezados.

Cree la fila de encabezados como se muestra a continuación.

Grabar una macro

Grabe la macro de la siguiente manera:

• Haga clic en Grabar macro.

• Asigne un nombre significativo, por ejemplo, DataArrange a la macro.

• Tipo = row ()- 3en la celda B4. Esto se debe a que S. No. es el número de fila actual: las 3 filas que están por encima.

• Corta las celdas B5, B6, B7, B8 y B9 y pégalas en las celdas C4 a C8 respectivamente.

• Ahora haga clic en la celda B5. Su tabla se ve como se muestra a continuación.

El primer conjunto de datos se organiza en la primera fila de la tabla. Elimine las filas B6 - B11 y haga clic en la celda B5.

Puede ver que la celda activa es B5 y el siguiente conjunto de datos se colocará aquí.

Deja de grabar la macro. Su macro para ordenar los datos está lista.

Ejecutando una macro

Debe ejecutar la macro repetidamente para completar la disposición de los datos en la tabla como se indica a continuación.

La celda activa es B5. Ejecute la macro. El segundo conjunto de datos se organizará en la segunda fila de la tabla y la celda activa será B6.

Ejecute la macro nuevamente. El tercer conjunto de datos se organizará en la tercera fila de la tabla y la celda activa se convertirá en B7.

Cada vez que ejecuta la macro, la celda activa avanza a la siguiente fila, lo que facilita la repetición de los pasos registrados en las posiciones adecuadas. Esto es posible debido a las referencias relativas en macro.

Ejecute la macro hasta que todos los 280 conjuntos de datos estén organizados en 280 filas en la tabla. Este proceso lleva unos segundos y, como los pasos están automatizados, todo el ejercicio está libre de errores.

Excel almacena las macros como código Excel VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Después de grabar una macro, puede ver el código que se genera, modificarlo, copiar una parte de él, etc. Incluso puede escribir un código de macro usted mismo si se siente cómodo con la programación en VBA.

Aprenderá a crear una macro escribiendo un código VBA en el capítulo Creación de una macro con el editor VBA. Aprenderá a modificar una macro editando el código VBA en el capítulo: Edición de una macro. Aprenderá las funciones de Excel VBA en este capítulo.

Ficha Desarrollador en la cinta

Puede acceder al código de macro en VBA desde la pestaña Desarrollador en la cinta.

Si no encuentra la pestaña Desarrollador en la cinta, debe agregarla de la siguiente manera:

• Haga clic derecho en la cinta.

• Seleccione Customize the Ribbon de la lista desplegable.

los Excel Options aparece el cuadro de diálogo.

• Seleccione Main Tabs desde Customize the Ribbon la lista desplegable.

• Marque la casilla - Desarrollador en la lista de pestañas principales y haga clic en Aceptar. Aparece la pestaña de desarrollador.

Comandos de desarrollador para macros

Necesita conocer los comandos que son para macros en la pestaña de desarrollador.

Haga clic en la pestaña DESARROLLADOR en la cinta. Los siguientes comandos están disponibles en el grupo Código:

• Visual Basic
• Macros
• Grabar macro
• Usar referencias relativas
• Seguridad macro

El comando de Visual Basic se usa para abrir el Editor de VBA en Excel y el comando Macros se usa para ver, ejecutar y eliminar las macros.

Ya ha aprendido otros comandos además del Editor de VBA en los capítulos anteriores.

Editor de VBA

VBA Editor o VBE es la plataforma de desarrollo de VBA en Excel.

Abra el libro de trabajo - MyFirstMacro.xlsm que guardó anteriormente en el capítulo - Creación de una macro simple, en este tutorial.

Puede abrir el VBE de cualquiera de las dos formas:

Option 1 - Haga clic en Visual Basic en el grupo Código debajo de la pestaña Desarrollador en la cinta.

Option 2 - Haga clic en Editar en el cuadro de diálogo Macro que aparece cuando hace clic en la pestaña VER → Macros → Ver macros

VBE aparece en una nueva ventana.

El nombre de su libro de Excel habilitado para macros aparece con el prefijo: Microsoft Visual Basic para Aplicaciones.

Encontrará lo siguiente en el VBE:

• Explorador de proyectos.
• Properties.
• Ventana de módulo con código.

Explorador de proyectos

Project Explorer es donde encuentra los nombres de los proyectos de VBA. En un proyecto, encontrará nombres de hojas y nombres de módulos. Cuando hace clic en el nombre de un módulo, el código correspondiente aparece en el lado derecho de una ventana.

Ventana Propiedades

Las Propiedades son los parámetros de los objetos VBA. Cuando tenga un objeto como un botón de comando, sus propiedades aparecerán en la ventana Propiedades.

Ventana de módulo con código

El código de una macro se almacenará en un módulo en VBA. Cuando selecciona una macro y hace clic en Editar, el código de la macro aparece en la ventana del módulo correspondiente.

Cuando graba una macro, Excel la almacena como un código VBA. Puede ver este código en el editor de VBA. Puede comprender el código y modificarlo si tiene un conocimiento sustancial de Excel VBA. Puede consultar el tutorial de Excel VBA en esta biblioteca de tutoriales para comprender el idioma.

Sin embargo, aún puede ver el código de macro en el editor de Excel VBA y hacer coincidir los pasos que registró en la macro. Aprenderá a ver el código y comprenderlo para la primera macro que creó en este tutorial: MyFirstMacro.

Ver un código de macro en el editor de VBA

Para ver un código de macro, haga lo siguiente:

• Abra el libro de trabajo en el que almacenó la macro.
• Haga clic en la pestaña VER en la cinta.
• Haga clic en Macros.
• Seleccione Ver macros en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Macro.

