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Crear flujo de trabajo de alertas de correo electrónico para bibliotecas de archivos de SharePoint (3)
No puedo usar la función de alertas en el SharePoint debido a cómo se actualizan los permisos de SharePoint en nuestro sistema. Cambiaría esto si pudiera, pero tendría que volver a hacer la configuración de SharePoint por completo.
En mi pregunta sin embargo.
Un usuario quiere que realice un flujo de trabajo para enviar una alerta por correo electrónico cuando se carga o cambia un documento en SharePoint. He buscado algo que haría esto, pero hasta ahora no he tenido suerte. Apreciaría cualquier ayuda.
Estoy intentando hacer este flujo de trabajo en SharePoint Designer 2010 para un sitio de SharePoint 2010.
ACTUALIZAR:
He encontrado que las bibliotecas que no funcionan tienen subcarpetas o tienen Crear versiones principales activadas en la configuración de versiones. No estoy seguro de por qué esto rompe las alertas por correo electrónico, pero cualquier consejo sería apreciado.
ACTUALIZACIÓN 2:
Las únicas bibliotecas que están teniendo problemas ahora son las bibliotecas con Crear versiones principales activadas en la configuración de versiones.
Encontré las bibliotecas con subcarpetas trabajadas, pero las bibliotecas originales que estaba probando las tres que estaban rompiendo 2 no tenían carpetas dentro y la otra lo hizo, así que pensé que podría ser un problema. Estaba incorrecto, así que eliminé esa opción.
En Sharepoint Designer, seleccione la biblioteca a la que desea agregar el flujo de trabajo.
Haga clic en "List Worklfow" en la cinta
Proporcione un Nombre para su flujo de trabajo y una Descripción opcional
En el diseñador del flujo de trabajo configure su flujo de trabajo:
a. Agregar acción "enviar correo electrónico"
segundo. Especifique los parámetros de correo electrónico que puede usar Buscar para buscar valores relacionados con el elemento que ha cargado o modificado. Por ejemplo, en el campo para que pueda seleccionar un grupo Sharepoint o incluso el usuario que creó el elemento actual
do. En el campo del cuerpo, puede insertar valores como Nombre del documento, Título, etc. haciendo clic en Agregar o cambiar la búsqueda.
re. Agregue más acciones según sea necesario
Haga clic en Configuración de flujo de trabajo en la cinta de opciones
Desmarque Permitir que este flujo de trabajo se inicie manualmente y habilite en creado y se modifique.
Guarde el flujo de trabajo haciendo clic en el botón guardar en la cinta
Publique el flujo de trabajo haciendo clic en el botón publicar en la cinta
El flujo de trabajo ahora debería estar activado para esa Biblioteca.
Según mi experiencia, no he tenido problemas con un flujo de trabajo que no funciona correctamente, ya sea que el documento entre en una subcarpeta o si se activó la versión. Verificaría que, si el control de versiones está activado, compruebe la aprobación de contenido, la seguridad del elemento de borrador y la configuración de exigir salida para ver si eso puede causar un problema. Además, verifique los informes de actividad del flujo de trabajo, ya que puede proporcionar por qué está fallando. También es posible que deba verificar y ver si el flujo de trabajo está configurado para ejecutarse en un tipo de contenido específico. Por último, trataría de encontrar cualquier documentación sobre por qué la persona anterior que creó el flujo de trabajo de permisos para determinar el efecto que tendría si se eliminara, ya que parece ser más un obstáculo que útil.
Solo pensé en compartir lo que descubrí.
Estaba teniendo el mismo problema porque las alertas no se enviarían cuando se carga un documento. Terminé haciendo lo siguiente y parece funcionar hasta ahora.
- Cuando se carga un documento, hay 1 campo obligatorio (departamento de mina) Este campo obligatorio garantiza que el flujo de trabajo no se inicie hasta que se complete
- Tengo las siguientes condiciones configuradas dentro de mi Sp
Si el elemento actual: Id. De tipo de contenido es igual a Documento (lo recibí de alguien aquí, lo siento, olvidé quién)
y
Artículo actual: Departamento equivale a Recursos Humanos (o lo que quieras que sea)
Correo electrónico: usuarios
Noté que cuando cargué el documento, el flujo de trabajo se mostró completo y, sin embargo, no has puesto los parámetros para iniciar la alerta y dice "Este documento no necesita ser enviado porque no es un recurso humano. documento."
También puede hacer que esto funcione cargando el documento y luego editando los parámetros. Si la configuración del flujo de trabajo está configurada para iniciarse cuando se actualiza un documento, esto también activará las alertas.