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¿Cuál es la mejor forma de organizar correos electrónicos en MS Outlook?

Question

Cada profesional de desarrollo de software (y especialmente los gerentes de proyecto) tiene que lidiar con una corriente interminable de correos electrónicos. ¿Cuál es la mejor forma de organizarlos en MS Outlook?

Obviamente, algunas sofisticadas herramientas de seguimiento de problemas brindan más flexibilidad, pero estoy interesado en el enfoque simple y corriente que se puede implementar en la mayoría de las organizaciones.

PS Encontrar correos electrónicos es generalmente el menor de los problemas que deben abordarse. Buscar ahora es bastante bueno.

Answer 1

Solo lo guardo todo en mi bandeja de entrada y lo dejo automáticamente. De esa manera puedo ordenar y buscar en la bandeja de entrada para encontrar cualquier cosa. Google Desktop Search también ayuda.

Conozco a algunas personas que reasignan fastidiosamente sus correos electrónicos a una gran jerarquía de carpetas. ¡Nunca pueden encontrar nada que tenga más de 2 días! "Tal vez lo puse bajo el Proyecto X; no, tal vez en Asuntos de Oracle; no, ..."

Answer 2

Dentro de mi bandeja de entrada principal tengo 3 sub folers: Do, Done, Defer y 3 macros para mover la carpeta seleccionada a la carpeta relevante. (alt-1 mueve el correo seleccionado a hecho y luego selecciona el siguiente correo). Cada día, filmo rápidamente mi bandeja de entrada en las tres carpetas. Puedo procesar varios cientos de correos en 20 minutos o menos.

Hacer, algo que espero procesar hoy. Hecho, algo que no me importa / he leído y entendido, no espero referirme a esto hoy. Diferir, algo sobre lo que haré algo, pero no hoy.

Al final del procesamiento, espero que mi bandeja de entrada esté vacía.

Al final del día, todos los elementos de correo en Do move to Defer (No quiero mantener las cosas en Done de la noche a la mañana).

Al comienzo del día, todos los artículos en Defer se filtran usando las reglas anteriores, no quiero dejar las cosas en Defer por más de un día o 2. Si las cosas se quedan por mucho tiempo, las agregaré a mi diario para procesarlas más tarde. .

Al final del día, todo el correo en Done se copia en una carpeta de archivo según el mes / año. Done es solo un lugar de estacionamiento para guardar cosas.

Utilizo una herramienta para indexar mi archivo, realmente uso X1 pero el escritorio de Google es una excelente alternativa.

Filtrado los hechos importantes a los que me gustaría referirme en las notas de perspectiva.

Filtrado las tareas que quisiera recalcar en omni focus ( http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/ ) el mejor GTD que he encontrado.

NUNCA VOY uso mi bandeja de entrada como una lista de cosas pendientes o un mecanismo para registrar datos sutiles que deseo recordar más adelante. Sé que mucha gente lo hace, pero en mi humilde opinión es simplemente una mala forma de ser.

(enviado a través de LJ).

EDITAR.

Oh, por una publicación anterior, también filtro cualquier correo que no se haya enviado directamente a mí, por la lista de correo a la que se envió el correo. Doy diferentes cantidades de atención a cada lista de correo. Sí, sigo el mecanismo anterior para cada lista de correo pero algunos los miro y otros los proceso en detalle.

Reeditar

En los comentarios, se me pidió que proporcionara la fuente de las macros que mencioné anteriormente. NO sugiero que esto se vea como un ejemplo de buen VBA, estoy bastante seguro de que se obtuvo del interweb y se adaptó para mis propósitos. Ha funcionado de manera confiable por muchos años.

Sub MoveToDone()
    On Error Resume Next

    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objInbox.Folders("Done")

    ''Assume this is a mail folder

    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn''t exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        ''Require that this procedure be called only when a message is selected
        MsgBox "No msgs selected", vbOKOnly + vbExclamation, "NO_MSG_SELECTED"
        Exit Sub
    End If

    For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
        If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
            If objItem.Class = olMail Then
                objItem.Move objFolder
            End If
        End If
    Next


    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing

End Sub

Answer 3

1 carpeta por proyecto.
1 carpeta para correos personales.
1 carpeta para soporte.