• Haga clic en MyFirstMacro en la lista de macros.
• Haga clic en el botón Editar.

Se abre el editor de VBA y aparece el código de la macro MyFirstMacro.

Comprensión de las acciones grabadas como partes del código

Puede navegar a través del código de macro y asignarlos a sus pasos registrados.

• Empiece a leer el código.
• Asigne el código a los pasos registrados.

Desplácese hacia abajo en el código para ver más código. Alternativamente, puede ampliar la ventana de código.

Observe que el código es simple. Si aprende Excel VBA, puede crear las macros escribiendo el código en el editor de VBA.

Aprenderá a escribir un código VBA para crear una macro en el capítulo: Creación de una macro con el editor VBA.

Suponga que ha creado una macro que necesita ejecutar varias veces. Por ejemplo, las macros que ha creado para referencias absolutas y relativas. Entonces, sería fácil para usted si pudiera ejecutar la macro con un clic del mouse. Puede lograr esto asignando la macro a un objeto como una forma, un gráfico o un control.

En este capítulo, aprenderá cómo incluir un objeto en su libro de trabajo y asignarle una macro.

Recuerde la macro que creó utilizando referencias relativas. La macro organiza los datos proporcionados en una columna en una tabla para facilitar el análisis de datos.

Asignar una macro a una forma

Puede insertar una forma en su hoja de trabajo que tenga una forma significativa con texto autoexplicativo, que cuando se hace clic en él, ejecuta la macro que se le asigna.

• Haga clic en el INSERT pestaña de la cinta.

• Hacer clic Shapes en el grupo Ilustraciones.

• Seleccione cualquiera de las formas listas para usar que aparecen en la lista desplegable. Por ejemplo, la forma Diagrama de flujo: preparación, ya que está en el proceso de preparación de los datos.

Dibuja la forma y dale formato.

• Haga clic derecho en la forma y seleccione Edit Text de la lista desplegable.

• Escriba texto dentro de la forma - Ejecutar macro.

• Formatee el texto.

• Haz clic derecho en la forma.
• Seleccione Asignar macro en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Asignar macro. Haga clic en el nombre de la macro, es decir, RelativeMacro y haga clic en Aceptar.

La macro se asigna a la forma.

• Haga clic en la celda donde tiene que ejecutar la macro, digamos B4.

• Mueva el cursor (puntero) a la forma. El cursor (puntero) cambia a dedo.

Ahora haz clic en la forma. La macro se ejecutará. Simplemente repita los clics del mouse para ejecutar la macro varias veces y habrá terminado con la tarea de organizar los datos en una tabla en cuestión de unos segundos.

Asignar una macro a un gráfico

Puede insertar un gráfico en la hoja de trabajo y asignarle una macro. El gráfico se puede elegir para visualizar su macro. Por ejemplo, puede tener un gráfico de tabla que represente que la macro organizará los datos en una tabla.

• Haga clic en la pestaña INSERTAR en la cinta.
• Haga clic en Imágenes en el grupo Ilustraciones.
• Seleccione un archivo que contenga su gráfico.

El resto de pasos son los mismos que los de forma dados en el apartado anterior.

Asignar una macro a un control

Insertar un control VBA y asignarle una macro hace que su trabajo se vea profesional. Puede insertar controles VBA desde la pestaña Desarrollador en la cinta.

• Haga clic en el DEVELOPER pestaña de la cinta.

• Hacer clic Insert en el grupo Controles.

Seleccione el icono de botón debajo Form Controls de la lista desplegable como se muestra en la captura de pantalla que se muestra a continuación:

• Haga clic en la celda de la hoja de trabajo donde desea insertar el control de botón. Aparece el cuadro de diálogo Asignar macro.

• Haga clic en el nombre de la macro y haga clic en Aceptar.

Se insertará el botón de control con la macro asignada.

• Haga clic derecho en el botón.
• Haga clic en Editar texto.
• Tipo: ejecutar macro.
• Dar formato al texto y cambiar el tamaño del botón.

Puede ejecutar la macro tantas veces como desee con solo hacer clic en el botón repetidamente.

El uso de controles de formulario es una forma fácil y eficaz de interactuar con el usuario. Aprenderá más sobre esto en el capítulo Interacción con el usuario.

Hay varias formas de ejecutar una macro en su libro de trabajo. La macro se habría guardado en su libro de trabajo habilitado para macros o en su libro de trabajo de macros personal al que puede acceder desde cualquier libro de trabajo como aprendió anteriormente.

Puede ejecutar una macro de las siguientes formas:

• Ejecución de una macro desde la pestaña Ver
• Ejecutar una macro presionando Ctrl más una tecla de método abreviado
• Ejecución de una macro haciendo clic en un botón de la barra de herramientas de acceso rápido
• Ejecución de una macro haciendo clic en un botón en un grupo personalizado en la cinta
• Ejecutar una macro haciendo clic en un objeto gráfico
• Ejecución de una macro desde la pestaña Desarrollador
• Ejecución de una macro desde el editor de VBA

Ejecución de una macro desde la pestaña Ver

Ya aprendió a ejecutar una macro desde la pestaña Ver en la cinta. Un resumen rápido:

• Haga clic en la pestaña VER en la cinta.
• Haga clic en Macros.
• Seleccione Ver macros en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Macro.

• Haga clic en el nombre de la macro.
• Haga clic en el botón Ejecutar.

