Macros de Excel: referencias absolutas

Las macros de Excel se pueden registrar con referencias absolutas o relativas. Una macro grabada con referencias absolutas coloca los pasos registrados exactamente en las celdas donde se registró, independientemente de la celda activa. Por otro lado, una macro registrada con referencias relativas puede realizar las tareas registradas en diferentes partes de la hoja de trabajo.

Aprenderá acerca de las referencias absolutas para macro en este capítulo. Aprenderá sobre referencias relativas en el próximo capítulo.

Suponga que tiene que enviar un informe sobre el trabajo de su equipo al final de cada día en el siguiente formato:

Ahora, el informe debe colocarse en la celda B2 y debe estar en el formato dado.

Un ejemplo de informe completo será como se muestra a continuación:

A excepción de los datos de las siguientes celdas, la información es constante para cada informe que genere para el proyecto.

  • C3 - Informe por fecha.
  • C13: número de tareas completadas hoy.
  • C14 - Número total de tareas completadas.
  • C15 -% de trabajo completado.

De estos también, en C3 (Informe de fecha) puede colocar la función de Excel = TODAY ()que coloca la fecha de su informe sin su intervención. Además, en la celda C15, puede tener la fórmula C14 / C12 y formatear la celda C15 como porcentaje para que Excel le calcule el% de trabajo completado.

Esto lo deja con solo dos celdas: C13 y C14, que debe completar todos los días. Por tanto, lo ideal sería tener información para el resto de celdas, cada vez que tenga que crear el informe. Esto le ahorra tiempo y puede realizar la actividad mundana de informar en solo unos minutos.

Ahora, suponga que tiene que enviar dichos informes para tres proyectos. Puede imaginar el tiempo que puede ahorrar y asumir un trabajo más desafiante durante el día y, por supuesto, obtener los elogios de su administración.

Puede lograrlo grabando una macro por proyecto y ejecutándola día a día para generar los informes necesarios en tan solo unos minutos. Sin embargo, cada vez que ejecute la macro, el informe debería aparecer en la hoja de trabajo como se indica arriba, independientemente de la celda activa. Para ello, debes utilizar referencias absolutas.

Asegurar referencias absolutas

Para grabar una macro con referencias absolutas, debe asegurarse de que la macro se esté grabando a partir de la celda donde deben comenzar los pasos. Esto significa que, en el caso del ejemplo dado en la sección anterior, debe hacer lo siguiente:

  • Empiece a grabar la macro.
  • Crea una nueva hoja de trabajo.
  • Haga clic en cualquier celda que no sea B2 en la nueva hoja de trabajo.
  • Haga clic en la celda B2.
  • Continúe grabando la macro.

Esto creará una nueva hoja de trabajo para cada nuevo informe y colocará el formato del informe en la celda B2 cada vez que ejecute la macro.

Note - Los primeros tres pasos dados anteriormente son esenciales.

  • Si no crea una nueva hoja de trabajo, cuando ejecuta la macro, coloca todo lo que registró en la misma hoja de trabajo en el mismo lugar. Esto no es lo que quieres. Debe tener cada informe en una hoja de trabajo diferente.

  • Si no hace clic en una celda diferente al comienzo de la grabación, incluso si la celda activa es B2, Excel coloca los pasos registrados en la celda activa. Cuando ejecute la macro, colocará el formato de informe grabado en cualquier parte de la hoja de trabajo según la celda activa. Al hacer clic explícitamente en una celda que no sea B2 y luego en la celda B2, le está diciendo a la grabadora que siempre coloque sus pasos macro en la celda B2.

Grabar una macro

Puede comenzar a grabar la macro con el Record Macrocomando en la cinta en la pestaña VER → Macros. También puede hacer clic en elStart Recording Macro presente en el lado izquierdo de la barra de tareas de Excel.

  • Empiece a grabar la macro. losRecord Macro aparece el cuadro de diálogo.

  • Dé un nombre significativo para identificar la macro como un informe de un proyecto en particular.

  • Seleccione este libro en Store macro in, ya que solo generará informes a partir de este libro de trabajo específico.

  • Dé una descripción a su macro y haga clic en Aceptar.

Tu macro comienza a grabar.

  • Crea una nueva hoja de trabajo. Esto asegura que su nuevo informe estará en una nueva hoja de trabajo.

  • Haga clic en cualquier celda que no sea B2 en la nueva hoja de trabajo.

  • Haga clic en la celda B2. Esto asegura que la macro coloque sus pasos grabados en B2 siempre.

  • Cree el formato para el informe.

  • Complete la información estática para el informe del proyecto.

  • Coloque = HOY () en C3 y = C14 / C12 en la celda C15.

  • Formatee las celdas con fechas.

Deja de grabar la macro.

Puede detener la grabación de la macro con el Stop Recording en la cinta de opciones en la pestaña VER → Macros o haciendo clic en el botón Detener grabación de macro presente en el lado izquierdo de la barra de tareas de Excel.

Su macro Informe de proyecto está lista. Guarde el libro de trabajo como un libro de trabajo habilitado para macros (con la extensión .xlsm).

Ejecutando una macro

Puede generar cualquier número de informes en unos segundos con solo ejecutar la macro.

  • Haga clic en el botón VER en la cinta.
  • Haga clic en Macros.
  • Seleccione Ver macros en la lista desplegable. Aparece el cuadro de diálogo Macro.
  • Haga clic en la macro Report_ProjectXYZ.
  • Haga clic en el botón Ejecutar.

Se creará una nueva hoja de trabajo en su libro de trabajo, con la plantilla del informe creada en la celda B2.