project management - software - ¿Cómo involucras a las personas que no quieren lo que estás haciendo?
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Actualmente estoy trabajando en un sistema simple para reemplazar una hoja de cálculo de Excel. Es sólo un registro de actividades en un barco. Las personas que trabajan en el barco, por supuesto, están contentas con la hoja de cálculo de Excel y no ven una razón para el cambio. Sin embargo, los que están en tierra tienen problemas cuando necesitan acumular datos. Básicamente, tienen 1 informe por día, y si quieren datos acumulados, deben revisar cada una de las hojas de cálculo. Tener cosas en una base de datos, por supuesto, será de gran ayuda para ellos.
Mi problema es que quiero que las personas que trabajan en el barco se involucren y piensen qué tipo de sistema quieren, en lugar de tomar la postura "odiamos el cambio y solo usaremos lo que creas mientras estés gruñón". Quiero que la gente piense en términos de lo que necesitan y cómo funcionan, en lugar de pensar todo en términos de la solución existente.
¿Alguien ha tenido experiencias con personas que necesitan usar su solución, pero no la quieren, involucradas en pensar cómo esto puede ser una victoria en lugar de un dolor para ellas?
¿Por qué no conserva la hoja de cálculo de Excel que le gusta a su compañero de trabajo y crea un mecanismo que toma la hoja de cálculo como entrada y la coloca en una base de datos para las personas en tierra?
A las personas " predeterminadas " no les gustan los " cambios ", por lo que debe hacer que vean los beneficios del "cambio" . Si eres capaz de hacer eso, tu problema está resuelto.
Creo que la mejor solución para esto es: involucrarlos. Demo el programa para ellos. Hazles sentir que tienen algo que decir en todo el asunto. Mostrar la aplicación y recoger sus comentarios. Utilice esa retroalimentación para mejorar el producto para ellos .
Aunque puede que nunca elimine completamente su ''odio'' por la aplicación, al menos los hará sentir importantes, les hará sentir que los escuchas, y que una nueva aplicación no se les impone por completo, al menos no sin tener algo. Decir en el asunto.
Estoy aquí con malas noticias para usted, así que espero que puedan tomar algunos consejos constructivos y altamente realistas. ;)
En primer lugar, aplaudo lo que estás tratando de hacer.
Las hojas de cálculo de Excel son excelentes para un seguimiento simple, para jugar con los números y como una plataforma para comunicar datos a otros. Por otro lado, usar hojas de cálculo como una forma de almacenamiento de datos a largo o incluso a corto plazo es una idea terrible por un sinfín de razones técnicas y sociales que a sus empleadores no les importan .
Debe enfrentar una verdad de inmediato: no hay nada que pueda hacer para que se preocupen por estos problemas. Si el acceso fácil, la mejor seguridad / estabilidad o la flexibilidad fueran importantes para ellos, ni siquiera tendrían su metodología actual.
Así que necesitas cambiar tu enfoque, y el primer paso para hacerlo es abandonar tus esperanzas por un momento donde sus caras se iluminan y simplemente "lo entienden". Si les está diciendo que el cambio es necesario y que confían en usted en ese hecho (aunque sea a regañadientes), eso es todo lo que necesita.
No es diferente a confiar en su mecánico cuando él dice que necesita una nueva pieza instalada en su automóvil. ¿Estás contento con el gasto? Por supuesto no. El trabajo que estás haciendo y el posterior entrenamiento es un gasto .
Para abordar la otra mitad de su pregunta: desea que se involucren más, sean más proactivos, al proporcionarle sus "necesidades" con respecto a un nuevo sistema. Desea que "piensen en lo que necesitan y cómo funcionan" y que le brinden ideas sobre las características.
Tengo malas noticias otra vez. No lo harán y es sobre todo porque no pueden.
Ellos. No lo hagas Saber. Qué. Ellos. Necesitar.
La verdad es que la parte más difícil de la mayoría de los sistemas es el diseño, no la codificación. Y la parte más difícil de la mayoría de los diseños es la interfaz. El diseño es un trabajo duro que requiere conocimientos especiales y habilidades .
No trate el diseño como el subproducto de la codificación. Es al revés. Aprende eso bien y aprende ahora. Casi todos pueden aprender a hackear un código juntos. Siempre he sentido que mi tarjeta de visita debería decir software DISEÑADOR .
Piénsalo de esta manera. Usted contrata a un decorador de casas para que arregle su sala de estar. Entonces, el decorador entra y comienza a asar a la parrilla en busca de ideas sobre cómo quieres que se vea el lugar. ¿Funcionaría bien?
Si supieras cómo hacer que tu lugar se vea bien, si tuvieras las ideas, ¿por qué necesitarías al decorador de la casa?
Un buen decorador observaría sus arreglos de vivienda y cómo realizar su trabajo diario en casa. Él o ella tomará nota de la forma en que ha decorado actualmente, aprendiendo así su gusto general.
Luego, sin su entrada directa, el decorador armaría un diseño general. Y solo entonces el decorador solicitaría la opinión del cliente.