Ejecución de una macro con tecla de método abreviado

Puede asignar una tecla de método abreviado (Ctrl + tecla) para una macro. Puede hacer esto mientras graba la macro en elCreate Macrocaja de diálogo. De lo contrario, puede agregar esto más adelante en elMacro Options caja de diálogo.

Adición de una tecla de método abreviado durante la grabación de una macro

• Haga clic en la pestaña VER.
• Haga clic en Macros.
• Seleccione Grabar macro en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Crear macro.

• Escriba un nombre de macro
• Escriba una letra, diga q, en el cuadro junto a Ctrl + debajo de la tecla de método abreviado.

Agregar una tecla de método abreviado en las opciones de macro

• Haga clic en la pestaña VER.
• Haga clic en Macros.
• Seleccione Ver macros en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Macro.

• Seleccione el nombre de la macro.
• Haga clic en el botón Opciones.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de macro. Escriba una letra, diga q, en el cuadro junto a Ctrl + debajo de la tecla de método abreviado. Haga clic en Aceptar.

Para ejecutar la macro con la tecla de método abreviado, presione la tecla Ctrl y la tecla q juntas. La macro se ejecutará.

Note- Puede utilizar cualquier letra minúscula o mayúscula para la tecla de método abreviado de una macro. Si usa cualquier combinación de Ctrl + letra que sea una tecla de método abreviado de Excel, la anulará. Los ejemplos incluyen Ctrl + C, Ctrl + V, Ctrl + X, etc. Por lo tanto, use su jurisdicción al elegir las letras.

Ejecución de una macro a través de la barra de herramientas de acceso rápido

Puede agregar un botón de macro a la barra de herramientas de acceso rápido y ejecutar la macro haciendo clic en él. Esta opción sería útil cuando almacene sus macros en un libro de macros personal. El botón agregado aparecerá en la barra de herramientas de acceso rápido en cualquier libro de trabajo que abra, lo que le facilitará la ejecución de la macro.

Suponga que tiene una macro con el nombre MyMacro en su libro de trabajo de macros personal.

Para agregar el botón de macro a la barra de herramientas de acceso rápido, haga lo siguiente:

• Haga clic derecho en la barra de herramientas de acceso rápido.

• Seleccione Customize Quick Access Toolbar de la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Excel. Seleccione Macros de la lista desplegable bajo la categoría-Choose commands from.

Aparece una lista de macros en Macros.

• Haga clic en PERSONAL.XLSB! MyMacro.
• Haga clic en el botón Agregar.

El nombre de la macro aparece en el lado derecho, con una imagen de botón de macro.

Para cambiar la imagen del botón macro, proceda de la siguiente manera:

• Haga clic en el nombre de la macro en el cuadro de la derecha.
• Haga clic en el botón Modificar.

los Modify Buttonaparece el cuadro de diálogo. Seleccione un símbolo para configurarlo como el icono del botón.

Modifique el nombre para mostrar que aparece cuando coloca el puntero en la imagen del botón en la barra de herramientas de acceso rápido a un nombre significativo, por ejemplo, Ejecutar MyMacro para este ejemplo. Haga clic en Aceptar.

El nombre de la macro y el símbolo del icono cambian en el panel derecho. Haga clic en Aceptar.

El botón de macro aparece en la barra de herramientas de acceso rápido y el nombre de visualización de macro aparece cuando coloca el puntero sobre el botón.

Para ejecutar la macro, simplemente haga clic en el botón de macro en la barra de herramientas de acceso rápido.

Ejecución de una macro en un grupo personalizado

Puede agregar un grupo personalizado y un botón personalizado en la cinta y asignar su macro al botón.

• Haga clic derecho en la cinta.
• Seleccione Personalizar la cinta de la lista desplegable.

los Excel Options aparece el cuadro de diálogo.

• Seleccione Fichas principales en Personalizar la cinta.
• Haga clic en Nueva pestaña.

La nueva pestaña (personalizada) aparece en la lista de pestañas principales.

• Haga clic en Nueva pestaña (personalizada).
• Haga clic en el botón Nuevo grupo.

El Nuevo grupo (personalizado) aparece en Nueva pestaña (personalizado).

• Haga clic en Nueva pestaña (personalizada).
• Haga clic en el botón Cambiar nombre.

Aparece el cuadro de diálogo Cambiar nombre. Escriba el nombre de la pestaña personalizada que aparece en las pestañas principales de la cinta, diga - Mis macros y haga clic en Aceptar.

Note- Todas las pestañas principales de la cinta están en mayúsculas. Puede usar su discreción para usar letras mayúsculas o minúsculas. He elegido minúsculas con mayúsculas para que destaquen en las pestañas estándar.

El nombre de la nueva pestaña cambia a Mis macros (personalizado).

• Haga clic en Nuevo grupo (personalizado).
• Haga clic en el botón Cambiar nombre.

los Renameaparece el cuadro de diálogo. Escriba el nombre del grupo en el cuadro de diálogo Nombre para mostrar y haga clic en Aceptar.

El nuevo nombre del grupo cambia a Macros personales (personalizado).

Haga clic en Macros en el panel izquierdo debajo de Choose commands from.

• Seleccione el nombre de su macro, digamos - MyFirstMacro de la lista de macros.
• Haga clic en el botón Agregar.

La macro se agregará en el grupo Macros personales (personalizado).

• Haga clic en Mis macros (personalizado) en la lista.
• Haga clic en las flechas para mover la pestaña hacia arriba o hacia abajo.

La posición de la pestaña en la lista de pestañas principales determina dónde se colocará en la cinta. Haga clic en Aceptar.

Su pestaña personalizada: Mis macros aparece en la cinta.

