project management - software - Trucos de gestión del tiempo, herramientas y sugerencias

software gestion de proyectos gratis español (30)

¡Encuentro que http://www.rescuetime.com/ me permite saber qué estaba haciendo realmente todo el día, en lugar de lo que CREO que estaba haciendo!

También le permite poner un nivel "productivo" en cada proceso / sitio web que ejecuta o lo hace para que pueda ver lo productivo que es.

Trabajar con software día a día generalmente significa que tiene que hacer malabares con el trabajo del proyecto, las reuniones, las llamadas y otras interrupciones.

¿Qué técnica, truco o herramienta individual le resulta más útil para administrar su tiempo?

Cómo te mantienes concentrado?

¿Cuál es tu mayor distracción de tu trabajo?

¿Solo el más útil? http://www.nowdothis.com es INCREÍBLE por centrarse en lo que actualmente se necesita hacer, y ha aumentado mi productividad en toneladas. (Consejo de bonificación: utilice Google Chrome para que sea su propia aplicación y luego haga que la aplicación siempre esté encima de otras ventanas)

¿La mayor distracción? Lector de Google.

(Un poco fuera de tema)

Dicen que no existe la gestión del tiempo. No puede administrar una hora y obtener 20 minutos adicionales fuera de ella. Bueno, recientemente descubrí que puedes. Si escuchas podcasts o ve secuencias redondas grabadas, puedes acelerar la velocidad de reproducción. Descubrí que también me ayuda a mantenerme enfocado en el contenido en lugar de quedarme dormido y comenzar a consultar mi correo electrónico durante las pausas naturales. Luego vi la publicación de Jeff sobre el mismo tema .

Aliente a las personas a enviar su correspondencia con usted por la cadena de distracción:

Teléfono / cara a cara
Mensajería instantánea
Email

Usted puede hacer esto al diferirlos: "Estoy realmente ocupado en este momento, ¿me pueden enviar un correo electrónico?"

Esto debería reducir la cantidad de interrupciones que recibe, lo que le permite permanecer "en la zona" durante períodos de tiempo más largos, lo que aumenta su productividad.

Finalmente, dedique tiempo para procesar correos electrónicos a horas determinadas del día. Yo, por ejemplo, tengo mi correo electrónico configurado para enviar y recibir una vez cada dos horas. Este volumen de actividades le permite hacer más cosas durante el día sin afectar las relaciones con los clientes.

Cierro el correo electrónico y escucho música suave. Por supuesto, esta táctica realmente se trata de minimizar las distracciones.

Correo electrónico, mensajería instantánea, Skype ... todos esos pueden distraer. Pero la mayor distracción es cuando mi colega me pregunta por qué escribí un algoritmo de un año así y no de esa manera. Pone fin a mi trabajo incluso si sé la respuesta.

Para detener estas interrupciones, tenemos un descanso de 5 minutos cada hora fuera de la oficina donde podemos hablar de dichos problemas.

El consejo de administración de tiempo más útil que podría darme es simplemente subir y hacerlo. Si algo tardará menos de 5 minutos en hacerlo, hágalo ahora.

El truco que enseña el sistema Getting Things Done es tener un sistema confiable en el que pueda colocar elementos de acción. De esa manera no tienes que seguir "haciendo malabarismos". Para seguir con la metáfora, puedes poner las otras bolas y tener la confianza de que no serán olvidadas. Entonces puedes concentrarte en una sola pelota a la vez. Hay muchos, muchos otros trucos excelentes que GTD enseña. Bien vale la pena obtener el libro .

En cuanto a "cómo mantenerse enfocado", creo que una vez que decida cerrar su correo electrónico y enviar su teléfono, lo siguiente que debe controlar son los sonidos a su alrededor que pueden descarrilar sus pensamientos. Gente hablando, teléfonos sonando, etc.

Empecé a ponerme los auriculares y navegar en http://www.simplynoise.com/ . Este es un generador de ruido que le da la opción de ruido blanco, rosado o marrón / rojo. Ahoga la mayoría de las distracciones de audio que a menudo afectan mi concentración.

Encuentro que el correo electrónico es el que más distrae, así que me he tomado medidas enérgicas para recibir ciertos tipos de correo electrónico. Me he desinscrito de muchas listas de correo, alertas de trabajo, etc. También es útil cerrar el correo electrónico durante un período del día.

Esta pregunta ya ha sido formulada, por lo que puede buscarla.

Yo personalmente uso Zen para hacer, que es una versión simplificada de "Hacer las cosas". Para el sistema confiable, alojo la aplicación Tracks para mí.

Hay muchas cosas que hacer y no estoy seguro de que encuentre una técnica única para organizarse y mantenerse enfocado.

Pero...

