Excel DAX: actualización de datos en el modelo de datos

DAX se usa para cálculos sobre los datos en el modelo de datos en Excel Power Pivot. DAX permite que las actividades de generación de informes y modelado de datos se gestionen de forma eficaz. Sin embargo, esto requiere actualizar los datos en el modelo de datos de vez en cuando para reflejar los datos actuales.

Puede importar datos de una fuente de datos externa al modelo de datos de su libro de trabajo estableciendo una conexión de datos. Puede actualizar los datos de la fuente cuando lo desee. Esta opción es útil si obtiene datos de bases de datos relacionales que contienen información de ventas en vivo o feeds de datos que se actualizan varias veces al día.

Diferentes formas de actualizar datos en el modelo de datos

Puede actualizar los datos en el modelo de datos de las siguientes formas:

Actualización de datos en el modelo de datos de vez en cuando.
Realizar cambios en las fuentes de datos, como las propiedades de conexión.
Actualizar los datos en el modelo de datos después de que los datos de origen hayan cambiado.
Filtrar los datos para cargar filas de forma selectiva desde una tabla en la fuente de datos.

Actualizar datos en el modelo de datos

Además de obtener datos actualizados de una fuente existente, deberá actualizar los datos en su libro de trabajo cada vez que realice cambios en el esquema de los datos de la fuente. Estos cambios pueden incluir agregar columnas o tablas, o cambiar las filas que se importan.

Tenga en cuenta que la adición de datos, el cambio de datos o la edición de filtros siempre desencadenan un nuevo cálculo de las fórmulas DAX que dependen de esa fuente de datos. Consulte el capítulo - Recalcular fórmulas DAX para obtener más detalles.

Tiene dos tipos de actualización de datos en el modelo de datos:

Actualización manual

Si elige la opción de actualización manual, puede actualizar los datos en el modelo de datos manualmente en cualquier momento. Puede actualizar todos los datos, que es el valor predeterminado, o puede elegir manualmente las tablas y columnas para actualizar las fuentes de datos individuales.

Actualización automática o programada

Si ha publicado su libro de trabajo en una galería de PowerPivot o en un sitio de SharePoint que admita PowerPivot, usted o el administrador de SharePoint pueden crear una programación para actualizar automáticamente los datos en el libro de trabajo. En tal caso, puede programar la actualización de datos sin supervisión en el servidor.

Actualizar manualmente una fuente de datos existente

Puede actualizar manualmente sus datos en cualquier momento, si necesita actualizar los datos de una fuente de datos existente u obtener los datos recientes para diseñar nuevas fórmulas DAX. Puede actualizar una sola tabla, todas las tablas que comparten la misma conexión de datos o todas las tablas del modelo de datos.

Si ha importado datos de una fuente de datos relacionales, como SQL Server y Oracle, puede actualizar todas las tablas relacionadas en una sola operación. La operación de cargar datos nuevos o actualizados en el modelo de datos a menudo desencadena un nuevo cálculo de las fórmulas DAX, las cuales pueden requerir algo de tiempo para completarse. Por lo tanto, debe conocer el impacto potencial antes de cambiar las fuentes de datos o actualizar los datos que se obtienen de la fuente de datos.

Para actualizar los datos de una sola tabla o de todas las tablas de un modelo de datos, haga lo siguiente:

Haga clic en la pestaña Inicio en la cinta de opciones de la ventana de Power Pivot.
Haga clic en Actualizar.
Haga clic en Actualizar en la lista desplegable para actualizar la tabla seleccionada.
Haga clic en Actualizar todo en la lista desplegable para actualizar todas las tablas.

Para actualizar los datos de todas las tablas que usan la misma conexión en un modelo de datos, haga lo siguiente:

Haga clic en la pestaña Inicio en la cinta de opciones en la ventana de Power Pivot.
Haga clic en Conexiones existentes en el grupo Obtener datos externos.

Aparece el cuadro de diálogo Conexiones existentes.

Seleccione una conexión.
Haga clic en el botón Actualizar.

Aparece el cuadro de diálogo Actualización de datos y se muestra la información del progreso de la actualización de datos mientras el motor PowerPivot vuelve a cargar los datos de la tabla seleccionada o de todas las tablas del origen de datos.

Hay tres posibles resultados:

Success - Informes sobre el número de filas importadas en cada tabla.
Error- Puede ocurrir un error si la base de datos está fuera de línea, ya no tiene permisos. Una tabla o columna se elimina o se cambia de nombre en la fuente.
Cancelled - Esto significa que Excel no emitió la solicitud de actualización, probablemente porque la actualización está deshabilitada en la conexión.

Haga clic en el botón Cerrar.