Haga clic en la pestaña - Mis macros. El grupo de Macros personales aparece en la cinta. MyFirstMacro aparece en el grupo Macros personales. Para ejecutar la macro, simplemente haga clic en MyFirstMacro en el grupo Macros personales.

Ejecución de una macro haciendo clic en un objeto

Puede insertar un objeto como una forma, un gráfico o un control VBA en su hoja de trabajo y asignarle una macro. Para ejecutar la macro, simplemente haga clic en el objeto.

Para obtener detalles sobre cómo ejecutar una macro usando objetos, consulte el capítulo Asignación de macros a objetos.

Ejecución de una macro desde la pestaña Desarrollador

Puede ejecutar una macro desde la pestaña Desarrollador.

• Haga clic en la pestaña Desarrollador en la cinta.
• Haga clic en Macros.

Aparece el cuadro de diálogo Macro. Haga clic en el nombre de la macro y luego en Ejecutar.

Ejecución de una macro desde el editor de VBA

Puede ejecutar una macro desde el editor de VBA de la siguiente manera:

• Haga clic en la pestaña Ejecutar en la cinta.
• Seleccione Ejecutar Sub / UserForm de la lista desplegable.

Puede crear una macro escribiendo el código en el editor de VBA. En este capítulo, aprenderá dónde y cómo escribir el código para una macro.

Módulos y objetos de VBA

Antes de comenzar a codificar una macro, comprenda los módulos y objetos de VBA.

• Abra el libro de trabajo habilitado para macros con su primera macro.
• Haga clic en la pestaña DESARROLLADOR en la cinta.
• Haga clic en Visual Basic en el grupo Código.

Se abre la ventana del editor de VBA.

Observará lo siguiente en la ventana Explorador de proyectos:

• Su libro de trabajo habilitado para macros: MyFirstMacro.xlsm aparece como un proyecto VBA.

• Todas las hojas de trabajo y el libro de trabajo aparecen como Objetos de Microsoft Excel en el proyecto.

• Module1 aparece en Módulos. Su código de macro se encuentra aquí.

• Haga clic en Module1.

• Haga clic en la pestaña Ver en la cinta.

• Seleccione Código de la lista desplegable.

Aparece el código de su macro.

Creación de una macro mediante codificación

A continuación, cree una segunda macro en el mismo libro de trabajo, esta vez escribiendo código VBA.

Puede hacer esto en dos pasos:

• Inserte un botón de comando.

• Escriba el código que indique las acciones que se llevarán a cabo cuando haga clic en el botón de comando.

Insertar un botón de comando

• Crea una nueva hoja de trabajo.

• Haga clic en la nueva hoja de trabajo.

• Haga clic en el botón DESARROLLADOR de la cinta.

• Haga clic en Insertar en el grupo Controles.

• Seleccione el icono de botón de Form Controls.

• Haga clic en la hoja de trabajo donde desea colocar el botón de comando.
• Aparece el cuadro de diálogo Asignar macro.

Aparece el editor de Visual Basic.

Observará lo siguiente:

• Se inserta un nuevo módulo, Module2, en el Explorador de proyectos.
• Aparece la ventana de código con el título Módulo2 (Código).
• Se inserta un subprocedimiento Button1_Click () en el código Module2.

Codificación de la macro

La codificación la realiza a medias el propio editor de VBA.

Por ejemplo, escriba MsgBox “Best Wishes to You!”en el subprocedimiento Button1_Click (). Se mostrará un cuadro de mensaje con la cadena dada cuando se haga clic en el botón de comando.

¡Eso es! Su código de macro está listo para ejecutarse. Como sabe, el código VBA no requiere compilación, ya que se ejecuta con un intérprete.

Ejecución de la macro desde el editor de VBA

Puede probar su código de macro desde el propio editor de VBA.

• Haga clic en la pestaña Ejecutar en la cinta.

• Seleccione Ejecutar Sub / UserForm de la lista desplegable. El cuadro de mensaje con la cadena que escribió aparece en su hoja de trabajo.

Puede ver que el botón está seleccionado. Haga clic en Aceptar en el cuadro de mensaje. Volverá al editor de VBA.

Ejecutar la macro desde la hoja de trabajo

Puede ejecutar la macro que codificó tantas veces como desee desde la hoja de trabajo.

• Haga clic en algún lugar de la hoja de trabajo.
• Haga clic en el botón. El cuadro de mensaje aparece en la hoja de trabajo.

Ha creado una macro escribiendo código VBA. Como puede observar, la codificación VBA es simple.

Ha aprendido a escribir código de macro en el editor de VBA en el capítulo anterior. Puede editar el código de la macro, cambiar el nombre de una macro y eliminar una macro.

Si domina Excel VBA, escribir código o modificar código para una macro es una tarea trivial. Puede editar el código de macro como desee. Si desea realizar solo unos pocos cambios simples en el código de macro, incluso puede copiar el código de macro de un lugar a otro.

Copiar un código de macro

Ha creado dos macros: MyFirstMacro y Button1_Click en el libro de trabajo habilitado para macros MyFirstMacro.xlsm. Ha creado la primera macro grabando los pasos y la segunda macro escribiendo código. Puede copiar el código de la primera macro a la segunda macro.

• Abra el libro MyFirstMacro.xlsm.

• Haga clic en la pestaña Desarrollador en la cinta.

• Haga clic en Visual Basic. Se abre el editor de Visual Basic.

• Abra el código para Module1 (código de macro MyFirstMacro) y Module2 (código de macro Button1_Click ()).

• Haga clic en la pestaña Ventana en la cinta.

• Seleccione Mosaico horizontalmente en la lista desplegable.