Haga una lista de las cosas que tiene que hacer. Se necesitarán varias listas cortas (hoy, más tarde, bandeja de entrada == para ser resuelto, etc.). Revise estas listas una vez por la mañana y luego por la tarde. Estas publicaciones relacionadas valen la pena leerlas: El sabor del día y La lista de goteo
Timeboxing: asigna tiempo en tu calendario para realizar las tareas
Como lo sugirió harriyott, ¡también es esencial desconectar el correo electrónico!

La herramienta más valiosa que puedo recomendar es una lista de "tareas pendientes" .

Esto puede tomar la forma de una aplicación especializada, artilugio o bolígrafo y papel, sin embargo, lo más importante que debe recordar es que las nuevas tareas deben agregarse al final de la lista y las tareas que deben iniciarse deben tomarse desde la parte superior , es decir. no elija sus tareas , ya que esto le dejará con una lista de tareas llena de trabajos que consumen tiempo (y a menudo aburridos) que comenzarán a arrastrarlo hacia abajo.

La mejor manera de atravesar una gran parte del trabajo mientras se mantiene concentrado es enumerar sus prioridades en papel antes de comenzar. Tratar de mantener una gran lista en tu cabeza es un camino seguro para la procrastinación. Además, es una gran sensación marcar elementos a medida que los terminas. Ponga música, cierre su correo electrónico y esté ocupado.

Pero luego tienes personas tratando de llamar tu atención. Asegúrese de que sus colegas y clientes sepan que prefiere recibir sus consultas por correo electrónico en lugar de en persona o por teléfono. Los errores van directamente al sistema de seguimiento, sin que nadie tenga que tocarte el hombro para cada uno. Suena obvio, pero dejar tu trabajo para discutir algo durante 5 minutos a veces puede costarle 30 minutos de productividad cuando te vuelvas a enfocar.

Leí esta regla en alguna parte, y la uso todos los días ...

Si alguien te pide que hagas algo, si te lleva menos de 2 minutos, hazlo de inmediato. Si lleva más tiempo, póngalo en su lista y vuelva a él.

Esto realmente funciona para mí.

Manténgase productivo: cuando estoy trabajando en un proyecto aburrido y noto que no hago nada útil sino leer noticias, configuré un temporizador. Lo suficientemente simple, configure su móvil en un temporizador de 1-2 horas. Trabajo durante ese periodo Cuando suene el temporizador, toma un descanso y siéntete bien contigo mismo :)

Por alguna razón, esto funciona (¡para mí y un par de otras personas que conozco!)

Me gusta ir a la biblioteca. La atmósfera concentrada, tranquila pero ocupada, básicamente te obliga a trabajar. El cambio de sede también parece excluir algunas de las ocupaciones y quizás las preocupaciones que tiene en la vida cotidiana.

Mi única distracción más grande es yo mismo: tiendo a ser todo un cerebro de hare, persiguiendo correos electrónicos y enlaces de internet la mayor parte del tiempo. Por lo tanto, estoy usando un truco simple para disciplinarme y mantenerme enfocado y en la tarea durante partes más grandes del día. El principio es ser responsable por el uso de mi tiempo:

1) Tener un trabajo programado en su sistema operativo, que muestre un pequeño mensaje cada 15 minutos (en Windows, debe ejecutar el comando C:/windows/system32/cmd.exe /C "start /B msg jpretori /W /V "15-minute check"" )

2) Haga que IDailyDiary se ejecute en la bandeja del sistema (un archivo de texto también funcionará bien). Cada vez que aparezca el cuadro, complete lo que ha estado haciendo hasta los últimos 15 minutos.

Me he visto atrapado en un día feo lleno de dilación antes ... Es una muy buena motivación para permanecer en la tarea.

Para manejar el caos general del trabajo, trato de utilizar una versión atenuada de GTD centrándome principalmente en tratar de mantener Inbox Zero y llevar las tareas a una lista de tareas pendientes (utilizo Remember the Milk para la administración de la lista de tareas).

En cuanto a mantener el flujo a pesar de las interrupciones, dejar un proyecto de TDD en un estado donde las pruebas fallan tiende a darle un lugar al que volver inmediatamente cuando regrese de una reunión u otra interrupción. Dejar un lote de cambios no confirmados puede servir para un propósito similar: recuperar la mente al instante en el flujo del proyecto sin tener que ir a mirar para recordar en qué estado están las cosas. Más allá de eso, usar una lista de tareas bastante detallada para los proyectos a mano pueden ayudarlo a mantenerse en la tarea y seguir adelante.

Muchas veces, ¡he descubierto que el gerente de mi gerente es la mayor distracción! :-) Le gusta sentirse conectado con el trabajo diario de sus equipos de desarrollo y con frecuencia realiza "walk-abouts" para ver cómo van las cosas.

Posiblemente mejor para los programadores que GTD es la Gestión del tiempo para los administradores del sistema . Los mismos principios básicos (reducir interrupciones, mantener una lista) pero con una inclinación más nerdier.