Cambiar una fuente de datos

Para cambiar los datos en su modelo de datos, puede editar la información de conexión o actualizar la definición de las tablas y columnas utilizadas en su modelo de datos en la ventana de Power Pivot.

Puede realizar los siguientes cambios en las fuentes de datos existentes:

Conexiones

Edite el nombre de la base de datos o el nombre del servidor.
Cambie el nombre del archivo de texto de origen, la hoja de cálculo o la fuente de datos.
Cambie la ubicación de la fuente de datos.
Para las fuentes de datos relacionales, cambie el catálogo predeterminado o el catálogo inicial.
Cambie el método de autenticación o las credenciales utilizadas para acceder a los datos.
Edite propiedades avanzadas en la fuente de datos.

Mesas

Agregue o elimine un filtro en los datos.
Cambie los criterios de filtrado.
Agregue o elimine tablas.
Cambie los nombres de las tablas.
Edite asignaciones entre tablas en la fuente de datos y tablas en el modelo de datos.
Seleccione diferentes columnas de la fuente de datos.

Columnas

Cambie los nombres de las columnas.
Agrega nuevas columnas.
Eliminar columnas del modelo de datos (no afecta la fuente de datos).

Puede editar las propiedades de una fuente de datos existente de las siguientes formas:

Puede cambiar la información de conexión, incluido el archivo, la fuente o la base de datos utilizada como fuente, sus propiedades u otras opciones de conexión específicas del proveedor.
Puede cambiar las asignaciones de tablas y columnas y eliminar referencias a columnas que ya no se utilizan.
Puede cambiar las tablas, vistas o columnas que obtiene de la fuente de datos externa.

Modificar una conexión a una fuente de datos existente

Puede modificar la conexión que ha creado a una fuente de datos externa cambiando la fuente de datos externa utilizada por la conexión actual. Sin embargo, el procedimiento a seguir depende del tipo de fuente de datos.

Haga clic en la pestaña Inicio en la cinta de opciones de la ventana de PowerPivot.
Haga clic en Conexiones existentes en el grupo Obtener datos externos.

Aparece el cuadro de diálogo Conexiones existentes. Seleccione la conexión que desea modificar.

Según el tipo de fuente de datos que esté cambiando, el proveedor puede ser diferente. Además, las propiedades que están disponibles pueden requerir cambios. Considere un ejemplo simple de una conexión a un libro de Excel que contiene los datos.

Haga clic en el botón Editar. Aparece el cuadro de diálogo Editar conexión.
Haga clic en el botón Examinar para buscar otra base de datos del mismo tipo (libro de Excel en este ejemplo), pero con un nombre o ubicación diferente.
Haga clic en el botón Abrir.

Se seleccionará el nuevo archivo. Aparece un mensaje que indica que ha modificado la información de conexión y necesita guardar y actualizar las tablas para verificar la conexión.

Haga clic en el botón Guardar. Volverá al cuadro de diálogo Conexiones existentes.
Haga clic en el botón Actualizar. Aparece el cuadro de diálogo Actualización de datos que muestra el progreso de la actualización de datos. Se mostrará el estado de la actualización de datos. Consulte la sección -Manually Refreshing an Existing Data Source para detalles.
Haga clic en Cerrar, una vez que la actualización de datos sea un éxito.
Haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Conexiones existentes.

Edición de asignaciones de tablas y columnas (enlaces)

Para editar las asignaciones de columnas cuando cambia una fuente de datos, haga lo siguiente:

Haga clic en la pestaña que contiene la tabla que desea modificar en la ventana de Power Pivot.
Haga clic en la pestaña Diseño en la cinta.
Haga clic en Propiedades de la tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Editar propiedades de la tabla.

Puede observar lo siguiente:

El nombre de la tabla seleccionada en el modelo de datos se muestra en el cuadro Nombre de la tabla.
El nombre de la tabla correspondiente en la fuente de datos externa se muestra en el cuadro Nombre de fuente.
Hay dos opciones para los nombres de las columnas: Fuente y Modal.
Si las columnas tienen un nombre diferente en la fuente de datos y en el modelo de datos, puede alternar entre los dos conjuntos de nombres de columna seleccionando estas opciones.
La vista previa de la tabla seleccionada aparece en el cuadro de diálogo.

Puede editar lo siguiente:

Para cambiar la tabla que se utiliza como fuente de datos, seleccione una tabla diferente a la seleccionada en la lista desplegable Nombre de fuente.
Cambie las asignaciones de columnas si es necesario -
- Para agregar una columna que está presente en la fuente pero no en el modelo de datos, seleccione la casilla de verificación junto al nombre de la columna. Repita para todas las columnas que se agregarán. Los datos reales se cargarán en el modelo de datos la próxima vez que actualice.
- Si algunas columnas del modelo de datos ya no están disponibles en la fuente de datos actual, aparece un mensaje en el área de notificación que enumera las columnas no válidas. No necesitas hacer nada.
Haga clic en el botón Guardar.