Puede ver el código de las dos macros en las ventanas en mosaico.

• Copie la línea MsgBox en el código Module2.

• Pégalo encima de esa línea.

• Modifique la cadena como -

  MsgBox "¡Hola mundo!"

• Copie el siguiente código de Module1.

Péguelo en el código Module2 entre las dos líneas de código MsgBox.

• Haga clic en el icono Guardar para guardar el código.

• Haga clic en el botón en la hoja de Excel. Aparece un cuadro de mensaje con el mensaje: ¡Hola, mundo! Haga clic en Aceptar.

Aparecen los datos de la tabla (de acuerdo con el código que copió) y aparece un cuadro de mensaje con el mensaje - ¡Mis mejores deseos para usted!

Puede modificar el código en unos pocos pasos. Esta es la tarea más fácil para un principiante.

Cambiar el nombre de una macro

Suponga que desea ejecutar la macro editada desde cualquier hoja de trabajo que no sea la que tiene el botón de comando. Puede hacerlo independientemente del clic del botón cambiando el nombre de la macro.

• Haga clic en la pestaña VER en la cinta.
• Haga clic en Macros.
• Seleccione Ver macros en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Macro.

• Haga clic en el nombre de la macro: Button1_Click.
• Haga clic en el botón Editar.

El código de macro aparece en el editor de VBA.

Cambie el nombre que aparece en la línea Sub de Button1_Click a RenamedMacro. Deje Sub y los paréntesis como están.

Abra el cuadro de diálogo Macro. El nombre de la macro aparece con el cambio de nombre.

• Haga clic en RenamedMacro.
• Haga clic en el botón Ejecutar. La macro se ejecuta. Ahora no es necesario hacer clic en un botón.

Eliminar una macro

Puede eliminar una macro que haya grabado o codificado.

• Abra el cuadro de diálogo Macros.
• Haga clic en el nombre de la macro.
• Haga clic en el botón Eliminar.

los Delete Aparece un mensaje de confirmación.

Hacer clic Yessi está seguro de eliminar la macro. De lo contrario, haga clic en No.

En ocasiones, es posible que deba recopilar información repetidamente de otros. Excel VBA le proporciona una manera fácil de manejar esta tarea:UserForm. Como cualquier otro formulario que llene, UserForm hace que sea fácil de entender qué información se debe proporcionar. UserForm es fácil de usar en la forma en que los controles provistos son autoexplicativos, acompañados de instrucciones adicionales cuando sea necesario.

La principal ventaja de UserForm es que puede ahorrar el tiempo que gasta en qué y cómo se debe completar la información.

Crear un formulario de usuario

Para crear un formulario de usuario, proceda de la siguiente manera:

• Haga clic en la pestaña DESARROLLADOR en la cinta.
• Haga clic en Visual Basic. Se abre una ventana de Visual Basic para el libro.
• Haga clic en Insertar,
• Seleccione UserForm de la lista desplegable.

El formulario de usuario aparece en el lado derecho de la ventana.

Entendiendo el UserForm

Maximice la ventana UserForm.xlsx - UserForm1.

Estás en el modo de diseño ahora. Puede insertar controles en el UserForm y escribir código para las acciones respectivas. Los controles están disponibles en ToolBox. Las propiedades de UserForm están en la ventana Propiedades. UserForm1 (título del UserForm) se proporciona en Formularios en el Explorador de proyectos.

• Cambie el título del UserForm a Informe del proyecto - Diariamente en la ventana de propiedades.
• Cambie el nombre del UserForm a ProjectReport.

Los cambios se reflejan en el formulario de usuario, las propiedades y el explorador del proyecto.

Controles en ToolBox

Un UserForm tendrá diferentes componentes. Cuando haga clic en cualquiera de los componentes, se le proporcionarán instrucciones sobre qué y cómo se debe proporcionar la información o se le proporcionarán opciones (elecciones) para seleccionar. Todos estos se proporcionan mediante controles ActiveX en el cuadro de herramientas del UserForm.

Excel proporciona dos tipos de controles: controles de formulario y controles ActiveX. Debe comprender la diferencia entre estos dos tipos de controles.

Controles de formulario

Los controles de formulario son los controles originales de Excel que son compatibles con versiones anteriores de Excel, comenzando con la versión 5.0 de Excel. Los controles de formulario también están diseñados para su uso en hojas de macros XLM.

Puede ejecutar macros mediante controles de formulario. Puede asignar una macro existente a un control o escribir o grabar una nueva macro. Cuando se hace clic en el control, la macro. Ya aprendió cómo insertar un botón de comando desde los controles de formulario en la hoja de trabajo para ejecutar una macro. Sin embargo, estos controles no se pueden agregar a un formulario de usuario.

Controles ActiveX

Los controles ActiveX se pueden usar en VBA UserForms. Los controles ActiveX tienen amplias propiedades que puede utilizar para personalizar su apariencia, comportamiento, fuentes y otras características.

Tiene los siguientes controles ActiveX en UserForm ToolBox:

• Pointer
• Label
• TextBox
• ComboBox
• ListBox
• CheckBox
• OptionButton
• Frame
• ToggleButton
• CommandButton
• TabStrip
• MultiPage
• ScrollBar
• SpinButton
• Image

Además de estos controles, Visual Basic le proporciona la función MsgBox que se puede utilizar para mostrar mensajes y / o solicitar al usuario una acción.

En las siguientes secciones, comprenderá estos controles y MsgBox. Entonces, estará en condiciones de elegir cuáles de estos controles son necesarios para diseñar su UserForm.

