SharePoint: funcionalidad de lista adicional

SharePoint proporciona muchas funciones para las listas. Proporciona almacenamiento para los datos de la lista, la capacidad de personalizar el esquema de la lista y la capacidad de ver, agregar, editar y eliminar elementos de la lista, etc. Hay muchas más funciones disponibles, como crear vistas en los datos de la lista, validación simple en ambos el nivel de campo y lista, aprobación de contenido, control de versiones de elementos, etc.

Puntos de vista

Empecemos a trabajar con Viewsen los datos de la lista. Aquí volvemos a la lista de Autores y, como puede observar, hemos agregado solo cuatro elementos. Con solo cuatro elementos, no es difícil obtener la información que necesitamos de sus datos.

A medida que aumenta el número de elementos, digamos de 4 a 50 a 100, hasta quizás 500, se vuelve cada vez más difícil echar un vistazo a la lista y obtener rápidamente la información que necesitamos. Para abordar este problema, SharePoint le permite crear múltiples Vistas en listas, de modo que podamos filtrar la información que no necesitamos, como:

• Podemos ordenar los valores del campo.
• Podemos agrupar información.
• Podemos obtener totales.
• También podemos tener diferentes formas de presentar la información.

Para la mayoría de las listas, cuando las crea, obtiene una Viewpor defecto. Se llama elAll Items View y esa es la vista que hemos visto en el ejemplo anterior.

Ahora echemos un vistazo a cómo podemos crear vistas personalizadas. Al igual que con la creación del esquema de lista, SharePoint nos ofrece un par de formas diferentes que podemos usar para crear vistas. Una forma es comenzar con una vista existente y cambiar la clasificación y el filtrado de diferentes columnas. Podemos obtener los datos de la forma que desea que se vean y luego guardarlos como una nueva vista.

Notará que si vamos a los otros encabezados de columna, la mayoría de ellos nos dan un pequeño menú desplegable al que podemos acceder como se muestra a continuación para el encabezado Salario / Tasa.

Vaya al encabezado de la otra columna: Bio. No tiene una lista desplegable ya que contiene varias líneas de texto. Las otras columnas tienen esta opción. Nos da la capacidad de ordenar la información o filtrarla.

Creemos un filtro aquí que solo muestre Empleados.

Una vez que agregamos ese filtro, observe que hay un pequeño ícono en el encabezado de la columna que indica que estos valores de campo se han filtrado. Clasifiquémoslo en orden descendente.

Así que ahora tenemos una nueva vista de los datos, es decir, la vista de orden descendente.

Ahora no se conserva el filtrado y la clasificación. Por lo tanto, debemos guardar la vista de orden descendente para el futuro.

Si simplemente navegamos de regreso a la lista de Autores, veremos All Items. Si queremos tener una vista que sea soloEmployees, ordenados por Salario / Tasa descendente, haga clic en SAVE THIS VIEW opción.

A esta vista la denominaremos vista Empleados. Seleccione entre las opciones dadas si esta vista debe estar disponible para todos los usuarios o solo para mí. Clic en Guardar.

Entonces, ahora tenemos dos vistas diferentes, la vista Todos los elementos y la vista Empleados, podemos cambiar entre estas vistas usando los enlaces en la parte superior de la vista Lista como se muestra en la captura de pantalla que se muestra a continuación.

Validación

Agregaremos reglas de validación simples a campos y elementos en una lista de SharePoint. Ahora, cuando creamos la lista de Autores, agregamos algunas reglas de validación usando las propiedades de los diferentes tipos de campos.

Hacer clic New Itemde la lista del autor. Ahora, haga clic enSave.

Al hacer clic en Guardar, obtendrá dos errores. Esto se debe a que hemos indicado que Nombre y Salario / Tarifa son campos obligatorios.

Ingrese el nombre y el salario / tarifa como Aamir Jameel y 1500 respectivamente. Hacer clicSave.

Como puede ver, todavía tenemos un problema con Salario / Tarifa, porque cuando creamos el campo indicamos que su valor debe estar entre 0 y 1000, y 1500 no cumple con ese requisito. Haga clic en Cancelar.

Vaya a la pestaña Lista en la cinta y luego haga clic en List Settings. Hacer clicName. Como puede ver en la captura de pantalla que se muestra a continuación, es un campo obligatorio,

Ahora regrese, haga clic en Salario / Tasa y desplácese hacia abajo. Verá que también es un campo obligatorio.