Puede encontrar un excelente documento sobre gestión del tiempo en Wouter van Oortmerssen (también conocido como Aardappel, el desarrollador de famosos juegos de código abierto como cubo y http://sauerbraten.org/ )

El artículo del que estoy hablando es esto

Recientemente comencé a usar una gran aplicación de Windows gratuita llamada NextAction que puedes obtener aquí .

Su genialidad proviene de su simplicidad y realmente ayuda a volver a enfocarse y mantenerse en el camino cuando se trata de distracciones de todos los días ... correo electrónico, compañeros de trabajo, scrums, rss feeds, twitter, almuerzo, coffee breaks, etc. Tener una lista de en lo que estoy trabajando siempre en el escritorio hace que sea muy fácil enfocar después de cualquier cambio de contexto.

Mucho mejor que lápiz y papel, compruébalo tú mismo.

NOTA: hay una "NextAction" basada en web más completa en code.google ... no tan buena para mí, pero tal vez para otros.

Si quieres mejorar algo, primero debes medirlo.

Me gusta Rescuetime . Registra todas las aplicaciones y sitios web que visita y cuánto tiempo pasa allí. Puede etiquetar aplicaciones / sitios web, es decir, con "trabajo", "desperdicio", "noticias" y obtener buenos gráficos, medidas de productividad, etc.

Supongo que buscas algo práctico. Lo que hago es mantener mis elementos de acción lejos de mi entorno de trabajo, me ayuda a mantenerme enfocado. Mantengo un bloc al lado de mi escritorio, escribo cada elemento de acción para el día en la parte superior y en la mitad del camino comienzo para tomar notas. Cuando termino una tarea, la cierro, cualquier cosa que no esté marcada puede transferirse al día siguiente (si todavía es relevante). He estado usándolo durante aproximadamente 3 años, creo que me mantiene productivo y me ayuda a recordar cosas. He probado todo tipo de soluciones de software, nada funciona mejor para mí.

También podría pensar en el tipo de cosas que le dan ganas de navegar por la red, consultar su correo electrónico, etc. Por ejemplo, si una construcción en la que estoy trabajando demora demasiado, mi mente vagará.

Por lo tanto, realmente vale la pena hacer que el proceso de compilación sea lo más rápido y eficiente posible, por lo que puede realizar cambios y realizar pruebas rápidamente.

También me resulta útil dormir lo suficiente (el cansancio es malo para la concentración) y no beber mucha cafeína (en serio, me siento mucho mejor después de reducir la cantidad de cafeína que tomo. ¡Prueba tés sin cafeína de forma natural!)

(Parece que deambulé un poco fuera del tema en la concentración allí ... aún así, ¡me parece que cuanto mejor me pueda concentrar mejor usaré el tiempo!)

Tengo una computadora portátil vieja de la que saco la tarjeta inalámbrica y me siento en una habitación completamente silenciosa, lejos de las distracciones. Lo que sea que no pueda hacer sin Internet es dejarlo hasta más tarde. Mi mayor problema es que busco una solución y termino haciendo 30 minutos de investigación sobre algo que un blogger ha mencionado de paso. Todavía encuentro que me toma una buena hora antes de entrar en el flujo de no distraerme.

Una sola respuesta a todas las preguntas enumeradas es David Ellen Getting Things Done (GTD) ("El arte de la productividad sin estrés")

Puede encontrar una presentación de 45 minutos del proceso en youtube , y puede obtener el libro en Amazon

Uso la mayor parte de ZTD ( http://zenhabits.net/2007/11/zen-to-done-the-simple-productivity-e-book/ ). GTD es demasiado sofisticado y grande para mí.

Básicamente, hago listas de tareas. Cada mañana selecciono tres que realmente necesito hacer ese día. Trabajo en ellos hasta que terminen. Lucho por no ser arrastrado a otras cosas.

En una oficina, a veces reservo una sala de conferencias y trabajo allí, sin distracciones. Salgo de la guarida cuando termino con las tres tareas más importantes.

Deberías ver esto:

Conferencia de Randy Pausch: Gestión del tiempo

Es un maestro de Carnegie Mellon que está a punto de morir y da su última conferencia sobre gestión del tiempo. Son los mejores consejos y trucos que puedes encontrar.

La conferencia de Randy es genial, especialmente porque sabe que no le queda mucho tiempo en este mundo.

Las reuniones son la mayor pérdida de tiempo. Intenta evitarlos donde sea que puedas.

No creo en esas herramientas apareciendo de vez en cuando preguntándome qué estoy haciendo actualmente. Eso es muy molesto también.

Sería bueno hacer un registro de tiempo por un par de semanas, pero solo para entender dónde está pasando su tiempo para que pueda mejorar las cosas.

Me gusta el manejo del tiempo por Steven Covey.

... y, por cierto, soy profesor de gestión del tiempo para IEEE para Europa / Medio Oriente y África.