Etiqueta

Puede utilizar etiquetas con fines de identificación mostrando texto descriptivo, como títulos, leyendas y / o instrucciones breves.

Example

Caja de texto

Puede usar un TextBox que es un cuadro rectangular para escribir, ver o editar texto. También puede usar un TextBox como un campo de texto estático que presenta información de solo lectura.

Example

Cuadro de lista

Puede utilizar un cuadro de lista para mostrar una lista de uno o más elementos de texto entre los que un usuario puede elegir. Utilice un cuadro de lista para mostrar una gran cantidad de opciones que varían en número o contenido.

• Inserte un ListBox en el UserForm.
• Haga clic en ListBox.
• Escriba ProjectCodes para el nombre en la ventana Propiedades del ListBox.

Hay tres tipos de cuadros de lista:

• Single-selection List box- Un cuadro de lista de selección única permite solo una opción. En este caso, un cuadro de lista se parece a un grupo de botones de opción, excepto que un cuadro de lista puede manejar una gran cantidad de elementos de manera más eficiente.

• Multiple selection List Box - Un cuadro de lista de selección múltiple permite una opción o opciones contiguas (adyacentes).

• Extended-selection List Box - Un cuadro de lista de selección extendida permite una opción, opciones contiguas y opciones no contiguas (o inconexas).

Puede seleccionar uno de estos tipos de cuadros de lista en la ventana Propiedades.

• Haga clic derecho en UserForm.
• Seleccione Ver código en la lista desplegable. Se abre la ventana de código de UserForm.
• Haga clic en Inicializar en el cuadro superior derecho de la ventana de código.
• Escriba lo siguiente en Private Sub UserForm_Initialize ().

ProjectCodes.List = Array ("Proj2016-1", "Proj2016-2", "Proj2016-3", "Proj20164", "Proj2016-5")

• Haga clic en la pestaña Ejecutar en la cinta.
• Seleccione Ejecutar Sub / UserForm de la lista desplegable.

A continuación, puede escribir código para acciones al seleccionar un elemento en la lista. De lo contrario, puede mostrar el texto seleccionado, que es el caso para completar el Código del proyecto en el Informe.

Caja combo

Puedes usar ComboBoxque combina un cuadro de texto con un cuadro de lista para crear un cuadro de lista desplegable. Un cuadro combinado es más compacto que un cuadro de lista, pero requiere que el usuario haga clic en la flecha hacia abajo para mostrar la lista de elementos. Use un cuadro combinado para elegir solo un elemento de la lista.

• Inserte un ComboBox en el UserForm.
• Haga clic en el ComboBox.
• Escriba ProjectCodes2 para Nombre en la ventana Propiedades del ComboBox.

• Haga clic derecho en UserForm.
• Seleccione Ver código en la lista desplegable.
• Se abre la ventana de código de UserForm.

Escriba lo siguiente como se muestra a continuación.

ProjectCodes2.List = Array ("Proj2016-1", "Proj2016-2", "Proj2016-3", "Proj20164", "Proj2016-5")

• Haga clic en la pestaña Ejecutar en la cinta.
• Seleccione Ejecutar Sub / UserForm de la lista desplegable.

Haga clic en la flecha hacia abajo para mostrar la lista de elementos.

Haga clic en el elemento requerido, digamos, Project2016-5. La opción seleccionada se mostrará en el cuadro combinado.

Caja

Puede utilizar casillas de verificación para seleccionar una o más opciones que se muestran haciendo clic en las casillas. Las opciones tendrán etiquetas y podrás visualizar claramente qué opciones están seleccionadas.

Una casilla de verificación puede tener dos estados:

• Seleccionado (activado), indicado por una marca de verificación en el cuadro
• Borrado (desactivado), indicado por un cuadro transparente

Puede utilizar casillas de verificación para la selección de opciones en un cuadro combinado para ahorrar espacio. En tal caso, la casilla de verificación también puede tener un tercer estado:

• Mixto, es decir, una combinación de estados de encendido y apagado, indicado por un punto negro en el cuadro. Esto se mostrará para indicar múltiples selecciones en el cuadro combinado con casillas de verificación.

• Inserte casillas de verificación en el formulario de usuario como se muestra a continuación.

• Haga clic en la pestaña Ejecutar en la cinta.
• Seleccione Ejecutar Sub / UserForm de la lista desplegable.
• Haga clic en los cuadros de las opciones seleccionadas.

OptionButton

Puede utilizar un botón de opción, también conocido como botón de opción, para realizar una sola elección dentro de un conjunto limitado de opciones mutuamente excluyentes. Un botón de opción suele estar contenido en un cuadro de grupo o en un marco.

Un botón de opción está representado por un círculo pequeño. Un botón de opción puede tener uno de los dos estados siguientes:

• Seleccionado (activado), indicado por un punto en el círculo
• Borrado (desactivado), indicado por un espacio en blanco

Marco

Puede utilizar un control de fotograma, también denominado cuadro de grupo para agrupar los controles relacionados en una unidad visual. Normalmente, los botones de opción, las casillas de verificación o los contenidos estrechamente relacionados se agrupan en un control de marco.

Un control de marco está representado por un objeto rectangular con una etiqueta opcional.

• Inserte un marco con la leyenda "Elección".

• Inserte dos botones de opción con subtítulos "Sí" y "No" en el control de fotogramas. Las opciones Sí y No se excluyen mutuamente.

• Haga clic en la pestaña Ejecutar en la cinta.
• Seleccione Ejecutar Sub / UserForm de la lista desplegable.
• Haga clic en su opción seleccionada.