Cuando guarde el conjunto actual de propiedades de la tabla, recibirá un mensaje: Espere. Entonces se mostrará el número de filas recuperadas.

En la tabla del modelo de datos, las columnas no válidas se eliminan automáticamente y se agregan nuevas columnas.

Cambiar el nombre de una columna y el tipo de datos

Puede cambiar el nombre de una columna en una tabla en el modelo de datos de la siguiente manera:

Haga doble clic en el encabezado de la columna. El nombre de la columna en el encabezado se resaltará.
Escriba el nombre de la nueva columna, sobrescribiendo el nombre anterior. Alternativamente, puede cambiar el nombre de una columna en una tabla en el modelo de datos de la siguiente manera:
Seleccione la columna haciendo clic en su encabezado.
Haz clic derecho en la columna.
Haga clic en Cambiar nombre de columna en la lista desplegable.

El nombre de la columna en el encabezado se resaltará. Escriba el nombre de la nueva columna, sobrescribiendo el nombre anterior.

Como ha aprendido, todos los valores de una columna de una tabla en el modelo de datos deben ser del mismo tipo de datos.

Para cambiar el tipo de datos de una columna, haga lo siguiente:

Seleccione la columna que desea cambiar haciendo clic en su encabezado.
Haga clic en la pestaña Inicio en la cinta.
Haga clic en los controles del grupo Formato para modificar el formato y el tipo de datos de la columna.

Agregar / cambiar un filtro a una fuente de datos

Puede agregar un filtro a una fuente de datos cuando importa datos para restringir el número de filas en la tabla en el modelo de datos. Posteriormente, puede agregar más filas o disminuir el número de filas en la tabla en el modelo de datos cambiando el filtro que definió anteriormente.

Agregar un filtro a una fuente de datos durante la importación

Para agregar un nuevo filtro a una fuente de datos durante la importación de datos, haga lo siguiente:

Haga clic en la pestaña Inicio en la cinta de opciones en la ventana de Power Pivot.
Haga clic en una de las fuentes de datos del grupo Obtener datos externos.

Aparece el cuadro de diálogo Asistente para importación de tablas.

Continúe con el paso: seleccione Tablas y vistas.
Seleccione una tabla y luego haga clic en Vista previa y filtro.

Aparece el cuadro de diálogo Vista previa de la tabla seleccionada.

Haga clic en la columna en la que desea aplicar el filtro.
Haga clic en la flecha hacia abajo a la derecha del encabezado de la columna.

Para agregar un filtro, realice una de las siguientes acciones:

En la lista de valores de columna, seleccione o borre uno o más valores para filtrar y luego haga clic en Aceptar.

Sin embargo, si el número de valores es muy grande, es posible que los elementos individuales no se muestren en la lista. En su lugar, verá el mensaje "Demasiados elementos para mostrar".
Haga clic en Filtros numéricos o Filtros de texto (según el tipo de datos de la columna).
- Luego, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (como Igual a) o haga clic en Filtro personalizado. En el cuadro de diálogo Filtro personalizado, cree el filtro y luego haga clic en Aceptar.

Note - Si comete un error en cualquier etapa, haga clic en el botón Borrar filtros de fila y comience de nuevo.

Haga clic en Aceptar. Volverá a la página Seleccionar tablas y vistas del Asistente de importación de tablas.

Como puede observar, en la columna - Detalles del filtro, aparece un enlace Filtros aplicados para la columna en la que definió el filtro.

Puede hacer clic en el vínculo para ver la expresión de filtro que creó el asistente. Pero la sintaxis de cada expresión de filtro depende del proveedor y no puede editarla.

Haga clic en Finalizar para importar los datos con los filtros aplicados.
Cierre el Asistente de importación de tablas.

Cambio de un filtro a una fuente de datos existente

Después de haber importado los datos, es posible que deba actualizarlos de vez en cuando, ya sea agregando más filas o restringiendo las filas existentes en la tabla. En tal caso, puede cambiar los filtros existentes en la tabla o agregar filtros nuevos.

Haga clic en la pestaña Inicio en la cinta de opciones en la ventana de Power Pivot.
Haga clic en Conexiones existentes en el grupo Obtener datos externos. Aparece el cuadro de diálogo Conexiones existentes.
Haga clic en la conexión que contiene la tabla en la que tiene que cambiar el filtro.
Haga clic en el botón Abrir.

Accederá al cuadro de diálogo Asistente para importación de tablas. Repita los pasos de la sección anterior para filtrar las columnas.

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