Aquí también hemos establecido el rango válido de valores. Entonces, está bien si el tipo de campo tiene estas propiedades, pero ¿qué haces si no las tiene? Bueno, podemos agregar una validación personalizada simple. Entonces, si nos desplazamos hacia abajo, puede ver que hay un área para la validación de columnas. Expandamos eso. Aquí podemos especificar una fórmula y luego dar un mensaje si el valor ingresado por el usuario no satisface esa fórmula.

Si no está familiarizado con la creación de fórmulas en SharePoint, hay un vínculo que le brinda ayuda sobre cómo hacerlo.

Ahora la validación que queremos agregar es que si no eres un empleado, entonces tu Salario / Tarifa indica tu tarifa por hora y queremos decir que el valor máximo de la tarifa es $ 50.00. Entonces, aquí, la validación depende tanto del valor del campo Empleado como del campo Salario / Tarifa. Por lo tanto, en lugar de agregar la validación a cualquiera de esos campos, lo agregaremos al elemento y luego la forma en que indicamos la validación del elemento es yendo a Configuración de la lista.

Hacer clic Validation Settings y configure la fórmula como se muestra a continuación.

Entonces, la condición será bastante simple, primero, ¿es usted un empleado? Entonces, si usted es un empleado, entonces ya establecemos el rango válido de valores de salario entre 0 y 1000. Por lo tanto, solo se devuelve el valor verdadero. Si no es un empleado, comprobaremos si el salario / tarifa es menor o igual a 50.

Si esta fórmula devuelve Verdadero, el elemento se considera válido. Si devuelve falso, no es válido. Por último, agregamos el mensaje de error, 'La tarifa máxima para un colaborador es de $ 50'.

Esto completa la configuración de validación. Clic en Guardar.

Ahora regrese a la lista de Autores y agregue un nuevo elemento. Lo nombraremos Prueba, marque la casilla de verificación Empleado (ya que estamos probando para un empleado), ingrese Salario / Tarifa como 800 y luego haga clic en Guardar.

Los datos se guardaron. No hubo ningún error. Ahora ingresemos diferentes condiciones. Vaya a la lista de autores. Lo llamaremos Prueba 2.

Ahora no seleccione la casilla de verificación Empleado, ya que asumimos que la persona es un contribuyente. Ingrese el salario / tasa es 800 y luego haga clic en Guardar.

Verá un mensaje de error. Por lo tanto, cambiemos el salario / tasa a un valor válido.

Ingrese 40 en el campo Salario / Tarifa.

Clic en Guardar.

Verá que los datos se guardan correctamente y se actualizan en la lista como se muestra en la siguiente captura de pantalla.

Campos de búsqueda

Echaremos un vistazo a las relaciones de lista y los campos de búsqueda. Crearemos una nueva lista para contener información sobre los cursos.

Step 1 - Ir a Site Contents → ‘add an app' → Custom List.

Step 2- Especifique la lista de Cursos y luego haga clic en Crear. Abra la lista de cursos. Solo hay una columna llamada Título, que representará el título del curso.

Step 3- Cree una segunda columna, que contendrá el nombre del autor. Vaya a LIST en la cinta. Haga clic en Crear columna.

Step 4 - Nombra esta columna como Author. Podemos tener una sola línea de texto donde el usuario ingresa el nombre del autor. Sin embargo, ya tenemos los nombres de los autores en la lista de Autores, por lo que en su lugar presentaremos al usuario una lista desplegable, donde puede seleccionar el autor. Por lo tanto, en lugar de crear un campo de una sola línea de texto, crearemos un campo de búsqueda.

Step 5- A continuación, necesitamos especificar qué campo de qué lista le mostraremos al usuario. SharePoint ha establecido los valores adecuados de forma predeterminada, pero si queremos cambiar la lista, podemos seleccionar si de la lista desplegable. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

Step 6 - Este curso es Tutoriales de SharePoint y puede ver que tenemos una lista desplegable para Autor.

Lista de almacenamiento de datos

Los datos de las listas se almacenan en filas y columnas. Para cada base de datos de contenido, hay una tabla que almacena los datos de las listas. Puede relacionar las listas, reforzar la integridad relacional y validar.

La gente asume con bastante frecuencia que existen muchas capacidades de una base de datos relacional con listas y un conjunto de listas se vuelve casi como una base de datos relacional, pero no es así.

Debe pensar en listas más como un conjunto de hojas de trabajo de Excel donde puede tener una hoja de trabajo vinculada con otra hoja de trabajo, y puede hacer cumplir la validación en columnas o celdas a través de algún formulario simple. Por lo tanto, un conjunto de listas en SharePoint no es como una base de datos relacional.