Botón de activación

Puede utilizar un botón de alternancia para indicar un estado, como Sí o No, o un modo, como encendido o apagado. El botón alterna entre un estado habilitado y deshabilitado cuando se hace clic en él.

Inserte un botón de alternancia en UserForm como se muestra a continuación:

• Haga clic en la pestaña Ejecutar en la cinta.

• Seleccione Ejecutar Sub / UserForm de la lista desplegable. El botón de alternancia estará habilitado de forma predeterminada.

Haga clic en el botón de alternancia. El botón de alternancia estará desactivado.

Si vuelve a hacer clic en el botón de alternancia, se habilitará.

Botón de comando

Puede utilizar un botón de comando para ejecutar una macro que realiza algunas acciones cuando el usuario hace clic en ella. Ya aprendió a usar un botón de comando en una hoja de trabajo para ejecutar una macro.

El botón de comando también se conoce como botón pulsador. Inserte un botón de comando en el formulario de usuario como se muestra a continuación:

• Haga clic derecho en el botón de comando.
• Escriba el siguiente código en el sub Commandbutton1_click ().

ProjectCodes2.DropDown

• Haga clic en la pestaña Ejecutar en la cinta.
• Seleccione Ejecutar Sub / UserForm de la lista desplegable.

Haga clic en el botón de comando. Se abre la lista desplegable del cuadro combinado, ya que es la acción que ha escrito en el código.

TabStrip

Puede insertar una tira de pestañas que se parezca a las pestañas de Excel en el UserForm.

Barra de desplazamiento

Puede utilizar una barra de desplazamiento para desplazarse por un rango de valores haciendo clic en las flechas de desplazamiento o arrastrando el cuadro de desplazamiento.

Inserte una barra de desplazamiento en el formulario de usuario dibujándola en la posición requerida y ajuste la longitud de la barra de desplazamiento.

• Haga clic derecho en la barra de desplazamiento.
• Seleccione Ver código en la lista desplegable. Se abre la ventana Código.
• Agregue la siguiente línea en sub ScrollBar1_Scroll ().

TextBox2.Text = "Scrolling Values"

• Haga clic en la pestaña Ejecutar en la cinta.
• Seleccione Ejecutar Sub / UserForm de la lista desplegable.

Arrastre el cuadro de desplazamiento. El texto: valores de desplazamiento se mostrarán en el cuadro de texto tal como lo especificó como acción para el desplazamiento de la barra de desplazamiento.

MsgBox ()

Puede utilizar la función MsgBox () para mostrar un mensaje cuando hace clic en algo. Puede ser una guía o alguna información o una advertencia o una alerta de error.

Por ejemplo, puede mostrar un mensaje de que los valores se están desplazando cuando comienza a desplazarse por el cuadro de desplazamiento.

Pantallas de iconos de cuadro de mensaje

Puede utilizar pantallas de icono de cuadro de mensaje que representen el mensaje específico. Tiene varios iconos de cuadro de mensaje para adaptarse a su propósito:

• Escriba el siguiente código en ScrollBar1_scroll.

MsgBox "Select Ok or Cancel", vbOKCancel, "OK  - Cancel Message" 
MsgBox "It's an Error!", vbCritical, "Run time result" 
MsgBox "Why this value", vbQuestion, "Run time result" 
MsgBox "Value Been for a Long Time", vbInformation, "Run time result" 
MsgBox "Oh Is it so", vbExclamation, "Run time result"

• Haga clic en la pestaña Ejecutar en la cinta.
• Seleccione Ejecutar Sub / UserForm de la lista desplegable.
• Arrastre el cuadro de desplazamiento.

Recibirá los siguientes cuadros de mensaje sucesivamente.

Diseño de UserForm

Ahora, comprende los diferentes controles que puede usar en un UserForm. Seleccione los controles, agrúpelos si es necesario y organícelos en el UserForm según una secuencia significativa. Escriba las acciones requeridas como código correspondiente a los controles respectivos.

Consulte el tutorial de VBA en esta biblioteca de tutoriales para obtener un ejemplo de UserForm.

Ha aprendido que la macro se almacena como código VBA en Excel. También ha aprendido que puede escribir código directamente para crear una macro en el editor de VBA. Sin embargo, como ocurre con cualquier código, incluso el código de macro puede tener defectos y es posible que la macro no se ejecute como esperaba.

Esto requiere examinar el código para encontrar los defectos y corregirlos. El término que se utiliza para esta actividad en el desarrollo de software es depuración.

Depuración de VBA

El editor de VBA le permite pausar la ejecución del código y realizar cualquier tarea de depuración requerida. A continuación se muestran algunas de las tareas de depuración que puede realizar.

• Pasando por el código
• Usar puntos de interrupción
• Hacer copias de seguridad o avanzar en el código
• No recorrer cada línea de código
• Consultar cualquier cosa mientras recorre el código
• Deteniendo la ejecución

Estas son solo algunas de las tareas que puede realizar en el entorno de depuración de VBA.

Repasando el código

Lo primero que debe hacer para la depuración es recorrer el código mientras lo ejecuta. Si tiene una idea de qué parte del código probablemente está produciendo el defecto, puede saltar a esa línea del código. De lo contrario, puede ejecutar el código línea por línea, retrocediendo o avanzando en el código.

Puede ingresar al código desde el cuadro de diálogo Macro en su libro de trabajo o desde el propio editor de VBA.

Stepping into the code from the workbook

Para acceder al código del libro de trabajo, haga lo siguiente:

• Haga clic en la pestaña VER en la cinta.
• Haga clic en Macros.
• Seleccione Ver macros en la lista desplegable.

Aparece el cuadro de diálogo Macro.