Necesitas hacer exactamente lo mismo. Por ejemplo, sabes que les gustan las hojas de cálculo. Bueno, ¿qué sabemos de las hojas de cálculo? Son muy simples para la entrada de datos. Son muy receptivos (sin esperas involucradas). Proporcionan un modelo mental muy simple a través del cual entender los datos. No requieren inicios de sesión o autenticación.
En otras palabras, una hoja de cálculo se aparta y deja que la persona trabaje.
Tu nuevo sistema, supongo, tendrá una interfaz web que es mucho menos directa, requerirá autenticación de algún tipo ("¿Tengo que recordar una contraseña ahora?"), Se retrasará en el tiempo de respuesta, etc.
En otras palabras, su nuevo sistema eliminará todo lo que les guste del sistema actual.
Así que tienes que ganarlos de otras maneras. Así que descubra qué es lo que los frustra acerca de la excelencia y cómo puede evitar eso en su sistema. Averigüe qué datos tienen para ingresar manualmente en este registro que puede obtener y ingresar automáticamente en el nuevo sistema.
En otras palabras, vas a hacer que algunas cosas sean más difíciles con el nuevo sistema, eso es inevitable y no debes negarlo. Su sistema estará mejor organizado y más limpio; bueno, ¿qué es más fácil, mantener tu habitación ordenada o dejar que se arruine?
Entonces con esa realidad en mente, encuentre cada parte de sus tareas que pueda optimizar para que su nuevo sistema sea una ganancia neta . Si haces eso, perderán la necesidad dentro de una o dos semanas y llegarán a recibir el nuevo sistema.
Ese es mi consejo, como alguien que ha desarrollado una carrera en hacer exactamente lo que está haciendo: entrar en una pequeña empresa y reemplazar un sistema del mundo real y sistemas de software obsoletos con mi propio software.
Extender Excel para continuar como se ha sugerido la herramienta de entrada de front-end. Sin embargo, mi experiencia es que esto puede ser difícil de mantener y distribuir. Cuando hay una interfaz de usuario coordinada y un cambio en la base de datos, a menudo es difícil asegurar que todos usen la versión correcta de la hoja de cálculo en el momento adecuado. Este enfoque tampoco llega al centro del problema, que es su resistencia a cualquier cambio.
Una estrategia es 1) escuchar y entender sus necesidades e inquietudes 2) explicarles los "por qué" 3) asegurarles que el cambio no los perjudicará. 4) Encuentra algún beneficio para ellos.
Una de las mejores formas que he encontrado para brindar esta tranquilidad sin mucho trabajo inicial es construir pantallas simuladas (con Visio, por ejemplo) que pueda usar para guiarlas a través del nuevo sistema. Sería genial agregar una característica que los beneficiaría.
Esto será un ganar-ganar para ambos. 1) Pueden estar más cómodos sin una sensación de incertidumbre. 2) pueden ofrecer comentarios constructivos 3) puede hacer esto sin demasiada inversión inicial de tiempo y esfuerzo. Si espera hasta más adelante en el proceso de construcción, será reacio a realizar cambios significativos que socavarán aún más las fases posteriores de prueba y despliegue.
Ha descubierto el problema principal que los usuarios de la embarcación tienen con su sistema actual basado en excel, y luego les explica cómo su sistema resolverá ese problema .
Ese es el primer paso para ganarlos.
He lidiado con una situación similar en un proyecto en el que he trabajado:
Problema
Se nos asignó la tarea de crear un programa de seguimiento de recursos para una empresa de construcción. Habían estado en la misma situación, usando una hoja de Excel para hacer todo su trabajo, pero el trabajo estaba creciendo, por lo que a 4 personas les llevó un día completo hacer todo el trabajo. Tuvieron que rastrear a 90 empleados e innumerables equipos y ¡estaban creciendo rápidamente! (Más de 100 empleados en los 2 meses que pasamos en el proyecto)
Nuestro trabajo era construir una aplicación que facilitase la gestión. Sin embargo, nuestro cliente no fue de mucha ayuda en lo que respecta a la recopilación de requisitos. ¡Porque no saben lo que querían! Y seguro que no querían algo que no fuera Excel.
Solución
Nuestro enfoque fue enviar a un consultor para que los siguiera durante 3 días y ver qué necesitaban, cómo funcionaban y cómo se podía mejorar / hacer más eficiente su trabajo. Lo que necesitaban era algo que funcionara de forma similar a una hoja de cálculo, porque era rápido y ya era un proceso que utilizaban.
Creamos para ellos un programa que utilizaba una hoja de cálculo personalizada para hacer que el procesamiento fuera fácil y eficiente (¡no usamos VBA!) No querían cambiar. ¿Y por qué lo harían? Excel funcionó ... fue lento. Superar esta barrera significaba crear un producto que los impresionara y facilitara su trabajo.
Esto significaba que creamos una vista de cuadrícula que funcionaba como una hoja de cálculo. Hemos adaptado esta hoja a la forma en que ingresan el trabajo. Fue dificil. Fue complicado, pero al final resultó muy bien para ellos y para nosotros.
