metadatos - ¿Cómo puedo incluir el valor de la columna de versión de sharepoint en un documento de Word?

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Estoy tratando de encontrar una manera de mostrar el contenido de la columna de la versión de SharePoint (es decir, el valor que cambia cada vez que se ingresa un archivo) como un campo (o algo similar) dentro de un documento de Word.

Idealmente, me gustaría saber cómo configurar SharePoint para poder hacer clic en algo así como "Insertar> Piezas rápidas> Propiedad del documento> Versión", e incluiría la versión en el documento. El objetivo es facilitar que alguien correlacione una versión impresa de un documento con el historial de versiones de SharePoint.

He podido agregar columnas de texto editables al tipo de contenido del documento y hacer que aparezcan como partes rápidas de la propiedad del documento. También he podido agregar una columna calculada que obtiene la versión como una cadena de texto ... sin embargo, esta columna calculada no se muestra en Word como una propiedad del documento. (Tal vez me falta una configuración en la columna calculada)

El campo RevNum al que creo que se está refiriendo jaloplo no es lo mismo que el número de versión del documento de SharePoint. Se actualiza cada vez que se guarda el documento, pero parece mantener su propio sistema de numeración de revisión, correlacionado con (pero independiente de) el sistema de numeración de la versión de SharePoint.

Esta es una forma de obtener la versión en su documento, es un poco doloroso hacerlo funcionar ...

Habilite versiones y tipos de contenido en su biblioteca de documentos.
Vaya a la configuración de la biblioteca de documentos y seleccione los tipos de contenido en los que desea que aparezca la versión.
Seleccione la configuración de las políticas de administración de información en el menú de tipo de contenido.
Seleccione definir una política y haga clic.
Haga clic en la casilla de verificación ''Habilitar etiqueta''
No marque los otros dos cuadros en la sección Etiquetas.
En el campo Formato de etiqueta, ingrese los campos de metadatos en el siguiente formato:
Version : {Version} /n
Establezca la apariencia de la etiqueta y haga clic en vista previa.
Haga clic en la parte inferior de la página.
Regrese a la biblioteca y cree un documento nuevo usando el tipo de contenido que ha modificado.
Guarde el archivo como un formato de Word 2007.
Seleccione la pestaña Insertar
Seleccione Piezas rápidas en el menú Cinta y desplácese sobre la propiedad del documento
Seleccionar etiqueta de la lista de propiedades
Esto debería mostrar los metadatos definidos en su etiqueta como un campo en su documento de Word. El campo se actualizará automáticamente la próxima vez que abra el documento.
Salvar.

Esto requiere configurar SharePoint y su documento de Word.

PARA CONFIGURAR LA BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS DE SHAREPOINT:

Vaya a la biblioteca de documentos donde planea almacenar sus documentos controlados por la versión.
Haga clic en Configuración> Configuración de la biblioteca de documentos
Haga clic en "Configuración de control de versiones" y asegúrese de tener "crear versiones principales" o "crear versiones mayores y menores (borrador)".
Haga clic en Aceptar.
Haga clic en "Configuración de política de gestión de información"
Si su biblioteca puede manejar múltiples tipos de contenido, verá una lista de ellos. Haga clic en "Documento". Si solo puede manejar un tipo de contenido, omita este paso.
Seleccione "Definir una política ..." y haga clic en Aceptar.
Marque la casilla "Habilitar etiquetas", pero no marque ninguno de los otros dos cuadros en esa sección.
Escriba {Version} en el cuadro "Formato de etiqueta".
(Opcional) Puede formatear la etiqueta de la versión.
Haga clic en el botón "Actualizar" para ver una vista previa de la etiqueta de su versión. Dirá algo así como {_UIVersionString}
Cuando esté satisfecho con la apariencia de la etiqueta, haga clic en Aceptar.
Para volver a su biblioteca de documentos, haga clic en el nombre de la biblioteca de documentos en el rastro de navegación en la parte superior de la página.

PARA CONFIGURAR SU DOCUMENTO DE PALABRAS:

Cree un documento nuevo en la biblioteca o cargue uno.
Abra el documento y edítelo.
Coloque el cursor donde desee que aparezca la etiqueta de la versión.
Vaya a Insertar> Piezas rápidas> Propiedad del documento> Etiqueta
La etiqueta de versión "{_UIVersionString}" aparecerá en el documento.
Guarde el documento (y elija cuál debería ser la próxima versión). ¡Estás listo!
Si desea probarlo, cierre el documento y vuelva a abrirlo. La versión actualizada aparecerá automáticamente donde coloque la etiqueta de la versión.

Estas instrucciones se basaron en la respuesta de Erwin.

IMPORTANTE: en SP2010 no puede guardar como una plantilla de sitio cuando las etiquetas están habilitadas dentro de una biblioteca de documentos en Configuración de política de administración de información. La biblioteca de documentos se corrompe e incluso si deshabilitamos la política, la función de guardar como plantilla de sitio aún está rota. La única opción parece ser eliminar permanentemente y reconstruir la lista.

Intente crear un campo calculado en un tipo de contenido personalizado. El campo puede ser igual a la Versión. Eso le dará la posibilidad de agregarlo como propiedad en el documento. Esto solo funciona bien con documentos de Office 2007.

Una vez que se crea un tipo de contenido personalizado, crea un nuevo documento según el tipo de contenido. Después de crear el documento, puede extraer el panel de información del documento y guardarlo. Es un formulario de ruta de información, por lo que puedes personalizarlo si es necesario y subir el panel personalizado al tipo de contenido.

La respuesta de Erwin es acertada, pero quería dejar esto en caso de que alguien se encuentre con el mismo problema que yo. Si intenta establecer la etiqueta para la versión en el tipo de contenido de la colección de sitios en lugar de en el nivel de la biblioteca de documentos, obtendrá el error "No se encontró la referencia de la etiqueta, Versión". al previsualizar o guardar la Política de información. Además, no podrá guardar una política en el nivel de la biblioteca de documentos si ya ha definido una en el nivel de tipo de contenido de la colección de sitios. Debe establecerse en "Ninguno" en el tipo de contenido de la colección de sitios. Probablemente debería haber sido obvio para mí desde el principio, pero no fue así, y tal vez esto ayudará a alguien más en el futuro.

Seguí las instrucciones de Rachel y funcionó muy bien. Sin embargo, capturar esta actualización de versión en el documento crea un problema si desea hacer firmas electrónicas. Por ejemplo, si su versión es 1.6 y decide que esta es la que la gente debe firmar; encontrará que cuando lo firman, el documento se guardará como versión 1.7. Cuando vuelva a abrir el documento, la versión 1.7 no coincidirá con la versión autorizada de 1.6 y se le informará que todas las firmas no son válidas.

Todas las columnas de una biblioteca de documentos son propiedades de documento para un documento de Word. Para tomar la versión del documento, debe mostrar las propiedades del documento y luego seleccionar "propiedades avanzadas". En este momento, verá la ventana de propiedades del documento clásico y podrá ver la propiedad "Versión" en la última pestaña.

Por lo tanto, puede agregar el valor de esta propiedad a su documento en el lugar que desee, por ejemplo, el pie de página.