• Haga clic en el nombre de la macro.
• Haga clic en el botón Ingresar.

Se abre el editor de VBA y el código de macro aparece en la ventana de código. La primera línea del código macro se resaltará en color amarillo.

Stepping into the code from the VBA editor

Para ingresar al código desde el editor de VBA, haga lo siguiente:

• Haga clic en la pestaña DESARROLLADOR en la cinta.
• Haga clic en Visual Basic. Se abre el editor de VBA.
• Haga clic en el módulo que contiene el código de macro.

El código de macro aparece en la ventana de código.

• Haga clic en la pestaña Depurar en la cinta.

• Seleccione Step into de la lista desplegable.

Se resaltará la primera línea del código de macro. El código está en modo de depuración y las opciones de la lista desplegable Depurar se activarán.

Retroceder o avanzar en el código

Puede avanzar o retroceder en el código seleccionando Pasar por alto o Salir.

No recorrer cada línea de código

Puede evitar pasar por cada código de línea, si identifica una parte potencial del código que debe discutirse, seleccionando Ejecutar en cursor.

Usar puntos de interrupción

Alternativamente, puede establecer puntos de interrupción en líneas específicas de código y ejecutar el código, observando los resultados en cada punto de interrupción. Puede alternar un punto de interrupción y borrar todos los puntos de interrupción cuando sea necesario.

Usando Watch

Puede agregar un reloj durante la depuración, para evaluar una expresión y detener la ejecución cuando una variable alcanza un valor específico. Esto significa que configura una expresión de vigilancia, que será monitoreada hasta que sea verdadera y luego la macro se detendrá y lo dejará en modo de interrupción. VBA le proporciona varios tipos de relojes para seleccionar, con el fin de lograr lo que está buscando.

Deteniendo la ejecución

Durante la depuración, en cualquier momento, si ha encontrado una pista sobre lo que va mal, puede detener la ejecución para seguir descifrando.

Si es un desarrollador experimentado, la terminología de depuración le resulta familiar y las opciones de depuración del editor de VBA simplifican su vida. Incluso de lo contrario, no tomará mucho tiempo dominar esta habilidad si ha aprendido VBA y comprende el código.

Puede grabar una macro y guardarla con el nombre Auto_Open para ejecutarla cada vez que abra el libro que contiene esta macro.

También puede escribir código VBA para el mismo propósito con el evento Open del libro de trabajo. El evento Open ejecuta el código en el subprocedimiento Workbook_Open () cada vez que abre el libro.

Grabación de una macro Auto_Open

Puede grabar una macro Auto_Run de la siguiente manera:

• Haga clic en la pestaña VER en la cinta.
• Haga clic en Macros.
• Haga clic en Grabar macro. Aparece el cuadro de diálogo Grabar macro.
• Escriba Auto_Run para el nombre de la macro.
• Escriba una descripción y haga clic en Aceptar.

• Empiece a grabar la macro.
• Para de grabar.
• Guarde el libro como libro habilitado para macros.
• Cierre el libro de trabajo.
• Abra el libro de trabajo. La macro Auto_Run se ejecutará automáticamente.

Si desea que Excel se inicie sin ejecutar una macro Auto_Open, mantenga presionada la tecla MAYÚS cuando inicie Excel.

Limitaciones de la macro Auto_Open

Las siguientes son las limitaciones de la macro Auto_Open:

• Si el libro en el que guardó la macro Auto_Open contiene código para el evento Open del libro, el código para el evento Open anulará las acciones de la macro Auto_Open.

• Una macro Auto_Open se ignora cuando el libro se abre ejecutando código que usa el método Open.

• Una macro Auto_Open se ejecuta antes de que se abran otros libros. Por lo tanto, si registra acciones que desea que Excel realice en el libro predeterminado Book1 o en un libro que se carga desde la carpeta XLStart, la macro Auto_Open fallará cuando reinicie Excel, porque la macro se ejecuta antes de que se abran los libros predeterminados y de inicio. .

Si encuentra alguna de estas limitaciones, en lugar de grabar una macro Auto_Open, debe escribir un código para el evento Open como se describe en la siguiente sección.

Código VBA para evento abierto de un libro de trabajo

Puede escribir código que se ejecutará cuando abra un libro de trabajo. VBA le proporciona un evento llamado open que incorpora un procedimiento VBA para las acciones que se deben realizar al abrir un libro de trabajo.

Abra el libro de trabajo en el que almacenó la macro que ha escrito para las referencias absolutas: Report_ProjectXYZ. Cuando se ejecuta esta macro, se agregará una nueva hoja de trabajo en el libro de trabajo y la estructura del informe del proyecto aparecerá en la nueva hoja de trabajo.

Puede escribir un código de macro que realizará estas acciones cuando abra el libro. Eso significa que cuando abra el libro de trabajo Informe del proyecto, una nueva hoja de trabajo con la estructura del informe estará lista para que ingrese los detalles.

Siga el procedimiento que se indica a continuación en el editor de VBA

• Haga doble clic en ThisWorkbook en el Explorador de proyectos.

• En la ventana de código, seleccione Libro de trabajo en la lista desplegable de la izquierda y Abrir en la lista desplegable de la derecha. Aparece Sub Workbook_Open ().

• Haga clic en Módulos en el Explorador de proyectos.

• Haga doble clic en el nombre del módulo que contiene el código de la macro.

• Copie el código de macro del módulo y péguelo en el Sub WorkBook_Open ().

Guarde el libro de trabajo habilitado para macros. Ábrelo de nuevo. La macro se ejecuta y se inserta una nueva hoja de trabajo con la estructura del informe.