La pepita de oro
No cambiamos la forma en que trabajaban. No tocamos su proceso. En cambio, cambiamos sus herramientas, para que pudieran trabajar más rápido. Así es como te sugiero que trabajes con personas que no quieren cambiar.
Me parece que estás haciendo lo que dice la administración en lugar de tratar de resolver su problema. Está asumiendo que la administración realmente sabe lo que quiere y ha decidido de inmediato que la solución es codificar una nueva hoja de cálculo según la directiva de la administración.
¿Por qué no retroceder un paso y analizar el problema real, y luego tratar de resolver ESO en lugar de molestar a su base de usuarios?
Como han dicho otros, puede escribir una aplicación que lea fácilmente las hojas de cálculo de excel actuales y raspe los datos en una base de datos para la gente de administración. Suponiendo que la hoja de cálculo actual capture los datos requeridos, eso es todo lo que necesita hacer. Incluso puede automatizar este proceso fácilmente si lo necesita automatizado.
Se trata de encontrar soluciones al FLUJO DE TRABAJO o FLUJO DE DATOS en lugar de solo saltar y escribir código (incluso si es solo una hoja de cálculo).
-R
Me parece que tiene que involucrarse con la administración, no veo ninguna forma en que pueda tener un apalancamiento como desarrollador para que adopten el nuevo modelo.
Muéstrales por qué lo que estás haciendo les ayudará. Si no les ayuda, quizás necesites repensarlo ...
OK, no pude resistir "no mecer el barco". Con lo cual, quiero decir, no intente realizar cambios drásticos en su proceso actual. Debe habilitar las necesidades de todas las partes si realmente desea que lo usen.
Esto no significa que no pueda cambiar el uso de la hoja de cálculo de Excel, pero haga que el proceso sea lo más parecido posible para que puedan adaptarse a los cambios con mayor facilidad. El enfoque debe ser una evolución, no una revolución (de lo contrario, la única revolución será contra los nuevos cambios).
También es importante que cualquier cambio muestre valor para ellos, de lo contrario no querrán hacer el cambio.
Parece que podría escribir un servicio automatizado con Visual Studio Tools para Office (VSTO) para procesar automáticamente los archivos de Excel y realizar la agregación de datos o insertarlos en una base de datos que hará los informes. Los muchachos de los botes lo mantienen como les gusta, la gerencia lo consigue de la manera que lo necesitan y todos ganan.
Pretende desarrollar una hoja de Excel mejor. Es muy probable que soliciten características que no se pueden hacer fácilmente en Excel.
Tal vez, realmente se te ocurrirá una solución de Excel que se conecte a una base de datos. En mi opinión, está perfectamente bien usar Excel como una interfaz para una base de datos (especialmente si los usuarios están acostumbrados)
Tal vez podría acercarse a ellos con una actitud de ayudar a hacer su trabajo más fácil para que no tengan que pasar tanto tiempo haciendo cosas molestas en la computadora.
Si piensan que estás haciendo que sus vidas sean más difíciles por el simple hecho de hacerte la vida más fácil (o la vida de otras personas), es posible que no respondan bien. Si creen que estás de su lado, pueden estar un poco más dispuestos a cambiar.
Todo comienza con ponerse en sus zapatos. Es posible que estén haciendo su vida un poco más difícil al resistirse al cambio, pero usted está haciendo su vida más difícil al cambiar su sistema. O encuentre una forma de hacer que esto sea una mejora para ellos o admítase a sí mismo que está mejorando la experiencia de un grupo en detrimento de otro. La segunda opción no es necesariamente mala, podría ser (y probablemente lo sea) una buena red, pero apelar al altruismo solo lo llevará al grupo que está recibiendo el impacto de la productividad.
Tuve una mala experiencia personal con usuarios que no querían adoptar el nuevo sistema. Era exactamente lo mismo (archivos de Excel) pero para una industria diferente.
Lo que puede ayudar es desarrollar algún tipo de valor agregado de inmediato y mostrarlo a los usuarios. Por ejemplo, podría decir: Fíjense, si usan el nuevo sistema, obtendrán esta información calculada que lo ayudará bla bla ... La clave aquí para los usuarios es ver cómo funciona.
Si con trucos como ese, no se los gana, entonces lamento decir que podría estar en problemas. El proyecto del que hablaba fracasó estrepitosamente porque los usuarios se negaron a dejar de usar su antiguo sistema, aunque el nuevo estaba en funcionamiento.
En ese caso, como han dicho otros, el último recurso es la gestión. Si el jefe no dice: deja de usar el sistema anterior, no veo otra manera de tener éxito.
A veces, incluso si usted es el gurú de la comunicación, hay usuarios con influencia en la organización que están decididos a no permitir que su software vea la luz del día. Puede que no sea porque nos odian o algo así, sino porque el status quo apoya su influencia y, si eso cambia, podrían perder ese beneficio. Si ese es el caso, es muy difícil, si no imposible, tener un proyecto exitoso.