SharePoint - Bibliotecas
En este capítulo cubriremos las bibliotecas. Las bibliotecas son solo un caso especial de una lista. Heredan todas las características de una lista. Por lo tanto, todas las características que hemos visto hasta ahora se aplican a las bibliotecas del mismo modo que a las listas.
Diferencia entre lista y biblioteca
Aunque las listas y bibliotecas exhiben características similares, las siguientes son las diferencias:
La principal diferencia es que en una biblioteca, cada fila está asociada a un documento. Este documento puede ser de cualquier tipo. Por ejemplo, documentos de Office, imágenes, páginas web, documentos de Word Perfect, etc. La ventaja de utilizar documentos de Office es que existe una integración con las propias herramientas de Office.
La otra diferencia es más una diferencia de terminología que de funcionalidad. Por ejemplo, las columnas en una biblioteca significan los metadatos asociados con el documento.
Crear una biblioteca de documentos
En esta sección, veremos los conceptos básicos para trabajar con bibliotecas de documentos. Puede crear una biblioteca de documentos de la misma forma que ha creado una lista. Siga los pasos que se indican a continuación.
Step 1 - Vaya a Contenido del sitio y luego haga clic en "agregar una aplicación".
Step 2 - Click Document Library. Asigne un nombre a la biblioteca y haga clic en Crear.
Note - Aquí, aprenderemos sobre las opciones avanzadas.
Step 3 - Haga clic en Opciones avanzadas y nombre la biblioteca de documentos, Course Documents.
También tenemos la opción de configurar una versión aquí, pero sugiero no configurar una versión porque las mismas opciones no están disponibles en la configuración de la biblioteca. Sin embargo, si desea activar el control de versiones, hágalo en la configuración de la biblioteca, no aquí. Finalmente, tenemos la opción de decir qué tipo de documento queremos que sea la plantilla predeterminada. Seleccionaremos Word y haremos clic en Crear.
Step 4- Ahora, antes de agregar documentos, necesitamos agregar un par de columnas o campos. Vaya a la opción Biblioteca en la cinta y haga clic en Configuración de biblioteca.
Step 5- Agregue una nueva columna y esta columna será el curso que aparecerá en el campo de búsqueda en la lista de Cursos. Haga clic en Aceptar.
Step 6- Agreguemos una columna más. Nombraremos esta columna comoNumbery establezca el tipo en número. Establezca los valores mínimo y máximo, es decir, 0 y 100 respectivamente, y haga clic en Aceptar.
Puede ver que el esquema está listo.
Agregar un documento a la biblioteca
Ahora que tenemos el esquema listo, podemos agregar algunos documentos. Una forma de agregar un documento es crearlo aquí dentro de SharePoint.
Step 1- Ahora vayamos a la pestaña Archivos en la cinta. Haga clic en Nuevo documento.
Step 2 - Verás que Word está abierto y aquí podemos editar el contenido del documento.
Step 3 - Escribe un texto en la página de palabras abiertas.
El documento se guarda automáticamente, ahora regresemos al sitio y verá que se crea el documento de Word.
Step 4- Para editar los valores de los campos de metadatos, haga clic en las pequeñas elipses. Seleccione las elipses nuevamente en el cuadro de diálogo Document.docx y seleccioneRename de las opciones.
Step 5 - Ingrese la información requerida y haga clic en Guardar.
Otra forma en que podemos agregar un documento a una biblioteca de documentos es cargarlo.
Step 6 - Puedes subirlo usando New Document aquí.
Step 7 - También puede ir a la pestaña Archivos en la cinta y hacer clic en Cargar documento.
Step 8- Verá el siguiente cuadro de diálogo. Haga clic en Elegir archivos.
Step 9- Seleccione un archivo de muestra. Haga clic en Abrir.
Verá que el documento de muestra se agrega a la lista de la biblioteca.
Step 10- Si desea cargar varios documentos, puede arrastrarlos y soltarlos. Se cargarán varios documentos.
Una vez finalizada la carga, verá estos documentos en la lista.
Step 11 - Otra forma de configurar los metadatos es bajo el Library pestaña, haga clic en el Quick Edit opción en la cinta.
Step 12 - los metadatos están configurados, haga clic en Ver en la cinta para volver a la vista de lista estándar.
Verá que los archivos del documento son la lista como se ve en la siguiente captura de pantalla.