Bandeja de entrada para la mayoría de las otras cosas.

Normalmente establezco reglas para dirigir automáticamente el correo en las carpetas correctas.

Answer 4

Carpetas! Agradable y simple.

He descubierto que son invaluables a lo largo de los años para ayudar a organizar correos electrónicos por cliente o proyecto. Incluso cuando hay varias partes involucradas, solo tengo que mirar en 2 carpetas como máximo para encontrar lo que busco.

Editar: Similar a lo que dijo Tloach, utilizo la bandeja de entrada essentailly como una lista pendiente de cosas que todavía tengo que mirar.

Answer 5

Guardo todo lo que necesita mi atención en mi Bandeja de entrada y muevo todo lo completado a mi carpeta guardada.

Apenas comencé a usar Categorías hasta el lunes y creo que son algo que más personas deben conocer.

Tengo algunas reglas que detectan los nombres de los proyectos del asunto y se asignan automáticamente a la categoría correcta con mi Bandeja de entrada configurada para agrupar por categoría.

Finalmente, uso Google Desktop para buscar, mucho más rápido y sencillo aunque no me gusta mover mis mensajes a mi carpeta guardada.

Answer 6

Instala LookOut , deja todo en la Bandeja de entrada y solo busca cosas.

Ok, quizás hagas alguna organización, pero LookOut es bastante bueno, y cuanto mejor sea la búsqueda, menos organización manual tienes que hacer, y eso es una buena cosa, IMO.

Answer 7

Los archivos y carpetas, el filtrado automático y una bandeja de entrada pequeña (es decir, Inbox Zero ) son todas buenas prácticas, pero en última instancia se trata de poder encontrar correos electrónicos cuando los necesita y para eso solo hay una respuesta para Outlook en este momento.

Instalar Xobni .

Answer 8

Simplemente tengo dos carpetas: mi bandeja de entrada y una subcarpeta llamada "archivo". Mi bandeja de entrada es mi lista de tareas pendientes. Si algún mensaje necesita más atención, o necesita alguna acción que deba completarse, o estoy esperando una respuesta, permanece en la bandeja de entrada. Si se maneja, lo muevo al archivo.

Por lo tanto, si está en la bandeja de entrada, me recuerda las cosas que aún tengo que hacer cada vez que reviso mi correo electrónico.

Buscar la indexación en Outlook con Vista hace que buscar en correos electrónicos sea tan divertido como lo es con Google Mail, por lo que puede aplicar la misma estrategia que ellos. ¿Por qué eliminar un correo electrónico?

Además, desactivo el autoarchivo y mantengo todos los correos electrónicos locales conmigo.

Answer 9

Todo el mundo parece sugerir carpetas; Sugiero Categorías.

Tengo 1 pst activo y 1 pst por año archivado, a cada correo se le asigna una o más categorías. Ajuste la vista de carpeta para agrupar por categoría.

La principal ventaja es que puede asignar varias categorías a un solo correo.

Todo lo que aún necesita atención está en la bandeja de entrada sin categorías.

Oh sí, y Reglas! Como ya se mencionó, las reglas para correos electrónicos automáticos, así como una regla para remitentes conocidos, que archiva el correo entrante en una carpeta especial de la bandeja de entrada.

Answer 10

Utilizo los mismos principios que este artículo de GTD: enlace de texto

Esencialmente, mantengo mi Bandeja de entrada clara, y muevo todo a las carpetas como se menciona en el artículo. La búsqueda es lo suficientemente buena en estos días que no necesitas sub-carpetas interminables.

Answer 11

Yo uso Windows Desktop Search .

Tengo un gran PST fuera de línea en el que muevo todo, y puedo buscar fácilmente cualquier cosa buscando.

Answer 12

cualquier correo electrónico que se genera automáticamente se filtra automáticamente a su propia carpeta. Carpetas separadas para cada proyecto, y más para HR y basura general de la compañía. Básicamente, la bandeja de entrada solo debe contener elementos que necesitan respuestas, una vez que se responden los mensajes se mueven a una carpeta.

Answer 13

yo uso carpetas !!! ¡usualmente obtenemos tareas que tienen un número único! ¡entonces las carpetas se nombran después de números de tarea !!

¡Las carpetas de la tarea terminada se mueven al archivo! simple y sin embargo poderoso! Lo encontré útil y lo seguí durante los últimos 3 años.

Answer 14

• Use carpetas, una para cada tema, ej. proyecto X, Marketing, Personal, TODO, etc.
• También uso Xobni para encontrar rápidamente correos electrónicos de un remitente específico.
• Dos carpetas "especiales": "Bandeja de entrada" para correos electrónicos enviados a mí y "Bandeja de entrada-CC" para correos electrónicos con CC. Llegan nuevos correos electrónicos a una de esas carpetas y luego decido dónde almacenarlos.

Answer 15

Dependiendo de la cantidad de correo que reciba, tengo 2 estrategias que pueden usarse juntas:

1) Como la mayoría de las personas sugieren arriba, use su bandeja de entrada como su lista de tareas pendientes y manténgala limpia. tener 1 carpeta para correos archivados, ¡y usar todas las herramientas de búsqueda para buscar!

2) Si obtiene ENORMES cantidades de correo, entonces use un filtro para mover los correos en los que solo tiene una CC a otra carpeta. Luego solo revisa esa carpeta N veces al día (utilicé N = 3, mañana, almuerzo y hora local)

Se sorprenderá de cuánto tiempo le ahorra, especialmente si encuentra que se siente atraído por la lectura de los correos que están en su bandeja de entrada tratando de mantener su bandeja de entrada limpia.

Esto evita que los correos no urgentes interrumpan su flujo, y es más rápido porque ahora puede leer todo el hilo de la conversión por parte de las personas que estaban en la lista A.

HTH

Answer 16

Merlin Mann ha dedicado un montón de tiempo a explorar esto como Inbox Zero . Hay una gran presentación de video en Google que vale la pena ver.

Answer 17

Soy un clasificador extremo y he tenido un momento interesante para reorganizar los patrones de correo electrónico de mi jefe: recibe 500 correos electrónicos por día. Después de spam. Y requiere que todo su correo electrónico permanezca en Outlook (lo que significa que la transferencia, por ejemplo, de los correos electrónicos de 2001 a un archivo comprimido está desactivada). Sigue siendo un proceso orgánico, pero la forma más efectiva y más fácil de adoptar por ella ha sido:

1) Usa carpetas para separar áreas funcionales. Por ejemplo: una empresa o carpeta de trabajo que contiene contratos (con una subcarpeta para cada contrato activo), desarrollo empresarial (propuestas / clientes potenciales) y desarrollo personal (materiales de educación y conferencias, recibos, etc.). Fuera de la carpeta de la compañía hay una carpeta personal para correos electrónicos no relacionados con el trabajo.

Mi única regla de oro es abrazar el uso de carpetas, pero no te vuelvas loco con las subcarpetas. Una cosa es separar tus M & M de tus Snickers y Dairy Milks, y otra separar los colores de tus M & M.

2) Las categorías apestan. No son etiquetas o etiquetas. Ellos son deficientes. Dicho esto, hay poco más que pueda ayudarlo a resaltar / colorear los correos electrónicos, excepto quizás los indicadores en Outlook 2003. Tengo una regla establecida para las categorías de cualquier correo electrónico enviado por otros empleados dentro de la empresa, para que no se pasen por alto.

Una vez hecho esto: Reglas, Reglas, Reglas. No he encontrado un límite. Primero tengo todo tipo de filtros Spam altamente refinados, seguidos por filtros de noticias que mueven todas las listas y boletines y anuncios RFP a una carpeta de noticias y los marcan como leídos (los mensajes no leídos denotan prioridad y requieren atención; las noticias son opcionales; procrastinación, no trabajo). Luego hay una regla para cada contrato que filtra cualquier correo electrónico del dominio del cliente a la carpeta de contrato correspondiente.

Y, por supuesto, diría que lea Inbox Zero (específicamente este ) y Email Zen y que sepan qué pepitas de bondad significan para usted antes de continuar.